سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی یا سیستم سازی کسب و کار مجموعه ای از کارهایی است که صاحبین کسب و کار برای خودکارسازی کارها، بالابردن سرعت انجام کارها و پایین آوردن خطای نیروی انسانی در کسب و کارشان استفاده می کنند.
دانش سیستم سازی باعث می شود که کسب و کار شما وابستگی به افراد و حتی خود مدیرعامل کسب و کار نداشته باشد، به گونه ای که در جابجایی نیروهای انسانی و نبود مدیران در کسب و کار، وظائف و کارها از یک روش یکسان پیروی کرده و به سرانجام می رسند.

هدف از سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار به معنی ایجاد یک روش واضح و شفاف برای اجرای امور تکراری و چند وظیفه ای در کسب و کار شما ست، طوری که بیزنس شما را به هدف مشخص خود برساند. با پیشرفت علم، به روز شدن اطلاعات و تغییرات در جامعه، این روش ها ممکن است هر از چند گاهی به روز شوند. برای اینکه در محصولات و خدماتی که ارائه می دهید یک پیوستگی وجود داشته باشد، لازمه اش داشتن یک «روش» است که هر روز مطابق آن جلو بروید. 

سیستم سازی توسط چه کسی معرفی شد؟

سیستم سازی کسب و کار توسط ادوارد دمینگ در سال ۱۹۴۷ معرفی شد، دکتر ادوارد دمینگ‌ نخستین‌ کسی است که به طور  جدی‌ روی موضوع مدیریت‌ نوین‌ جهان‌ بر اساس‌ مشارکت‌ تمامی‌ کارکنان‌، مدیران‌ و مشتریان‌ یک‌ سازمان‌ است‌‌. مشارکت‌ و همکاری‌ وی‌ با مدیران‌ ژاپنی‌ در رسیدن آنها برای‌ تولید یک‌ کیفیت‌ غبطه‌آور، مورد تأیید و قبول‌ صاحبنظران‌جهان‌ پیشرفته‌ امروز است‌.

ادوارد دمینگ در کنار بزرگان دیگر علم مدیریت از جمله فردریک تیلور و هنری فورد شناخته می‌شود و دستاوردهای مهمی از جمله ده‌ها کتاب و مقالات علمی داشته است. نام ادوارد دمینگ و کنترل کیفیت به یکدیگر گره خورده است. فلسفه دمینگ در مدیریت کیفیت بر مبنای همکاری و بهبود مستمر شکل گرفته بود که اشتباهات را به عنوان فرصتی برای بهبود تعریف می‌کرد.

چرخه دمینگ PDCA

چرخه دمینگ که اغلب آن را با عنوان چرخه PDCA شناخته می‌شود، یک مدل فوق‌العاده ساده برای بهبود مستمر است. این چرخه شامل چهار مرحله به شرح زیر است:
برنامه‌ریزی برای ایجاد تغییرات - PLAN
انجام تغییرات در مقیاس کوچک - DO
بررسی نتایج و فرآیندهای انتخابی - CHECK
اجرای فرآیند تغییر– ACT

 

 و بعدا در سال ۱۹۸۶ مایکل گربر با چاپ کتاب افسانه کارآفرینی (The E-Myth)، این مفهوم را گسترش داد. سال ۲۰۱۱، کتاب او عنوان بهترین کتاب موجود در حوزه بیزنس در دنیا را به خود اختصاص داد. گربر در کتاب خود گفته که کسب و کارهایی که در ابتدا توسط افراد تکنسین و دانا به کار، استارت می خورند احتمال موفقیت بیشتری نسبت به کسب و کارهایی دارند که توسط افرادی که بیشتر بیزنس می دانند، شکل گرفته اند.

مایکل گربر در کتاب افسانه کارآفرینی اشاره کرده که آن تکنسینی که حالا کارآفرین و صاحب آن کسب و کار است، باید وقت بگذارد و کسب و کارش را به گونه ای طرح ریزی کند که بدون حضور او هم به صورت خود به خود به فعالیتش ادامه دهد. او بیان نموده که این اتفاق، تنها با داشتن یک سیستم کسب و کار روی می دهد. 

فرض کنید صاحب یک مغازه شیرینی پزی اید و دارید بدون هیچ سیستمی این کسب و کار را انجام می دهید. اتفاقی که می افتد این است که هر روز شیرینی هایتان با روزهای قبل فرق می کند. بعضی روزها شیرینی ها خیلی خوب از آب درمی آیند چون ترکیبات درست و به اندازه ای در آن استفاده شده و در شعله مناسب پخت شده اند، ولی از آن طرف بعضی روزها هم شیرینی ها خیلی بد می شوند، که یا موادشان کم و زیاد شده یا شعله خوب نبوده و سوخته اند. اگر اینطور باشد، مشتری هایتان از فردای خود خبر ندارند. نمی دانند قرار است فردا چه جور شیرینی ای تحویل بگیرند و این باعث می شود اعتمادشان را به شما از دست بدهند. 

هر کسب و کار دیگری هم داشته باشید، نبود سیستم این مشکلات را برای شما به وجود می اورد. اگر هر روز از یک روش متفاوت در کسب و کارتان استفاده کنید، نتیجه ای که میگیرید، بسیار ضعیف خواهد بود و در برخی اوقات شما را به چالش خواهد کشید. بعضی از مشتری ها فکر می کنند شما حرفه ای اید ولی خیلی ها حس می کنند به شما اعتمادی نیست و هر لحظه ممکن است از لیست مشتریان شما خارج شوند و از دست شما و فرایندهای کسب و کارتان فرار کنند. 
با توجه به اینکه خودم (علی قلی زاده) همواره به صاحبین کسب و کار توصیه میکنم که کسب و کار خودشان را سیستم سازی کنند، خودم هم مشتری کسب و کارهایی هستم که دارای یک سیستم مناسب در کسب و کار هستند.

سیستم سازی چیست؟

اغلب افراد فکر می کنند که سیستم سازی فقط به ایجاد چک لیست برمی گردد، در حالیکه اصلا اینگونه نیست و مهمترین ویژگی های یک سیستم به شرح زیر می باشد: 
۱- مشکل یا مساله خاصی که در کسب و کارتان ایجاد شده را می تواند حل کند.
۲- اتوماتیک (خودکار) است. 
۳- وقتی که ساخته شد، دیگر نیاز به فکر کردن یا تلاش بیش از حد ندارد.
۴- یک پروسه یا یک روتین است. 
اگر این چهار ویژگی در کسب و کار وجود نداشته باشد، به آن سیستم کسب و کار نمی گویند. 

آمار و ارقام از دنیای سیستم سازی

هرچند میلیون ها کسب و کار کوچک و بزرگ در دنیا وجود دارد، ولی فقط تعداد کمی از آنها به اهداف خود دست پیدا می کنند و موفق می شوند. آمار نشان می دهد که بیش از ۸۵ درصد از کسب و کارها دارای سیستم کسب و کار نبوده و کاملا متکی به اشخاص می باشند. به همین دلیل به شدت ناپایدار بوده و بعد از مدت کوتاهی دچار بحران های جدی می شوند.

بعضی از کسب و کارها سالانه حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد از درآمدشان را از دست می دهند. چرا؟ چون روشی که با آن کار می کنند به اندازه ای که می شود مناسب نیست. نبود سیستم بر درآمد سالانه آنها اثر می گذارد. این مشکلی هست که به خصوص کسب و کارهای تازه تاسیس با آن مواجه می شوند. 

داشتن سیستم کسب و کار به طور متوسط میزان بهره وری شرکت را ۲۰ تا ۳۰ درصد افزایش می دهد و بازده فروش را بیش از ۵ درصد زیاد می کند. اگر یک سیستم خوب برای کسب و کارتان داشته باشید، طبق آمار، سرعت کارهای مجموعه بین ۲۵ تا ۴۰ درصد زیاد می شود.

ایجاد یک سیستم برای کسب و کار، نیاز به داشتن کارمند را تا ۱۲ درصد کمتر کرده و سرعت انجام پروژه در عرض ۶ ماه، به اندازه ۶۵ درصد افزایش می یابد. همچنین، ۷۸ درصد از کسب و کارها، ایجاد یک سیستم در مجموعه شان را موجب انعطاف پذیری خود دانسته و باور دارند که این کار ارتباط شان را با مشتریان بهتر کرده است. از طرف دیگر، سیستم سازی در کم کردن هزینه ها هم بسیار موثر بوده و چون وظایف تکراری به صورت اتوماتیک در سیستم انجام می شوند، حدود ۳۰ تا ۵۰ درصد از هزینه آن کسب و کار را کاهش می دهند. 

نرم افزارهایی مهم سیستم سازی در کسب و کار

مارک اندرسون، سرمایه گذار معروف آمریکایی، در جایی گفته «نرم افزارها در حال خوردن جهان اند.» 
مارک آندرسن یکی از بهترین اشخاص در زمینه رمز ارز و بلاکچین می باشد که توانسته به خوبی راه خود را در این زمینه و حتی کاربرد بلاک چین پیدا کند و جزء تاثیر گذار ترین ها انتخاب شود.

در هر صنعتی، شرکت ها، سیستم های پرهزینه مدیریت شده توسط افراد را با سیستم های کم هزینه ای که حجم زیادی از کارها را انجام می دهند، مثل نرم افزارها جایگزین می کنند.
ابزارهایی که می توانید برای سیستم سازی در کسب و کارتان از آنها استفاده کنید، عبارت اند از:
۱- Asana: این ابزار که برای سیستم سازی در کسب و کارها از آن استفاده می شود، ویژگی های خاصی دارد:
اول این که لیست کارهایی که باید انجام بدهید را به صورت وظایف قابل انجام تحویل شما می دهد. 
دوم اینکه با گوگل درایو و دراپ باکس خیلی راحت ارتباط برقرار می کند. 
سوم، تقسیم وظایف به خوبی در آن مشخص می شود. 
چهارم، تمام چت ها و مکالمات در قسمت وظایف مربوط به خودش قابل نگهداری ست. پنجم، رایگان هست. 
 

۲- Ontraport: این ابزار، در سیستم سازی کسب و کار بسیار کارآمد است. ویژگی های زیادی دارد از جمله اینکه می توان خیلی از کارها را به صورت فول اتوماتیک با آن انجام داد مثلا کمک می کند که پیام درستی را به شخص درستش و در زمان درستش ارسال کنید. این قابلیت را می دهد که مشتری هایتان را دنبال کنید. 
از طریق آن می توانید محصولاتتان را با آزمون و خطا بفروشید. 
می توانید بفهمید مشتری های پروپاقرصتان چه کسانی اند.
 

۳- Slack: این ابزار هم بسیار کمک کننده است و حجم زیادی از کارها را از دوشتان برمی دارد.
 

۴- Deadline Funnel: این ابزار نه تنها به شما کمک می کند که محصولتان را به صورت لایو از طریق سمینارها به فروش برسانید بلکه تایمر هم دارد و تا زمان انتهای کار لحظه به لحظه زمان شماری می کند.
 

۵- Lead Pages: این ابزار به شما برای ساخت صفحاتی مثل لندینگ پیج ها کمک می کند.
 

۶- Calendly: این ابزار برای مشخص کردن تایم هایی مثل وقت مصاحبه مناسب است طوریکه خیلی راحت از طریق این ابزار به صورت دوجانبه بر روی تایم یک جلسه توافق می کنید و نزدیک زمان مقرر هم که شد، به شما یادآوری می کند.
 

۷- Google Calendar: این ابزار هم کمک می کند کارها را از قبل برنامه ریزی کرده و بتوانید در هر بلوک زمانی ای فقط بر روی یک پروژه تمرکز کنید.
 

در ادامه چند نمونه از ابزارهای خوب ساخت چک لیست برای مدیران کسب و کار را معرفی می کنم:
برخی از این نرم افزارهای مدیریت وظائف و ایجاد چک لیست هم در ویندوز، هم در آندروید و هم در IOS قابل نصب و استفاده هستند.

TRELLO - یکی از ابزارهای محبوب مدیریت پروژه است که چک لیست سازی را به صورت بسیار ساده و کارآمد ارائه می دهد. 
با استفاده از Trello، شما می توانید به راحتی چک لیست های مختلفی را برای وظایف خود و تیم خودتان ایجاد کرده و به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.

Google Keep - یکی دیگر از ابزارهای مفیدی است که به شما اجازه می دهد چک لیست های مختلفی را برای وظایف خود و همکاران شما در کسب و کار ایجاد کرده و به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. 
با یک رابط کاربری ساده و کارآمد، شما می توانید به راحتی وظایف خود را مدیریت کنید.

Evernote - یکی از ابزارهای محبوب مدیریت وظائف است که به شما اجازه می دهد چک لیست های مختلفی را برای وظایف خود ایجاد کرده و به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. 
با ویژگی هایی مانند تگ گذاری، جستجوی پیشرفته و اشتراک گذاری آسان شما می توانید به راحتی وظایف خود را مدیریت کنید.

Any.do - یکی دیگر از ابزارهای مفیدی است که به شما اجازه می دهد چک لیست های مختلفی را برای وظایف خود ایجاد کرده و به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. 
با ویژگی هایی مانند تاریخچه وظایف، اشتراک گذاری وظایف و مدیریت پروژه، شما می توانید به راحتی وظایف خود را مدیریت کنید.

Todoist - یکی دیگر از ابزارهای محبوب مدیریت وظایف است که به شما اجازه می دهد چک لیست های مختلفی را برای وظایف خود ایجاد کرده و به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. 
با ویژگی هایی مانند پیشرفت وظیفه، پروژه های تیمی و ارتباط با برنامه های دیگر، شما می توانید به راحتی وظایف خود را مدیریت کنید.

فرق کسب و کارهای دارای سیستم و بدون سیستم

تا زمانی که شما سیستم کسب و کارتان را واضح و روشن نکرده اید، عاقبتتان یکی از این حالت های زیر هست:
- خودتان مجبور می شوید بیشتر کارها را انجام دهید.
- از دست آن دسته کارمندانی که کار را درست انجام نمی دهند خسته شده
- و آن کارمندانی که کارشان را درست انجام می دهند به گروگان می گیرید.
با داشتن یک سیستم، شما می توانید توانمندی های موردنیاز برای شغل مورد نظر را به یک شخص آموزش داده  و انتظارات مشخصی را هم از او داشته باشید. به این ترتیب، کار، هر بار مطابق میل شما پیش می رود. و اگر آن کارمندی که کارش را درست انجام می دهد، روزی خواست شما را ترک کند، خیلی راحت می توانید کارمند دیگری را آموزش داده و جایگزین او کنید.

وقتی کارها هر بار به یک روش مشخص جلو برود، آن وقت همه چیز قابل اندازه گیری و قابل مقایسه می شود. برای مثال اگر نماینده های فروش شما هر بار هر کدام به شکل متفاوتی محصول شما را ارائه دهند، آن وقت شما دقیقا متوجه نمی شوید که چی کار می کند و چی کار نمی کند. بعضی ها نتیجه خوبی گرفته اند و بعضی ها نه و شما حتی نمی دانید که چرا؟

مهمترین شرکت های دارای سیستم سازی

یکی از برجسته ترین مثال هایی که می توانیم در مورد یک سیستم سازی کسب و کار موفق نام ببریم، همین مک دونالد هست. مک دونالدی که بیش از ۳۴ هزار شعبه در ۱۱۹ کشور جهان دارد، و در تک تک شعبه هایش (مهم نیست مدیر آن شعبه کیست و کجای دنیا قرار گرفته) استاندارد ها، کیفیت غذا و خدماتی که ارائه می دهد عین هم است. 

علت موفقیتش این هست که یک مدل و یک سیستمی دارد که احتمال تغییرات در نحوه آماده سازی محصول را به صفر رسانده است. یعنی وقتی یکی می خواهد یک شعبه مک دونالد را در جایی باز کند، اول در برنامه های آموزشی دقیقی شرکت می کند و متوجه می شود که باید چطوری یک رستوران مک دونالد را مدیریت کرد.
بی نهایت مثال می توان ارائه کرد از شرکت هایی که استارت خوردند، حتی اعضای قوی ای داشتند، ایده شان ایده خوبی بوده، اما به خاطر نداشتن سیستم، بعد از تلاش ها و سختی های زیاد شکست خورده اند، بدون اینکه اسمشان هیچوقت بالا بیاد.

تفاوت سیستم سازی و فرآیندنویسی در کسب و کار:

من چند هفته پیش در یکی از مشاوره هایم با یک شرکت تولیدی بسیار بزرگ داشتم و متوجه شدم که چیزی که اغلب مدیران در آن شرکت تولیدی با آن دست و پنجه نرم می‌کنند درک تمایز بین یک سیستم و یک فرآیند است. وقتی از افراد خواسته شد فرآیندی را که می‌خواهند نقشه‌برداری کنند فهرست کنند، بسیاری از افراد مواردی مانند بازاریابی و تولید سرنخ را فهرست کردند، هر دو این اجزا سرشاخه های اصلی یک سیستم بودند نه فرآیندهای انجام کار.

بخشی از مشکلات نگرشی در سیستم سازی کسب و کار استفاده از اصطلاحات "سیستم" و "فرایند" است و اینکه اغلب مدیران جای این دو را با همدیگر عوض می کنند.

برای اینکه شما درک درستی نسبت به این دو عنصر داشته باشید:
فرآیند کسب و کار چیست؟ مجموعه ای از فعالیت های سفارش شده که ورودی ها را به خروجی های با ارزش بالاتر تبدیل می کند
سیستم کسب و کار چیست؟ گروهی از عناصر متقابل، مرتبط یا وابسته به هم که برای دستیابی به مجموعه خاصی از اهداف تجاری سازماندهی شده اند.

سیستم های رایج کسب و کار:

سیستم بازار یابی و جذب مخاطب
سیستم عملیات و اجرایی
سیستم ثبت سفارش و انجام سفارش
سیستم منابع انسانی
سیستم آموزش
سیستم حسابداری و مالی
سیستم حقوق و دستمزد
تحویل خدمات یا محصولات به مشتری

به عنوان مثال سیستم بازاریابی را در نظر بگیرید، که هدف نهایی آن جذب مخاطب و مشتری می باشد. در سیستم بازاریابی شما مجموعه‌ای از افراد، نرم افزارها، فرآیندها و پلتفرم‌هایی را در اختیار دارید که ترکیبی از «سیستم بازاریابی» برای کسب‌وکار شما را تشکیل می‌دهند.

امکان دارد برای هر یک از این سیستم ها سیستم های بیشتری داشته باشید اما مطمئناً فرآیندهایی خواهید داشت. یک فرآیند به شما کمک می کند تا سیستم ها را با کارایی بیشتری اجرا کنید.
و اینجا لازمه که بگم فرایندها جزء اصلی یک سیستم سازی هستند.

در تصویر زیر نمونه از همکاری سیستم ها و فرایندها را به صورت شفاف می بینید که به شما کمک می کند درک درستی از این دو موضوع داشته باشید:

به طور کلی 3 نوع فرآیند در یک کسب و کار وجود دارد:

1- فرآیندهای مدیریتی شامل برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و رهبری – فعالیت هایی برای اداره کسب و کار شما است
(به عنوان مثال، توسعه استراتژی، جلسات مدیریت، و هیئت مدیره یا مشاوران).

2- فرآیندهای عملیاتی کارکردهای اصلی کسب و کار شما را تشکیل می دهند و جریان ارزش اولیه را برای مشتریان ایجاد می کنند
(به عنوان مثال، تولید سرنخ، فروش، خرید، تولید، انجام سفارش، حمل و نقل و خدمات مشتری).

3- فرآیندهای حمایتی، فرآیندهای اصلی را حفظ و حفظ می کنند
(به عنوان مثال، حسابداری، استخدام، سیستم های اطلاعاتی، ایمنی، و نگهبانی).

برای سیستم سازی چه کاری باید انجام بدهم؟

۱- بخش های اصلی ای که در شرکت شما نیاز به انجام و سیستمی شدن دارند را تشخیص بدهید، و فرایندهای مهم برای انجام کارها را در هر سیستم مشخص کنید.
۲- هر کدام از آن وظایف را گام به گام مشخص کنید.
۳- وظایفی که خیلی زیاد تکرار می شوند را به صورت اتوماتیک دربیاورید و یا انجام آن را به فردی بیرون شرکت بسپارید. یک مثال از اینگونه وظایف ارسال ایمیل می تواند باشد. چون می توان یک ایمیل نوشت و به تعداد زیادی از افراد ارسال کرد. بعضی از وظایف هم می توانند با ابزارهایی مثل IFTTT به صورت اتوماتیک دربیایند. 
۴- یک سری تمپلیت ها و چک لیست هایی را به وجود بیاورید. این دو، در نظم دادن به کارها بسیار کمک کننده اند. مخصوصا اگر چندین نفر بر روی یک تسک (وظیفه) کار می کنند، حتما تمپلیت و چک لیست داشته باشید، که همه هر دفعه یک روند خاصی را طی کنند. ما در وب سایت علی قلی زاده یک ابزار کاربردی به همراه چک لیست های نمونه برایتان آماده سازی کردیم که میتوانید از قالب های آماده چک لیست در سایت ما استفاده کنید. حتی می توانید یک دفترچه راهنما هم برای دستورالعمل چگونگی کار با آنها درست کنید.
۵- یک تایملاین یا خط زمانی  بسازید. تایملاین یا خط زمانی این کمک را می کند که به شما بگوید انتظار داشته باشید فلان کار تا کی تمام شود یا هر چند وقت به چند وقت باید انجام شود. داشتن تایملاین به شما در اولویت بندی وظایف نیز کمک می کند.
۶- حتما ارتباطات واضح و شفافی را بین همکاران تعریف کنید. چون داشتن ارتباطات مشخص و دسترسی آسان، از عوامل مهم موفقیت یک سیستم کسب و کار خواهد بود. مطمان شوید که همه اعضای تیم، اطلاعاتی که موردنیازشان هست را دارند. حتی اگر در کسب و کارتان فقط یک نفر هم هستید، باید به این نکته توجه کنید که تمام مشتریان شما اطلاعاتی که نیاز هست را داشته باشند و راحت بتوانند با شما ارتباط بگیرند. 
۷- یک سری روش هایی داشته باشید که از طریق آن بتوانید میزان پیشرفت یک پروژه را هر روز دنبال کنید. یک راه می تواند استفاده از Google Sheets می باشد. حتی ابزارهایی مانند trello یا میزیتو هم این امکان را برای شما فراهم می کنند؛ استفاده از این ابزار به شما می گوید فلان پروژه چقدر زمان بر هست، آیا چیزی از نظر افتاده یا نه، و اینکه آیا شانسی برای اتمام کارهایتان در یک زمان مناسب هست یا خیر؟
۸- میزان بهره وری را چک کنید. ببینید چقدر تلاش شما در سیستمی کردن کسب و کارتان، تاثیر داشته است. مثلا چک کنید چقدر در زمان برایتان صرفه جویی شده است. چقدر کارها دقیق پیش رفته اند. آیا اعضای تیم هم از کارشان راضی بوده اند.
۹- جاهایی که نیاز دیدید اصلاحات ایجاد کنید. سیستم شما باید همواره به روز و موثر باشد. پس نیاز است گاهی مورد بازبینی قرار گیرد. از تغییر روند همیشگی تان نترسید، اصلاح سیستم می تواند اثرات مثبت زیادی بر روی کسب و کارتان داشته باشد.

کتاب های مرتبط با سیستم سازی

اگر می خواهید در زمینه سیستم سازی کسب و کار کتاب بخوانید و نیاز به راهنمایی دارید، پیشنهاد من به شما اینهاست:
می توانید از ترجمه کتاب The Checklist Manifesto نوشته Atul Gawande
کتاب Profit First نوشته Mike Michalowicz 
کتاب The E-Myth نوشته Michael Gerber

هزینه پیاده سازی سیستم سازی در کسب و کار

هزینه پیاده سازی سیستم سازی در کسب و کار به عوامل مختلفی بستگی دارد و ممکن است متغیر باشد. برخی از عوامل مؤثر بر هزینه پیاده سازی سیستم سازی عبارتند از:

1. اندازه و پیچیدگی کسب و کار: هرچقدر کسب و کار بزرگتر و پیچیده‌تر باشد، هزینه پیاده سازی سیستم سازی نیز بالاتر خواهد بود. این شامل تعداد و نوع فعالیت‌های مورد نظر، تعداد کاربران، حجم داده‌ها و غیره است.

2. نوع سامانه: نوع سامانه مورد نظر  انند CRM، ERP نقش مؤثر دارد. هر نوع سامانه خصوصيات خود را دارد و در نتيجه آن هزينه پياده‌سازی آن‌ متفاوت می باشد.

3. تکنولوژی استفاده شده: استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته و جدید ممکن است هزینه پیاده سازی را افزایش دهد. این شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، شبکه و غیره است.

4. نیازمندی‌ها و امکانات: هرچقدر نیازمندی‌ها و امکانات مورد نظر بیشتر باشند، هزینه پیاده سازی نیز بالاتر خواهد بود. این شامل تحلیل نیازمندی‌ها، طراحی سامانه، توسعه نرم‌افزار، آموزش کاربران و غیره است.

5. منابع انسانی: هزینه پياده‌سازی به ميزان تخصص و تجربه کارشناسان در حوزه مورد نظر بستگي دارد. استفاده بهينه از منابع انسانی باعث صرفه بهتر منابع مالی خواهد شد.

6. زمان: هرچقدر زمان لازم برای پياده‌سازی سامانه بيشتر باشد، هزينه آن نيز بالاتر خواهد شد.
هزینه پیاده سازی سیستم در کسب و کارتان بسته به ماهیت کسب و کار و سازمان شما، مشتریان و سطح کسب و کار متفاوت است.

آموزش سیستم سازی را از کجا شروع کنم؟

این را به خاطر داشته باشید که سیستم، کسب و کار شما را جلو می برد. افراد، سیستم را جلو می برند. و شما افراد را مدیریت می کنید. خب از کجا باید سیستم سازی را شروع کرد؟ برای اینکه بتوانید خودتان جواب این سوال را بدهید، از خود بپرسید که شما معمولا به صورت روزمره چه کارهایی را دارید انجام می دهید که افراد دیگر هم از پس آن برمی آیند. همانجا را سیستم سازی کنید. 
اگر نمی دانید دقیقا چطور باید این کار را انجام داد، آموزش را از همین نقطه شروع کنید. اینطوری دعای خیر تیم و مشتریان هم پشت سرتان خواهد بود. 

سوال دیگری که باید از خودتان بپرسید این است که آیا کاری در مجموعه شما هست که همه از انجام دادن آن متنفرند؟ آیا راهی برای سیستم سازی یا خودکار کردن آن هست؟ همان را انجام دهید. اگر نمی دانید راهی وجود دارد یا نه، میتوانید از مشاوران کسب و کار جهت سیستم سازی کمک بگیرید. 

بهترین منابع برای درک بهتر سیستم سازی

برای درک بهتر سیستم سازی در کسب و کار از منابع زیر کمک بگیرید:
۱- هفته کاری ۴ ساعته، نوشته تیموتی فریس
۲- با سیستم کار کنید، نوشته سم کارپنتر
۳- ساخته شده برای فروش، نوشته جان واریلو
۴- کشش، نوشته جینو ویکمن
۵- کاری کنید بیزنستان کار کند، نوشته جورج هدلی

ترجمه بیشتر این کتاب ها در بازار ایران و کتاب فروشی های ایران موجود است.

چک لیست سیستم سازی در کسب و کار

برای اینکه یک بار به صورت عملی با فرایند سیستم سازی آشنا شوید نیاز هست که مراحل زیر را گام به گام طی کنید:
۱- یک مشکل را در کسب و کارتان شناسایی کنید. همان را انتخاب کرده، برای آن سیستم سازی کنید. 
از خودتان بپرسید آیا این مشکل همیشه داره پیش میاد؟ 
آیا حلش وقت زیادی ازم میگیره؟ 
اگه جوابتان آره هست، شروع به سیستم سازی کنید.

۲- یک پلنی را برای این فرآیند آماده کنید، منظور این که برنامه ریزی کنید چون سیستم اساسا یک فرآیند پیچیده ست. شما باید دقیقا برنامه ریزی کنید که این فرآیند قرار است چه شکلی باشد. با تمام جزئیات. اگر فرآیند را خوب تعریف کرده باشید، مساله تان خواه ناخواه حل می شود. پیشنهاد من این هست که فرآیند را بنویسید و تک تک مراحل را مشخص کنید. در برخی از موارد ممکن است شما در جاهایی از فرآیندتان از قالب های آماده فرآیند و یا فرآیندهای کسب و کار دیگران هم کمک بگیرید.

۳- پلن تان را به اجرا دربیاورید. داشتن برنامه به معنی اجرا کردن بر اساس آن برنامه نیست. حالا وقت اجرا کردن است. ممکن است نیاز به یک سری افراد داشته باشید. مثلا اگر کسب و کارتان نظافت منازل باشد، نیاز هست چند تا خدمتکار استخدام کنید. در هر صورت کاری که باید انجام بدهید دنبال کردن آن برنامه هست. چند بار اول شاید لازم شود برگردید و برنامه را مدام چک کنید که مرحله بعد چی بود ولی بعد یک مدت همه چیز روتین شده و مشکلات زمان بری که قبلا داشتید هم حل می شوند. 

سیستم سازی از زبان علی قلی زاده

سیستم سازی برای کسب و کارتان یعنی خودتان را در مسیر مدیریت موفقترین کسب و کاری که می توانید، قرار دهید.
سیستم سازی برای کسب و کار حداقل این سه تا مزیت را دارد:

۱- با استفاده از سیستم می توانید فرآیندها را ساده سازی کرده و از حجم کارهایی که دستی انجام می شدند کم کنید و به این ترتیب برای خودتان زمان بخرید.
۲- هر پروسه ای برایتان واضح و شفاف خواهد شد. بدون شفافیت و پروسه های منظم و مشخص، نمی توان به صورت موثری کسب و کار را مدیریت کرد.
۳- بهره وری تان از کسب و کار افزایش خواهد یافت. 
وقتی یک سیستم شفاف برای بیزنس خود دارید آن وقت دیگر رشد شرکتتان تبدیل به یک انتخاب می شود. خیلی ساده به این معنی که اگر می خواهید کیک بیشتری بپزید، نانوایان بیشتری استخدام می کنید. اگر می خواهید لیدهای بیشتری را مدیریت کنید، فروشندگان بیشتری را استخدام می کنید.

مطلب مهم آخر هم این هست که داشتن سیستم، کسب و کار شما را در چشم خریداران یا مشتریان  و سرمایه گذاران یا مدیران بسیار بااعتبار می کند. چون این افراد می خواهند مطمان شوند که حتی اگه مدیر هم از شرکت برود، تغییری در کارکرد آن شرکت به وجود نمی آید. 
بنابراین به جرات می توان گفت که سیستم سازی، قلب یک کسب و کار است.

سوالات متداول سیستم سازی

سیستم سازی به چه معناست؟
تعریف سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
چرا سیستم سازی برای کسب و کار مهم است؟
مزایای سیستم سازی چیست؟

چند توصیه در رابطه با سیستم سازی در کسب و کارتان

۱- سیستم ساده ای درست کنید. بیش از حد آن را پیچیده نکنید وگرنه افراد از آن پیروی نمی کنند.
۲- تا جایی که ممکن هست از متن کمتری استفاده کرده و بیشتر از شکل و حتی ویدیو برای ساختن سیستم خود استفاده کنید. مثلا ویدیویی از یک شخص که در حال انجام وظایف مد نظر هست.
۳- سیستم تان را به صورت یک فرآیند بنویسید و مستندسازی کنید و حتی می توانید از چک لیست های مدیریتی در جهت رشد کسب و کارتان استفاده کنید. همچنین مطمئن شوید که همه دسترسی آسانی به آن دارند. تمامی اعضای تیم باید به فرآیند توجه داشته باشند و هرگاه ایجاد تغییراتی ضروری به نظر رسید، اصلاحات موردنیاز را شناسایی کنند.
۴- تمامی داده هایی که وارد سیستم می شوند باید به روز باشند. بدتر از نداشتن اطلاعات موردنیاز، داشتن اطلاعات تاریخ گذشته است.