چطور و چه موقع کارمندان را تشویق کنیم و پاداش بدهیم؟

آیا می دانید چه موقع باید کارمندان را تشویق کنید؟
آیا می دانید چگونه و بر اساس چه معیاری باید پاداش بدهید؟
تشویق و پاداش مدیران چه زمانی باید اتفاق بیفتد؟
تا به حال رییس‌تان از شما تشکر کرده است؟ 
در آن لحظه که تشویق شدید چه احساسی داشتید؟ 
احتمالا، این جمله برق غرور را در چشمانتان پدیدار کرده است. فهمیده‌اید تلاش سخت شما مورد قدردانی قرار گرفته است. 
یک "متشکرم“ واقعی و صادقانه خیلی معنی دار است. ممکن است یک دوجین کاپ عملکرد خوب به کارمندان‌تان بدهید، ولی تا وقتی دریافت کننده‌ی پاداش، احساس نکند که از ته قلب شما بوده، از او قدردانی نکرده‌اید. در حقیقت، تشکر برای از سر باز کردن، حتی ممکن است به رابطه لطمه بزند. 
مدیر باید کاری بیش از اطمینان حاصل کردن از اینکه همه چیز از لحاظ شغلی خوب پیش می‌رود، انجام دهد. شما باید مدیر کلی تیم خود باشید، مربی و مشوقی باشید که اعضای تیم را هر وقت لازم باشد تشویق می‌کند و شادی میبخشد. همچنین باید فعالانه از برنامه‌های تشویقی پشتیبانی کنید. اگر روی عرشه نباشید، این کشتی غرق خواهد شد. 

چه موقع باید به کارمندان پاداش بدهیم؟

چه مدیر ارشد یک کسب و کار باشید، یا رئیس یک قسمت یا مدیر میانی، نمی‌توانید بدون تشویق و قدردانی از پس کارتان بر بیایید. البته کارمندان شما برای انجام یک مسئولیت خاص حقوق می‌گیرند. 
اما اگر آنها مسئولیت را با سرعت انجام دهند، که از حد توقع‌تان فراتر باشند، با هزینه‌ی کمتری کار کنند، یا هر کار دیگری انجام دهند که آنها را شاخص کند، باید از موفقیت‌شان قدردانی کنید.. وگرنه خود را در معرض خطر از دست دادن اعضای تیمتان و رفتن آنها به یک کسب و کار قدردان‌تر قرار داده‌اید. 

اگر کارمندان تشویق نکنم چه می شود؟

بررسی های اخیر دانشگاه هاروارد نشان داده است محدودیت تشویق و تحسین قبل از مسائل مالی و حقوقی، محدودیت آزادی عمل و مشکلات شخصی، علت عمده‌ی ترک محیط کار توسط کارمندان است. 
یک "متشکرم" ساده می‌تواند فرهنگ همکاری را در محیط کار افزایش دهد. فرهنگ همکاری بالا روحیه‌ی گروه را تقویت می‌کند، بنابراین تشکر از هم تیمی‌ها و کارمندان‌تان برای عملکرد درخشانشان، موضوعی حیاتی است. فرهنگ مثبت همکاری به تلاش‌های شما برای نگه داشتن کارمندانتان کمک می‌کند و روحیه‌ی آنها را بالا می‌برد، و مرز سود را هم فراتر می‌برد. 
اگر می‌خواهید کار تیمی را تشویق کنید و فضای کاری مثبتی بسازید، گفتن "متشکرم" را امتحان کنید. شما احساس خوبی خواهید داشت، کارمندتان احساس می‌کند از او قدردانی شده و به او ارزش داده شده است و مجموعه‌ی شما قدرتمندتر از پیش خواهد بود. 

چطور یک سیستم تشویق طراحی کنیم؟

فکر نکنید فقط به این دلیل که کسب و کار شما یک برنامه‌ی قدیمی کارمند نمونه‌ی ماه دارد، هرکاری که برای تشویق کارمندان از دستتان برمی‌آید، انجام داده‌اید. باید تلاش کنید کارمندان را غیررسمی، دوستانه، شخصی و فوری، هر روز تشویق کنید. یادداشتی که روی میز کارمندتان می‌گذارید تا برای مهارت‌های سازمانی‌اش تشویقش کنید، به او انرژی و انگیزه می‌دهد. با وجود این، کسب و کار باید برنامه‌ی رسمی تشویقی هم داشته باشد. 
در واقع، اگر برنامه‌ی تشویقی با نیت خوب طرح شده باشد ولی با اهداف کسب و کار همخوانی نداشته باشد، می‌تواند تلاش‌هایتان را خدشه دار کند. مثلا اگر به کارمندان‌تان بگویید کیفیت مهمتر است، اما همچنان کمیت را تشویق کنید، برنامه‌ی تشویقی‌تان درواقع سنگ راه اهدافتان شده است. 
یک برنامه‌ی تشویقی موفق لازم نیست خیلی خرج بردار باشد. یک جعبه‌ی کلوچه کوچک بعد از اجرای یک پروژه‌ی کوچک برای گروهتان بسیار اثرگذار خواهد بود. 
حتی اگر می‌خواهید کارمندان‌تان را در لحظه تشویق کنید، لازم نیست برنامه‌ی تشویقی تصادفی و بداه‌های داشته باشید. در عوض، وقت، توجه و تلاش کافی برای طرح دقیق برنامه‌ی تشویقی‌تان در نظر بگیرید. 
اولین کاری که باید انجام دهید این است که روش‌های فعلی تشویقی‌تان را مورد ارزیابی قرار دهید. چقدر خوب کار می‌کنند؟ آیا شما را به اهدافتان می‌رسانند؟ آیا کارمندان‌تان این روشها را دوست دارند و آنها را ارزشمند می‌دانند؟ 

با تغییر در کسب و کار، برنامه‌ی تشویقی شما هم باید تغییر کند. اثربخشی تلاش‌هایتان را با گرفتن بازخورد از کارمندان ارزیابی کنید. 
بخشهای بعدی، بعضی اقدامات برای ایجاد یک برنامه‌ی تشویقی موفق را به شما معرفی می‌کند. البته یافتن راهی مناسب برای تشویق کارمندان فرایندی مداوم است. 

نباید فردا با یک برنامه‌ی تشویقی کاملا جدید وارد محیط کار شوید، برنامه‌ی تشویقی باید آهسته تغییر کند و بهبود یابد. 

چطور با تشویق کسب و کارم را رشد دهم؟

اگر احساس می‌کنید برنامه‌ی تشویقی‌تان نیاز به بازسازی دارد یا باید یک برنامه‌ی جدید طراحی کنید، قبل از هر چیز درباره‌ی آنچه می‌خواهید به دست آورید تصمیم بگیرید. 
مثلا بگویید متوجه شده‌اید کارمندانتان فقط به کمیت و ارقام توجه دارند. در نتیجه، کیفیت خدمات یا محصولات شما افت کرده است. پس باید برنامه‌ی تشویقی‌در نظر بگیرید که بهبود کیفیت را تشویق کند نه بیشتر شدن کمیت را. 

اهداف رایجی را که مدیران در برنامه‌های تشویقی‌شان دنبال می‌کنند را نشان میدهد: 

در برنامه ی تشویقی باید نکاتی را رعایت کنیم؟

شما برنامه‌ی تشویقی‌تان را در خلا ایجاد یا بازسازی نمی‌کنید. باید درباره‌ی طیف هدف با دقت فکر کنید. شما طی اجرای این برنامه می‌خواهید چه کارمندانی برای خود بسازید و چه روشهایی برای رسیدن به این منظور در پیش می‌گیرید؟
در برنامه‌ی تشویقی همه را در نظر داشته باشید، از مدیران گرفته تا کارمندان پشتیبانی. در غیر این صورت، ایجاد دشمنی بین کارمندان همه‌ی اهداف انگیزشی‌تان را خنثی می‌کند. با اینکه پاداش‌ها می‌توانند برای سمتهای مختلف متفاوت باشند، همه‌ی آنها باید کار گروهی را بیشتر کنند. حتی شاید لازم باشد علاوه بر پاداش فردی، پاداش هایی برای یک گروه یا تیم در نظر بگیرید. در هرکاری، اطمینان حاصل کنید پاداش شما سهوا کار فردی و تک روی را تشویق نمی‌کند. همچنین شاید شریک کردن کارمندان در طراحی بخشی از برنامه‌ی تشویقی برای موفقیت حداکثری آن پیشنهاد خوبی باشد. 
برآورد تعداد مخاطب برنامه‌ی تشویقی، کمک می‌کند تعیین کنید چقدر بودجه به آن اختصاص دهید. 
بعضی کارمندانی که باید مشمول برنامه‌ی تشویقی‌تان قرار بگیرند، ممکن است خارج از دفتر کسب و کار کار کنند. به یاد داشته باشید آنها را هم در نظر بگیرید. دور از چشم بودن، نباید آنها را از ذهن هم دور کند. 

برای تشویق باید چه معیارهایی داشته باشیم؟

درباره‌ی چگونگی تعیین اینکه چه کسی تشویق می‌شود، تصمیم بگیرید. این قسمت از برنامه تفکر دقیق می‌خواهد. اهداف شما باید در ازای کار زیاد قابل دسترسی باشند. نباید آن چنان ساده باشند که معنی خود را از دست دهند و نه اینقدر دشوار که امکان رسیدن به آن هدف وجود نداشته باشد. آنچه تشویق می‌کنید باید از هدف اصلی کسب و کار، به عنـوان یک واحد و نه لزوما اهداف چند فرد خاص، پشتیبانی کند. 
مثلا شما تصمیم می‌گیرید برنامه‌ی تشویقی طراحی کنید که به کارمندانی که خدمات بهتری به مشتری ارائه می‌کنند، پاداش دهید. هنگام مشخص کردن این معیار اطمینان حاصل کنید عملکرد و رفتارهایی تعریف شـده و قابل اندازه گیری که پاداش را به دنبال دارد، لیست می‌کنید؛ مثل ارتباط با مشتری، شرکت در حل مسئله، رفتاری مثبت گرایانه و مبتنی بر تواناییها حتی در زمانهای تنش و فشار و غیره. باید هدف را آن قدر دست پایین در نظر بگیرید که قابل دستیابی باشد و آن قدر دست بالا که چالش برانگیز هم باشد. 

باید و نباید های تشویق کارمندان – بسیار مهم

در مورد پاداش به کارمندان از اقدام ناهماهنگ و فی البداهه بپرهیزید. باید برای کارمندان‌تان مشخص کنید چه رفتارهایی را تشویق می‌کنید. وقتی کارمندی تا حد استانداردهایی که برای تشویق در نظر گرفته‌اید عملکرد داشـت، باید تشویق شود. شما نمی‌خواهید محبوب پروری کنید. اگر دستاوردهای واضح را ندید بگیرید و به تلاش‌های جزئی‌تر پاداش دهید، این برنامه‌ی تشویقی باعث نارضایتی و دشمنی میان کارمندان خواهد شد. 

برنامه ریزی تشویقی و بودجه بندی آن

شما که نمی‌خواهید در نیمه راه اجرای برنامه، بودجه‌تان تمام شود. درست مثل بودجه‌ی مربوط به قسمت شما، بودجه‌ی برنامه‌ی تشویقی هم باید برنامه‌ریزی شده باشد و همه چیز در آن خوب به حساب آمده باشد. 
مبلغی که برای برنامه هایتان کنار می‌گذارید به چند عامل بستگی دارد: 

• چند نفر مشمول یک برنامه‌ی خاص می‌شوند؟ آیا طیف مخاطب آن همه‌ی مجموعه شما یا بخش خاصی از آن، مثل بخش فروش است؟ (شما می‌توانید بیش از یک برنامه داشته باشید تا برای سطوح مختلف کاری در کسب و کار‌تان برنامه‌ی تشویقی مناسبی داشته باشید.) 
  
• برنامه‌ی تشویقی شما موقت است یا دائم؟ برنامه‌ی دائم، برنامه ای همیشگی و مداوم است، ولی برنامه‌ی موقت برای مدت محدودی مثل یک فصل طراحی شده است. اگر برنامه‌ی شما موقت است و قابلیت دائمی بودن ندارد باید مشخص کنید برای چه دورهای آن را در نظر گرفته‌اید. 
  
• چه خواهید خرید؟ اگر برنامه‌ی تشویقی‌تان شامل خرید گل و ناهار رایگان برای کارمندان است، نسبت به تدارک یک سفر به مناطق خوش آب و هوا هزینه‌ی کمتری نیاز دارد. 

پاداش چه زمانی مفید ارزشمند است؟

پاداش‌ها وقتی هدفمند باشند بهتر عمل می‌کنند. به همه پاداش یکسان ندهید و قطعا پاداش بی‌مورد و بی‌فایده هم ندهید. 
یک ژاکت با آرم برند کسب و کارتان بهتر از یک خوراکی است که باقی نمی‌ماند و خورده می‌شود. نیازی نیست پاداش‌ها خیلی پرخرج باشند. یک تابلو عکس، یا یک لوح تقدیر می‌تواند پاداش دلخواهی باشد. پاداش باید به گیرنده آن نشان دهد که ارزشمند و مورد احترام است. 
اگر می‌توانید، پاداش را بـه انتخاب خود کارمند از میان چند گزینه واگذار کنید. بعضی یک ناهار با مدیر ارشد را به چیز مادی ترجیح می‌دهند. (فقط به خاطر داشته باشید از این ناهار یک عکس تهیه کنید و آن را به کارمند بدهید تا یک یادگاری از آن داشته باشد.) 

مدیریت یک برنامه ی تشویقی به چه شکل است؟

حتی یک برنامه‌ی تشویقی شناخته شده هم به خودی خود اجرا نمی‌شود. باید مطمئن شوید فرد یا افرادی مسئول آن هستند. 
یکی از وظایف کلیدی مدیر برنامه،  اطلاع‌رسانی در مورد آن است. برنامه‌ی تشویقی‌ که کارمندان از آن بی‌خبرند کاملا بی‌فایده است. در تابلو اعلانات دفترکارتان یا روی شبکه داخلی نسبت به  اطلاع‌رسانی در آن مورد اقدام کنید. همچنین برای شنیدن بازخوردها وقت بگذارید. 
پس از آنکه برنامه‌ی شـما مدتی اجرا شـد، یک قدم به عقب برگردید و آن را ارزیابی کنید. آیا آنچه می‌خواستید انجام شده است؟ به یاد داشته باشید برای بهبود شرایط هرگز خیلی دیر نیست. 

راه های ساده تشویق کارمندان در کسب و کار: 

 چه رفتاری را تشویق کنیم؟ + موارد مهم 

اگر می‌خواهید رفتاری تکرار شود، به آن پاداش دهید. 
حضور به موقع که طبیعتا مورد انتظار است نباید مورد تشویق قرار گیرد، البته شما نمی‌خواهید بـه رفتـار غلط هم پاداش دهید. مثلاً به خدماتی که سلامتی، امنیت، یا اخلاقیات را به خطر می‌اندازد، پاداش ندهید. 

اینها چند مورد از مواردی است که مناسب است از آن قدردانی کنید: 

• دستیابی به نقاط عطف پروژه 
  
• پایان پروژه‌های طولانی یا مشکل 
  
• سودآوری 
  
• قراردادهای جدید یا امنیت تجاری 
  
• فروش خوب 
  ممکن است بخواهید تولد یا سالگرد ازدواج کارمندانتان را هم جشن بگیرید. (اگر چنین می‌کنید، فراموش نکنید در جشن سالگرد ازدواج از همسرشان هم دعوت کنید.) 
  مواظب باشید همه‌ی مناسبتهای این چنینی را جشن نگیرید تا اثر خود را از دست ندهند. 

تناسب پاداش با عملکرد 

پس از آنکه تصمیم گرفتید به چه رفتاری پاداش دهید، باید پاداش مناسب را هم تدارک ببینید. به یاد داشته باشید نیازی نیست این تشویق خیلی گران باشد. اخیرا مطالعه‌ای که در هاروارد صورت گرفته، نشان داده است کارمندان به یک "متشکرم" شخصی و دوستانه به عنوان بهترین پاداش و پس از آن یک یادداشت دستی تشکر از سوی رییس بسیار توجه می‌کنند. 

در پاداش دادن خلاقیت داشته باشید. کارمندان‌تان از آن قدردانی خواهند کرد. اینها چند ایده دیگر است: 

• یادداشت تشکر بنویسید. 
  
• هدیه شخصی بدهید، مثل کارت پستال یا حتی کتابی مفید. 
  
• بلیط سینما بخرید. 
  
• از رویدادی کاری قاب عکس تهیه کنید. 
  
• به افتخار یک کارمند، مراسم ناهار برگزار کنید. 
  
• مرخصی ترتیب دهید. 
  
• از عکس کارمندان نمونه بولتن تهیه کنید. 
  
• به افتخار کارمندی نمونه، بین سایرین شیرینی پخش کنید. 
  
• ظرف میوه یا کیک شکلاتی تازه و ارزان به کارمند بدهید.
  
• جلسه‌ای برای بحث در مورد اینکه عملکرد یک کارمند چقدر خوب است ترتیب دهید. 
  صرف نظر از اینکه چه پاداشـی در نظر می‌گیرید، فراموش نکنید به کارمند بگویید چرا آن را دریافت می‌کند. 
  این ایده‌ای برای پیشاپیش قدردانی کردن از همه زحماتی است که یک کارمند تازه در آینده خواهد کشید: در روز اول کاری‌اش ناهار و گل برای او خریداری کنید. 
  وقتی مورد تشویق قرار گرفتید، یا به شما ترفیع داده شد، از کارمندان پشتیبان خود قدردانی کنید. شاید بدون آنها قادر نبودید عملکرد درخشانی داشته باشید. اگر از آنها حمایت مشتاقانه و مداوم می‌خواهید، باید قدرشناسی خود را به آنها نشان دهید. 
  تنها جشن گرفتن لذت بخش نیست. اگر کسی کاری عالی انجام داده یا پروژه‌ای را به اتمام رساند، آن را به صورت تیمی جشن بگیرید و در جمع وی را تشویق کنید.