برنامه‌ریزی شخصی برای مدیران کسب و کار

اُرگانایزرهای اپلیکیشنی و ابزارهای دیگر این امکان را به شما میدهند که شماره‌های تلفن، قرارهای ملاقات، و کارهای در دست انجام را طبقه‌بندی و حفظ کنید. حتی می‌توانید ایمیل بفرستید و دریافت کنید، تایپ کنید و صفحات گوگل شیت ساده‌ای را در اختیار داشته باشید. در گذشته مدیران با سررسیدنامه‌ها و دفتر قرار ملاقاتی که مردم برای سازماندهی کارشان استفاده می‌کردند، اما الان از اپلیکیشن ها و ابزارهایی استفاده می کنند که ساعت و تاریخ را به آنها یادآوری می کند و می‌توانند به زندگی شخصی و حرفه‌ای شما نظم و کسب و کارتان بدهند. دست کم قرار است این کار را بکنند. 

چکارکنیم که برنامه ریزی های روازنه مان مفید واقع شوند؟

فقط یک نکته وجود دارد، برای اینکه این برنامه‌ریزیهای روزانه مفید واقع شوند، باید از آنها استفاده کنید، با تعصب! این کار چندان هم که فکر می‌کنید آسان نیست. همان‌طور که در مباحث بعدی گفته‌ایم، دستگاههای برنامه‌ریزی به شدت پیچیده شده‌اند. هرچند امکانات زیادی در اختیار شما میگذارند نسبت به سررسیدنامه‌های ساده، کامل‌ترند، اما نیازمند آموزش زیاد و مراقب روزانه‌اند. برای مدیران گرفتار که همین حالا هم زیر فشار زیاد کار روزانه قرار دارند، تأمین وقت کافی روزانه برای به روز نگه داشتن یک برنامه‌ریز، نیازمند انضباط زیادی است. 

مزایا و معایب ابزارهای برنامه ریزی

تقویم:  تکنولوژی پایین، اما قابل اعتماد 

مطمئن‌ترین و بی‌دردسر‌ترین وسیله‌ی سازمان‌دهی همان ابزارهای سنتی برای برنامه ریزی است 
تقویم که قبلا ابزار اصلی هر مدیر بود اکنون بادستگاههای برنامه‌ریزی مدرن و شیک جایگزین شده است. اما هنوز مطمئن‌ترین و بی‌دردسر‌ترین وسیله‌ی سازمان‌دهی، همان تقویم سنتی است. به راحتی و به سرعت می‌توان برنامه جلسات، روزهای مرخصی کارمندان، زمانبندی پروژه‌ها قرار ملاقات‌ها را در آن ثبت کرد. چه شده؟ قرار ساعت ۹ روز چهارشنبه‌تان باید به سه شنبه هفته بعد بیفتد؟ اصلا نگران نباشید. یک پا ک کن بردارید، قرار قبلی را پاک کنید و بامداد در صفحه‌ی مورد نظر، ساعت و تاریخ قرار جدید را بنویسید. تقویم سنتی شاید خیلی شیک نباشد، اما استفاده از آنها مطمئناً بسیار آسان است. 
جنبه مثبتشان این است که، در هر شکل و اندازه‌ای وجود دارند. از قطع جیبی، قطع کیف پول، تا اندازه‌های بزرگ، دیواری، رومیزی، و غیره. از هر بقالی یا لوازم التحریر فروشی می‌توانید تقویم دلخواهتان را تهیه کنید. 

بعضی از مزایای اصلی تقویم 

• باتری آن هیچ وقت تمام نمی‌شود. 
  
• می‌توانید روزهایی را که تا بازنشستگی‌تان مانده، بشمارید. 
  
• تقویمهای جدید بازتابی از شخصیت مالکان آنهاست. مثلاً تقویم‌های با تصاویر میکی موس، ماهی، یا دیکتاتورهای معروف، اطلاعات زیادی در مورد صاحبان آن تقویم‌ها به شما می‌دهید. 
  از مزایای دیگر تقویم، سادگی آنها است که باعث می‌شود هنوز محبوب‌ترین ابزار برنامه‌ریزی باشد. یک تقویم رومیزی که تمام روزهای ماه را در یک صفحه نشان می‌دهید کار را برای شما خیلی راحت می‌کند و به راحتی می‌توانید در کادر مربوط به یک روز خاص، نام شخص خاصی را بنویسید. 
  اگر یک تقویم مطمئن و خوب داشته باشید، هیچ وقت لازم نیست نگران تمام شدن باتری یا خراب شدن حافظه اش  باشید. مطمئن باشید مدتها بعد از نابودی و فراموشی برنامه‌ریزهای دیجیتالی، تقویم همچنان دوست شما خواهد ماند و مثل گذشته برنامه روزانه شما را نگه خواهد داشت. 

سررسید نامه‌های کاربردی و حرفه‌ای 

اگر به نظرتان می‌رسد که تقویم بیش از حد محدود است (یا از مد افتاده)، سررسیدنامه برای هر کس امکانات مناسبی دارد. در پانزده سال گذشته صنعت تولید سررسید نامه به شکل چشمگیری توسعه یافته است. و در حال حاضر پلنرهایی اختصاصی برای برنامه ریزی مدیران توسط شرکت های تبلیغات در بازار موجود می باشد.

پلنرهای برنامه ریزی دقیقاً چیست؟ 

در واقع سررسیدنامه یک تقویم است که دوپینگ کرده و زیبایی اندام کار می‌کند. 
سررسیدنامه می‌تواند هر چیزی که شما بخواهید باشد. اکنون استفاده از سررسید یکی از دروس مدیریتی است. چرا که یک سررسید نامه دقیق و کامل می‌تواند یک مدیر را از سقوط حرفه‌ای و نابودی ابدی نجات دهد. مدیران برجسته اغلب سررسید خود را مثل یک اسلحه یا نشان افتخار همه جا می‌برند. پیش از آنکه سررسیدم را تهیه کنم، گوسفند راه گم کرده‌ای بودم، زندگی ام دچار هرج و مرج بود. اما سرانجام دعاهایم مستجاب شد. قبلا اولویت هایم را فراموش می‌کردم، شماره‌های تلفنم را گم می‌کردم و از همه بدتر هدیه‌ی روز زن را فراموش می‌کردم. اما حالا خدا را شکر به سعادت دست یافتم. 
پلنرهای برنامه ریزی تأثیر قابل توجهی بر اهداف کسب و کارتان می‌گذارد. یک سررسید یا پلنربرنامه ریزی خوب و کامل باید خصوصیات زیر را داشته باشد. 
 

• قطع:  سررسیدنامه در قطع‌های مختلف وجود دارد، از جیبی تا وزیری تا آنهایی که یک گاری باید برایتان حملش کند. سررسیدنامه‌ها را می‌توان در هر قطعی با جلد گالینگور، معمولی، چرم مصنوعی و یا چرم طبیعی تهیه کرد. حتی می‌توانید با جلد پارچه‌ای یا ابریشمی با طلاکوب سفارش بدهید. خیلی شیک است. 
  
• اولویت‌بندی کارهای روزانه:  برنامه کارهای روزانه قلب تپنده هر سررسید است. در این قسمت می‌توانید تمام برنامه‌های روزانه خود را ثبت و اولویت‌بندی کنید. کافی است پس از انجام کار آن را خط بزنید و اگر نتوانستید در روز مورد نظر انجامش دهید، آن را به صفحه‌ی بعد منتقل کنید. البته می‌توانید به روی خودتان نیاورید و کار را تمام شده فرض کنید. بالاخره شما مدیرید. 
  
• برنامه قرارهای ملاقات:  همان شکل کلاسیک تقویم را دارد می‌توانید تمام قرارها، جلسات، و تاریخهای مهم دیگر را در آن ثبت کنید. 
  
• صورت هزینه روزانه:  می‌توانید هزینه‌های روزانه‌تان را در این بخش ثبت کنید. هر لحظه ممکن است مأمور مالیات سر برسد. 
  
• گزارش وقایع روزانه:  میتوانید تمام اتفاقاتی را که مایل به ثبت و یا یادداشت برداشتن از آنها هستید، اینجا بنویسید. اگر هم خالی ماند، می‌توانید تمرین کنید که عنوان جدیدتان را قشنگ‌تر بنویسید. 
  
• بخش شماره‌های تلفن و نشانیها:  این بخش که براساس حروف الفبا مرتب شده، می‌تواند حاوی تمام نامها، شماره‌های تلفن، نشانیها، شماره‌ی دورنگار، کدپستی، و تمام اطلاعاتی باشد که از یک شخص معین در اختیار دارید. 
  
• بخش مربوط به ثبت ارزش‌ها و اهداف:  شاید بخواهید هدف از بین بردن فقر در جهان و یا درمان سرطان را برای خود تعیین کنید. 
  
• بخش مربوط به ثبت دریافتها و پرداختها:  جدای از نظام مدیریت اطلاعات، می‌توانید امور مالی شخصی خود را در این قسمت ثبت کنید. همین‌طور می‌توانید اطلاعات شخصی خودتان را هم درج کنید. اطلاعات ضروری، مشخصات فردی، گروه خون، جداول تبدیل واحدهای اندازه‌گیری، جداول تبدیل ساعتهای کشورها، تلفنهای ضروری، کد تلفن کشورها و شهرستانها، تقویم‌های ماهانه، و غیره. 
   

نمونه ای از تقویم روزانه مناسب برای مدیران
 

متأسفانه مزایای سررسید (آسانی، انعطاف‌پذیری، و قابل توسعه بودن) می‌تواند مشکل‌ساز هم باشد. حرفی نیست که داشتن تمام اطلاعات مورد نیاز (تقویم، دفتر تلفن، قرار ملاقات، اولویتها، و اهداف لیست روزهای تولد و اطلاعات مهم دیگر) در یکجا بسیار مفید است. اما گاهی حمل سررسید برای کاربرانش به کاری پرزحمت مبدل می‌شود. 
و خدا نکند که سررسیدتان را گم کنید وقتی از سررسیدنامه درست استفاده می‌کنید، به ذخیره‌ای از تمام اطلاعات لازم برای گرداندن کار و بقای حرفه‌تان مبدل می‌شود. اگر آن را گم کنید مرده‌اید. نمی‌توانید مثل یک نرم افزار کامپیوتری، نسخه‌ای از آن را در جای دیگری نگه دارید. 

جایگزین‌های دیجیتال برای برنامه ریزی مدیران

هرچند برنامه‌ریزهای دیجیتال هنوز راه درازی تا نهایت خودش را دارند، اما مدیران نسبت به این نرم افزارها متمایل شده‌اند. ضمن آنکه استفاده از فناوری جدید برای هر مدیر لازم است، تا بتواند خود را در دنیای امروز به روز نگه دارند. 
وقتی می‌خواهید به این نرم افزارها، اپلیکیشن ها و ابزارهای دیجیتالی فکر کنید، اول سؤالهای زیر را از خود بپرسید.

• می‌خواهم این پلنردیجیتال برای من چکار کند؟ این سؤال مهم است. چراکه هر نرم افزاری امکانات خاص خودش را در اختیار شما میگذارد. می‌خواهید قرارهای ملاقات‌تان را داشته باشید؟ مشکلی نیست. چطور است نرم افزار آلارم یادآور شما هم باشد؟ آسان است ایمیل بفرستید و بگیرید؟ این را که با یک تلفن همراه هم می‌توانید انجام دهید. 
  
• چقدر باید ابزارهای متفاوت داشته باشد؟ هرچند فناوری اطلاعات روزبه روز گسترده تر می‌شود، اما هنوز امکانات نرم افزاری یا سخت افزاری موضوع مهمی است. حتی محصولات نرم افزاری در اندازه‌های یک ساعت مچی تا کامپیوترهای دستی تا کامپیوترهای بزرگ رومیزی وجود دارد. می‌توانید اینطور فرض کنید که هرچه دستگاه کوچک‌تر باشد امکاناتش در اغلب موارد کمتر است و از سوی دیگر هرچه بزرگتر باشد حمل و نقل پرزحمت‌تر می‌شود. 
  
• چقدر می‌خواهم پول خرج کنم؟ با یک مبلغ ناچیز می‌توانید یک اپلیکیشن برنامه‌ریز ساده تهیه کنید. با کمی هزینه بیشتر می‌توانید نرم افزار برنامه ریزی خودتان را به سیستم ارتباط با کارمندان و ارتباط با مشتری خودتان هم متصل کنید که البته این نرم افزارها عمدتا هزینه های برنامه نویسی یا تهیه لایسنس خواهند داشت که هر مدیری سراغ نرم افزارها خاص با امکانات خاص نمی رود

بیشتر امکانات نرم‌افزارهای سازماندهی مشابه‌اند. هرچند گاهی تفاوتهایی هم دارند. در زیر امکانات نرم‌افزار GTASK را بررسی می‌کنیم.

• فهرست کارهای در دست انجام 
  
• قرار ملاقات 
  
• برنامه‌ریزی کاری 
  
• اطلاعات اشخاص 
  
• برنامه‌ریزی جلسات و دادن آلارم

هدف از برنامه‌ی فوق، آسان کردن دسترسی به تمام این اطلاعات است. ضمن آن که انتقال این اطلاعات از کامپیوتری به کامپیوتر دیگر و یا یک برنامه‌ریز الکترونیکی بسیار راحت است. با یک اشاره‌ی انگشت می‌توانید برنامه‌ی روزانه، هفتگی و ماهانه‌تان را ببینید، یک قرار ملاقات را عوض کنید و یا پاسخ نامه‌ای را بدهید. 
اگر در شرکت‌تان از شبکه استفاده می‌کنید، می‌توانید برنامه مشترکی هم برای تمام اعضای یک واحد یا سازمان نصب کنید. تا همه از برنامه‌های آینده، زمانبندی‌ها و بانکهای اطلاعاتی و همچنین دستورالعمل‌ها مطلع شوند. همچنین می‌توانید برنامه و دستور جلسات را پیشاپیش در شبکه بگذارید. تا همه از قبل خودشان را آماده کنند. اگر قرار است، افرادی از کشورهای گوناگون و از راه دور در جلسه شرکت کنند، این نرم‌افزار برنامه‌ی زمانی را مطابق برنامه‌ی هر شخص و وقت محلی او تنظیم می‌کند. 
نرم‌افزار GTASK مدیریت را آسان می‌کند، هم می‌توانید کارهای خود را پیگیری کنید و هم وقتی کاری به تأخیر می‌افتد، آن را به شما اعلام می‌کند. می‌توانید کارهای خود را اولویت‌بندی هم بکنید. 

ساعت های هوشمند برای برنامه ریزی 

یک ساعت مچی می‌تواند برنامه‌ریز شخصی هم باشد. ساعت های هوشمند سامسونگ و اپل این امکان را در اختیار شما می‌گذارد. 
این ساعت ها با استفاده از بلوتوث به موبایل شما و اپلیکیشن برنامه ریزی شما متصل می شوند و این ساعت مچی برای مدیرانی که گرفتارند و مدام در حرکت، انتخاب مناسبی است. سریع، سبک و قابل حمل. البته با آن نمی‌توانید، یادداشت بردارید و یا برنامه را بدون اپلیکیشن شخصیتان تغییر دهید. 

چطور یک برنامه ریزی شخصی انجام دهیم؟

این انتخاب کاملا شخصی است، چیزی که برای یک نفر مناسب است، شاید برای دیگری نامناسب باشد. اما زیاد هم وقت خودرا صرف تجزیه و تحلیل مدل‌ها و انتخاب نکنید. سریع یکی را انتخاب کنید و به کار ببرید. هر وقت دلتان خواست، می‌توانید انتخاب‌تان را عوض کنید واقعیت این است که هنوز بسیاری از صاحبان کسب و کار به برنامه‌ریزی و استفاده از کاغذ و قلم تکیه می‌کنند و اسیر تولید انبوه وسایل الکترونیکی نمی‌شوند. بنا به آمار، ۸۵ درصد مدیرانی که از برنامه‌ریزی کامپیوتری استفاده می‌کنند، همزمان از برنامه‌ریزی دستی هم با همان سررسیدهای قدیمی غافل نمی‌مانند. 
نکته این است: استفاده از یک نظام برنامه‌ریزی (با هر ابزاری) و شروع برنامه‌ریزی، در هر حال بهتر از نادیده گرفتن این وظیفه حیاتی مدیریت است. این همه انتخاب دارید. یکی از آنها به درد شما خواهد خورد. هر برنامه‌ریزی را که انتخاب کنید، قدیمی یا جدید، با فناوری بالا یا پایین، پسند روز یا منسوخ هیچ بهانه‌ای برای بی‌انضباطی یا نظم ندادن به کارهایتان نخواهید داشت. 

معرفی نرم افزارهای برنامه ریزی برای مدیران:
1. اپلیکیشن GTASK
2. اپلیکیشن و سایت trello
3. اپلیکیشن todo
4. نرم افزار google calendar
این نرم افزارهای نمونه هایی از ابزارهایی است که در این سال ها خودم ازشون استفاده کردم و هر کدام مزیت های خاص خودش را دارند، شما باید ابتدا از این نرم افزارهای دیجیتالی برای برنامه ریزی استفاده کنید و بنا به صلاحدید از یکی از آن ها به صورت همیشگی استفاده کنید.