خروج کارمندان از کسب و کار شما و تخمین هزینه‌ی استخدام

خروج کارمندان چگونه اتفاق می افتد؟

این سناریو را در نظر بگیرید، سناریویی که در اغلب کسب و کارها اتفاق می افتد. مهدی واحدی ۲۰ نفره را مدیریت می‌کند. یکی از کارمندان با نام هادی، احساس می‌کند که قدر او را نمی‌دانند و همیشـه پیش دوستان خود از این موضـوع صحبت می‌کند که مهدی مدیر ضعیفی است. دیگران کم کم به این موضوع توجه می‌کنند که به‌اندازه‌ی کافی شناخته نشده‌اند و کم کم شروع به شکایت می‌کنند. روحیه‌ی افراد تضعیف می‌شود، گرایشات منفی افزایش پیدا می‌کند، و بهره‌وری کاهش می‌یابد. مهدی چیزی به گروه خود نمی‌گوید چون نمی‌خواهد توجهی به مشکل داشته باشد یا مسئله را بدتر کند. 
یکی از کارمندان از محیط کار خود خسته می‌شـود و کاری را در یک کسب و کار دیگر می‌پذیرد. در حالی که مهدی به فکر جایگزین کردن اوست، پرداخت هزینه برای تبلیغات آنلاین و استخدام جدید را نیز لحاظ کنید، اعضای گروه مجبور به کار بیشتر می‌شوند. مهدی کمتر می‌تواند به نیازهای کارمندان توجه کند. گروه ساعتهای طولانی و سختی را به کار می‌پردازد، و روحیه‌ی آنها به سرعت تضعیف می‌شود؛ کاستی در تعهدات دیده شده و اشتباهات نمایان می‌شود و سرانجام بهره‌وری کل واحد تحت تأثیر قرار می‌گیرد. 
مهدی چند ماه بعد از مصاحبه با متقاضیان تصدی شـغـل مـورد نظر، یک عضو جدید استخدام می‌کند. این عضو جدید برای هماهنگ شدن با تمام کارها به هفته‌ها زمان نیاز دارد. در ضمن، بقیه‌ی هم گروهیهای او از جمله سعید غرولند می‌کنند و بار کاری فزاینده را تحمل می‌کنند. حالا توجه مهدی به آموزش نیروی جدید معطوف است، که امید دارد پس از اینکه با مسائل کاری کاملا سازگار شد، بتواند بخشی از فشار کاری افراد را کاهش دهد. اما غفلت از چاره‌اندیشی همچنان به قوت خود باقی است. یک فرد دیگر از گروه خارج می‌شود و این چرخه تکرار می‌شود. 
اگر کارمندان شما از کار خود، راضی نیستند، در نهایت از محیط کار خارج می‌شوند یا باعث خروج دیگران می‌شـوند. در این صورت، جابه‌جایی‌های پی درپی نقش مهمی در کاهش بهره‌وری خواهد داشـت، زیرا شما دائما در حال آموزش کارمندان هستید. البته هر بار که نیاز به یافتن یک کارمند جدید دارید، پول خود را نیز از دست می‌دهید. این موضوع می‌تواند به یک چرخه‌ی پرهزینه تبدیل شود و این خسارت، هم بعد مالی و هم بعد تضعیف روحیه‌ی کارمندان را شامل می‌شود. 

تخمین هزینه های استخدام

برای تخمین هزینه های استخدام یک کارمند مراحلی مطرح شده است در نظر بگیرید : 
1. فروش سالانه کسب و کار خود را در نظر بگیرید و آن را بر تعداد کارمندان خود تقسیم کنید این مقدار بازدهی سالانه برای هر کارمند را نشان میدهد. 
2. این عدد را بر ۲۵۰ تقسیم کنید تا بازده روزانه برای هر کارمند را به دست آورید.
3. بازده روزانه برای هر کارمند را در تعداد روزهایی که برای استخدام یک کارمند صرف میکنید ضرب نمایید.
4. اگر تمایل دارید هزینه ی صرف شده برای آموزش نیروی تازه در واحد خود را نیز اضافه کنید (این  مقدار بسیار کم است).
عددی که به دست میآورید هزینه واقعی برای هر استخدام است که در کل پنج تا ده برابر هزینه های اجرایی است.

نارضایتی کارمندان و کاهش مزیت رقابتی کسب و کار

اگر کارمندان شما خوشحال نیستند حتی یک لحظه فکر نکنید که مشکل از آنهاست شما هستید کارمندان ناخشنود باعث میشوند که شما مزیت رقابتی خودتان را از دست بدهید.
نارضایتی کارمندان شما به زودی خودش را نشان خواهد داد ممکن است آنها به شما چیزی نگویند ولی اهمیت عملکرد شغلی را دست کم نگیرید علامت های قرمز شامل غیبت های رو به افزایش تأخیر در ورود و عده های عقب افتاده اشتباهات بیشتر از همیشه و کاهش اشتیاق است همیشه به افرادی بی حوصله برخورد میکنید و متوجه میشوید که این قضیه واگیردار است شما مطمئنا خواهان انتشار وضعیت بی علاقگی در کسب و کار خود و کاهش تماسهای تلفنی و یا حضور مشتریان نیستید.
به خاطر داشته باشید که هر یک از کارمندان شما مستقیم یا غیر مستقیم مشغول خدمت رسانی به مشتریان شماست مثال زیر نشان میدهد که یک کارمند ناراضی چگونه فرایند خدمات را از مسیر خارج کرده است:
یکی از دوستانم کارمندی در بخش حمل و نقل یک شرکت سازنده نرم افزار است که در طول سه سال با وجود تلاشی که برای شغلش کرده به رسمیت شناخته نشده است. مدیر او که سرپرست ۵۰ نفر است نام این دوستم را به یاد نمی‌آورد اما از بی انگیزگی او شکایت می کند همکارانش از بخشهای دیگر بندرت در مورد موضوعاتی شامل چگونگی برخورد با ورود و خروج محموله‌ها با او صحبت می‌کنند. 
سرانجام روحیه‌ی انجام کار در این دوستم کاهش پیدا کرد و او کمتر و کمتر به کیفیت کلی کارش اهمیت داد. او روی بعضی از پاکتها کد اشتباهی می‌زد، برخی را به موقع نمی‌فرستاد و دیگر هیچ شـوق و حرارتی برای پیگیری بار تا حمل بعدی نداشت. یک مشتری عصبانی برای شکایت با شرکت تماس گرفت. چند مورد شبیه این قضیه منجر به از دست رفتن چندین سفارش کار شد. این نبود انگیزه، مبلغ زیادی از هزینه‌ی سود از دست رفته را به شما تحمیل کرد، ضمنا شما برای جلوگیری از خسارات بیشتر باز هم مجبور به پرداخت هزینه هستید. 

بیشترین دلیل ریزش مشتری چیست؟

اغلب کسب و کارها، نیمی از مشتریان خود را از دست می‌دهند. بیشتر این ریزش مشتری مربوط به خدمات‌رسانی ضعیف به مشتری است. به رقیبان خود این شانس را ندهید که مشتریانتان را از دستتان بگیرند. کارمندان خود را خوشحال نگه دارید، آنها مشتریان شما را خوشحال نگه می‌دارند و کسب و کار شما سودآور خواهد بود. 

داشتن ثبات دردنیای در حال تغییر کسب و کار 

نوسانات اقتصادی نباید عامل تصمیم‌گیری در تلاش شما برای انگیزه‌بخشیدن به کارمندان‌تان باشـد. بعضی از مدیران، زمانی که بازار استخدام متراکم است و مهره‌های کلیدی در حال ترک کار هستند، انگیزه‌ها را بالا می‌برند. این مدیران، در زمانی که اقتصاد به ثبات می‌رسد و جاهای خالی به راحتی پر می‌شوند، از محرکهای انگیزشی خود می‌کاهند. 

چه چیزی وفاداری کارمندان را کاهش می دهد؟

در هر صورت، اگر اقتصاد ضعیف و یا قوی باشـد، انگیزه باید اولویت زیادی برای شما و کسب و کار شما داشته باشد. در یک بازار کارگری متراکم، کارمندان بدون انگیزه به راحتی کار خـود را ترک می‌کنند. کارمندانی که ذکر کردیم، در دوران رکود اقتصادی، کار خود را ترک نخواهند کرد، آنها به راحتی با چالشها روبه رو شده و وقت خود را تا زمانی که کند صرف کار می‌کنند. 
شرایط تغییر بدتر از آن اینکه، اخراجها، کاهش حجم کار و تغییر ساختارها در سالهای اخیر، وفاداری کارمندان را کاهش داده است. اگر کسب و کار شما در حال تجربه کردن شرایط خوب و یا بد اقتصادی است، هم اکنون زمان این است که به کارمندان خود انگیزه بدهید و آنها را به همین حالت نگه دارید. 

نیروی کار امروزه واقعاً چه چیزی میخواهد؟ 

در محیط کسب و کار امروز، هر قدر هم که به کارمندان مسئولیتهای کلی و اهداف بلندمدت سپرده شود، به آنها گفته نمی‌شود که چه کاری انجام دهند و چگونه انجام دهند. آنها، تنها کسانی خواهند بود که در مورد کار و چگونگی انجام آن پاسخگو خواهند بود. مهم این است که کار انجام شود. 
امروزه کسب و کارها بر ارزش کار گروهی، در گروه‌های کاری مستقل، که متشکل از افرادی است که به صورت جمعی بر روی موضوعی خاص کار می‌کنند، تاکید دارند. در یک پروژه‌ی مطالعاتی که در آمریکا انجام شده است، ۷۹ درصد از مدیران اجرایی مورد مطالعه اتفاق نظر داشتند که گروه‌های کاری مستقل، بهره‌وری را افزایش می‌دهند. اما به خاطر داشــته باشـد، کارمندان شـما که این گروه‌ها را به وجود می‌آورند نیاز به انگیزه دارند 
به علاوه، نیروی کار امروزی، برخلاف ۳۰ سال پیش، برای اینکه تمام عمرشان را با کسب و کاری بمانند در آن استخدام نمی‌شوند. کارمندان در هر جایی که امکان دارد، به دنبال فرصتهایی برای ترقی و بهبود در فرایند کاری خود هستند. امید شغلی، دیگر ممنوع نیست. 
برای فریب کارمندان با مهارتهایی که سخت به دست می‌آیند، بعضی از کسب و کارها ممکن است پاداش استخدامی زیاد، پرداخت حق العمل به کارمندان اختصاص دهند! 
حتی اگر شما در حال برنده شـدن در جنگ استخدامی هستید، فکر نکنید که برنده شـده‌اید. موضوع مهمتر، حفظ کردن آن است. اگر شما می‌خواهید کارمندان‌تان را حفظ کنید، نیاز به اثبات این خواهید داشت که واقعاً برای آنها ارزش قائل هستید. 
دستمزدها و منافع رقابتی، برنامه‌های بازشناختی، روابط قوی و برنامه‌های آموزشی، شروع کار هستند. به علاوه، زمان کاری انعطاف‌پذیر، ارتباط از راه دور و تقسیم کار، که زمانی صرفاً توسط کسب و کارهای پیشرو و خواهان ترقی پیشنهاد می‌شد، هم اکنون در حال عمومی‌تر شدن در برخی صنایع و حرفه هاست. بنابراین مطمئن باشید که کسب و کار شما به کارمندانش برنامه‌های تشویقی را که در حال رقابت با برنامه‌های دیگری که توسط سایر کسب و کارها در صنعت شما و بازار محلی هستند، پیشنهاد میدهد. 

دفتر کار در آینده چگونه خواهد شد؟ 

در دفترهای کار آینده، کارمندان استقلال بیشتری خواهند داشت، پویایی بیشتر در اینکه کجـا و چگونه کار خواهند کرد و به لحاظ تخصصی، حرفه‌ای‌تر از آن چه قبلا بودند، خواهند بود. بر اساس یک نظرسنجی از ۷۰۰ نفر زن و مرد شاغل در گروه‌های اداری، دغدغه‌ی اصلی آنها، متعادل کردن کار و تقاضاهای خانواده‌شان بوده است. کارمندان انتظار دارند که اختیار بیشتری برای تصمیم‌گیری و عمل کردن به آنها داده شـود. گروه‌های کاری مستقل، روال معمولی در بیشتر ادارات دارند و کارمندان به یک عنوان شغلی سنتی وابسته نخواهند بود. آنها برای به دست آوردن مالکیت بیشتری از پروژه به کار خود ادامه خواهند داد تا جایی که بیشتر کارمندان به کارمندان دانش که قبلا در این بخش به آنها اشاره کردیم، تبدیل می‌شوند.

چهره‌ی نیروی کار به سرعت در حال تغییر است، این عامل مهمی است که در انگیزه مورد بحث قرار می‌گیرد. افراد پا به سن گذاشته‌ی  نسلهای قبل، بخش قابل توجهی از نیروی کار را تشکیل می‌دهند. در بعضی از صنایع، مثلا صنایع با فناوری پیشرفته هنوز نسل دهه‌ی  ۳۰ (شمسی) در مقامهای ارشد مدیریتی ایفای نقش می‌کنند. 
بنابراین شما چگونه می‌توانید کارمندان خود را که در بازهی سنی ۲۱ تا ۶۵ سال هستند ترغیب کنید؟ آیا ابزارهای  انگیزه‌ی یکسان برای یک نسـل اولی، دومی و سومی که از دانشگاه خارج شده است وجود دارد؟ هر یک از این افراد در مرحله خاصی از زندگی خود به سر میبرند و چه چیزی آنها را به صورت کاملا متفاوتی ترغیب می‌کند؟ برای روشن شدن این موضوع، نگاهی به تعدادی از کارمندان بیندازید. 
کارمند شماره ۱: وحید ۵۲ سـال دارد و امیدوار است که در ۱۰ سال آینده بازنشسته شود. او در حوزه‌ی کاری خود بارها و بارها از کار معلق شده است ولی همچنان به کار خود علاقه دارد و نمی‌خواهد به دنبال شغل دیگری برود. 
کارمند شماره ۲: نسیم ۳۴ ساله است و در ماه هفتم بارداری به سر میبرد. او دوسـت دارد که یک مرخصی زایمان ۳ ماهه بگیرد و بعد از آن به صورت تمام وقت به محل کار خود بازگردد. او ۶ سـال است که برای شرکتی کار می‌کند و هم اکنون شناخت کاملی از کسب و کار دارد. 
کارمند شماره ۳: محمدحسین سال گذشته از دانشگاه فارغ‌التحصیل شده است. در سن ۲۳ سالگی، او حتی زمانی را که کامپیوترهای شخصی وجود نداشتند به یاد نمی‌آورد. او نیمی از زندگی‌اش را با جستجو در اینترنت سپری کرده است. محمدحسین می‌خواهد به سرعت پول زیادی به دست آورد، تا بتواند 000/100 دلار وام دانشجویی خود را تسویه کند. اما او همچنین انتظار دارد جایی کار کند که بتواند در کنار دوستانش اوقات خوشی را سپری کند. 
شما چگونه باید این سـه کارمند را به کار ترغیب کنید؟ کاملا مشخص است که قرار نیست با یک حقوق استاندارد و بسته حمایتی با دو هفته تعطیلات، آنها بسیار راضی باشند. 
شما احتمالاً حدس زده‌اید که راه‌حل این مشکل، تلاش و پیشنهاد متفاوت برای هر یک از این ۳ نفر است. در قضیه‌ی وحید، مساعدت در برنامه‌ی بازنشستگی می‌تواند او را به هماهنگ کردن کارکردش با کسب و کار شـما ترغیب کند. نسیم با پرداخت یک حـق زایمان و هزینه‌ی مراقبت از بچه (مهد کودک) ترغیب خواهد شـد. برای محمدحسین، محرکهایی مثل پاداش می‌تواند میل او را به کسب درآمد بیشتر افزایش دهد و در عین حال ناهار خوردن با همکاران و کار گروهی، نیاز او به روابط اجتماعی را ارضا می‌کند. 
اما بجز این منافع مشهود چه چیز دیگری را می‌توانید برای ایجاد انگیزه در دیگران به کار ببرید؟ درباره‌ی راه‌های متفاوت این کار فکر کنید. وحید بیکاریهای ناخواسته را تجربه کرده است. نسیم حق تصدی در کسب و کار را دارد و احتمالا دانش و کارایی لازم هم دارد. محمدحسین در طول دهه‌ی  ۹۰ با انقلاب فناوری رشد کرده و کاملا با آن همگام شده است.