نحوه برگزاری جلسات گروهی

نحوه درست برگذاری جلسه گروهی و انفرادی

مدیری را می‌شناسم که قرار ملاقاتهای انفرادی با کارمندانش را دقیقاً همانند جلسه‌های گروهی، به صورت هفتگی برنامه‌ریزی می‌کند. در نشستهای انفرادی، کارمندان فرصتی برای صحبت در مورد چیزهای مرتبط با کارشان، از جمله دغدغه هایشان در مورد یک پروژه‌ی خاص، ایده‌هایی که دارند و یا مسائل مربوط به آموزش و توسعه پیدا می‌کنند. کارمندان ضمن اینکه می‌دانند ملاقات‌شان با رئیس تضمین شده و محفوظ است، در مورد ارزیابی عملکرد، روندی جدید و یا مدیریت زمان سؤال می‌کنند. مدیر نیز کارمندان را تشویق می‌کند که به مبانی رسمی پایبند باشند. 
در جلسه‌های گروهی، گروه فقط در مورد مسائلی که همه به آن مبتلا هستند بحث می‌کند، برای مثال، پیاده سازی روندی جدید، یا پرسیدن سؤالاتی درباره‌ی وقایع پیش روی کسب و کار. 

طوفان فکری چیست؟ 

طوفان فکری زمانی ایجاد می‌شـود که شما یک گروه از افراد را برای فکرکردن، گرد هم آورید و راه‌حلی را که از ایده‌های دیگران به دست می‌آید ارائه دهید. این موضوع اغلب با تلاش‌های خلاقانه ناب همراه است، درست مثل توسعه‌ی یک طرح بازاریابی. اما اگر شما به دنبال راهی برای یکپارچه کردن کسب وکارتان هستید، طوفان فکری می‌تواند به بخشی منظم و قانونمند از کسب و کارتان تبدیل شود.
 آیا کارمند جدیدی دارید که به گروه شما پیوسته است؟ طوفان فکری راه مناسبی برای استقبال و معرفی او به کسب و کار است. آیا گروهتان پروژه‌ی بزرگی دارد که همه از کارکردن روی آن می‌ترسند؟ طوفان فکری راهی است برای اینکه کارکردن روی آن پروژه سرگرم کننده‌تر و حتی ساده‌تر به نظر آید! 
اگر چه طوفان فکری یک تکنیک پر کاربرد است، اما گاهی اوقات نتایج موردنظر را نخواهد داشت، هرگاه شـما طوفان فکری انجام دادید، اولین چیزی را که به ذهنتان می‌آیـد بیان کنید. فکر خـود و دیگران را تصحیح نکنید. هدف اصلی به بسیاری از ایده‌های ممکن تبدیل می‌شـود. گروه با یکدیگر اقدام به ساختن الهامات کرده، و برای رسیدن به بهترین ایده ممکن، با یکدیگر همکاری می‌کنند. بسته به مسئله‌ای که می‌خواهید حل کنید، ممکن است به بیش از یک جلسه‌ی طوفان فکری نیاز داشته باشید. 
جلسه‌ی طوفان فکری‌تان نباید زیاد طولانی شود، یا شرکت کنندگان زیادی داشته باشد، یا ایده‌های آنها غیرسازنده باشند. سعی کنید جلسه‌ی خود را در کمتر از یک ساعت و با ۱۰ نفر شرکت کننده یا کمتر برگزار کنید. 
برخی ایده‌ها ممکن است کاملا بی‌ استفاده به نظر بیایند، اما آنها را رد نکنید. این ایده‌ها ممکن است نقطه‌ی آغازی باشند برای رساندن یک نفر به‌ اید‌های بزرگ. 

ایجاد محیطی راحت و قابل اطمینان برای کارمند در جلسات گروهی

برای دستیابی به بهترین ایده ممکن، اعضای گروه باید با یکدیگر احساس راحتی کنند. تمسخر افراد گروه و یا انتقاد از ایده‌های آنها می‌تواند نشان دهنده این باشد که افراد گروه با هم راحت نیستند. وقتی شما به سخنان کارمندتان گوش میدهید و برای ایده‌اش حتی اگر ایده‌ای نامناسبی باشد ارزش قائل اید، محیطی قابل اعتماد ایجاد کرده‌اید. 
در اینجا چند نکته برای برگزاری یک جلسه‌ی طوفان فکری مثبت ارائه می‌دهیم: 

• یک مکان راحت عاری از عوامل ایجادکننده‌ی حواس پرتی انتخاب کنید. استراحتگاه در دفترتان لزوما بهترین گزینه‌ای که در فکر دارید نیست! مکانی خارج از کسب و کار می‌تواند فضای آرامتری در اختیارتان بگذارد. هرچند شـما احتمالا نمی‌توانید جایی را برای برگزاری جلسه پیدا کنید که همه افراد گروه را راضی کند، مطمئن شوید که حداقل روشنایی، دما و چیدمان مناسب برای خلق ایده‌های جدید مهیاست. اگر کارمندان‌تان از نور چراغهای روشن در یک اتاق تنگ و گرم ناراحت باشند، احتمالا به بهترین ایده‌ها دست نخواهید یافت. جلسه‌های طوفان فکری برگزار کنید. ممکن است برخی از کارمندان ترجیح دهند جلسه ها، صبحها برگزار شـود، به این دلیل که صبحها آرامش بیشتری دارند و احساس خستگی نمی‌کنند. اما اگر گروه پیشنهاد داد که جلسه اواخر بعد از ظهر تشکیل شود، سعی خود را بکنید. هدف شما یافتن زمانی است که شرکت کنندگان در جلسه احساس خلاقیت و فعال بودن بکنند. 
  
• اهداف را دقیقاً تعريـف کنید. افراد باید بدانند که درباره‌ی چه چیزی طوفان فکری انجام می‌دهند. درباره‌ی یک موضوع عمومی، مثل نحوه‌ی بهبود کسـب و کار، یا درباره‌ی تمرکز روی یک موضوع خاص مثل نحوه‌ی سرعت بخشیدن به زمان پاسخگویی به درخواستهای مشتریان. 
  
• از موضوع بحث منحرف نشوید. مطمئناً شما ممکن است ایده بزرگی درباره‌ی نگهداری کارمندان ارائه دهید. این فلسـفه ممکن است در اولین نگاه، غیرسازنده به نظر بیاید. پس اگر این ایده با هدف جلسه متناقض است، آن را برای جلسه‌ی بعدی نزد خود نگه دارید. 
  
• قضاوت نکنید. فضایی ایجاد کنید که هیچ ایده‌ای کم ارزش به حسـاب نیاید. اگر در هنگام طوفان فکری به ‌ایده‌هایی با ظاهر غیرکاربردی برخورد کردید، آنها را متوقف نکنید، ممکن است به سمت راه‌حلی که دنبالش هستید هدایت شوید. می‌توانیـد حاضران را مجبور کنید که به ازای هر انتقـاد منفی‌ای که می‌کنند جریمه ای بپردازند؛ با پول جمع شده برای جلسه‌ی بعدی خوراکی بخرید. 
  
• افکار یکدیگر را بسازید. هر ایده‌ای مفهوم کاربردی ندارد. اما می‌تواند شما را به هدف برساند. آن ایده را ارائه دهید و راهی برای هماهنگ کردن آن با هدف پیدا کنید. هرکسی در حرکت در امتداد اهداف نقشی ایفا می‌کند. مثل پاس کاری توپ در زمین فوتبال. 
  
• به جای کمیت، به کیفیت بیندیشید. هر چه ‌ایده‌های بیشتری داشته باشید، شانس اینکه یکی از ایده‌هایتان به کارتان بیاید بیشتر است. شرکت کنندگان را تشویق کنید که هرقدر می‌توانند ایده بدهند، مستقل از اینکه چقدر از این ایده‌ها نامربوط است. 
  
• بازی کردن. حتی می‌توانید از اسباب بازی استفاده کنید - اسباب بازی ممکن است برخی از خلاقیتهای کودکی‌تان را به شما بازگرداند- تمرین ساختن یک کارگاه که در آن چند گروه با هم برای ساختن یک محصول کار می‌کنند، می‌تواند نمونه‌ی اولیه از محصول بعدی کسب و کار شما باشد. شاید شرکت کنندگان تصویری از بخش فعلی خدمات مشتریان بکشند. با هر کاری که انجام می‌دهید شرکت کنندگان را به بازی در مسیری که به‌ایده هایشان ختم می‌شود، تشویق کرده‌اید. 
  
• از تنقلات استفاده کنید. تنقلات و نوشیدنی‌ها می‌توانند گرسنگی را برطرف و در عین حال قدرت تفکر مغز را تقویت کنند. چه کسی می‌داند؟ شاید آن پاکت چیپس، شما را به ‌ایده ی بزرگ بعدی هدایت کند. 
  
• شاد باشید. از کارمندانتان بخواهید که از جلسه‌ی طوفان فکری لذت ببرند و پس از پایان جلسـه به آن بیندیشند. در یک فضای شاد چه کسی می‌تواند ایده‌های بزرگ ارائه ندهد؟
  
• روی بحث اصلی تمرکز کنید. شرکت کنندگان نباید در حین جلسه گفتگوهای یک جانبه با هم داشته باشند؛ هدف این است که به چیزی که مطرح می‌شود گوش دهند و ایده‌های خود را مطرح کنند. اگر گوش نمی‌دهند، برای تشـويق آنها به مشارکت در ایجاد یک ایده یا کار روی همان ایده قبلی، شرایط جلسه را مفرح کنید، اما باید همه‌ی افراد را در مسیر اصلی نگه دارید. 
  
• سـؤال بپرسید. پرسیدن سؤالات باز، باعث می‌شـود بتوانید پیشنهادات خود را به طور واضح ارائه داده و بکوشید که به بحث و گفتگو منجر شـود. از آنجا که نمی‌خواهید کارمندان‌تان به سـمت ارائه یک پاسخ معین حرکت کنند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که سوالاتی شبیه "شـما که واقعا فکر نمی‌کنید این کار عملی باشد؟ درست است؟“ نخواهید پرسید.