فرهنگ سازمانی در کسب و کار

شما می‌خواهید فضایی ایجاد کنید که مردم دوست داشته باشند در آن کار کنند. کیست که نخواهد؟ اما ترویج فرهنگ سازمانی مثبت در کسب و کار، شبانه و در خواب اتفاق نمی‌افتد. باید مثل هر چیز دیگری آن را ایجاد کنید. 
هیچ دستورالعمل کلی‌ای برای ایجاد فرهنگ مثبت در کسب و کار وجود ندارد. دو محیط کار ممکن است بسیار با هم متفاوت باشند، اما کارمندان هر دو را دوست داشته باشند. بعضی کسب و کارها ساعت کاری انعطاف‌پذیر و مرخصی آموزشی پیشنهاد می‌دهند، بعضی دیگر امکانات درون کسب و کار مثل رستوران و بوفه و باشگاه را تدارک می‌بینند. اما صرف نظر از اینکه برنامه‌ها یا مزایای جانبی چه باشند، فرهنگ مثبت، به افراد و مشارکت آنها در موفقیت کسب و کار اهمیت می‌دهد. 
بخش‌های بعدی، امور مهمی را که به عنوان یک مدیر می‌توانید انجام دهید برمی شمرند. این موارد، جمعاً می‌توانند محیط کاری کسب و کار شما را گرم، دوستانه و انگیزه‌بخش کنند. 
همچنین توصیه‌هایی درباره آنچه نباید انجام دهید خواهید یافت. بسیاری از مدیران، با وجـود تلاشهایی که برای بهبود فرهنگ سازمانی می‌کنند، دست آخر ایده‌ها و برنامه‌هایی را به کار می‌بندند که در واقع مناسب یا مؤثر نیستند. البته، پس از آنکه یک برنامه در فرهنگ کلی کسب و کار گنجانده و به کار بسته شد، تغییر یا حذف آن بسیار مشکل است؛ حتی اگر طرح آن از ابتدا ایده خوبی نبوده باشد. 

نقش رهبر در تعیین فرهنگ رفتاری سازمان

فرهنگ مثبت در کسب و کار، بدون رهبری مدیران نمی‌تواند گسترش یابد. شما به عنوان یک مدیر، هنجارهای رفتاری سازمان را تعیین می‌کنید. شما پیش قدم هستید. اگر می‌خواهید کارمندان ساعت خاصی در محل کار حضور یابند، خودتان هم باید همین کار را انجام دهید. اگر می‌خواهید کارمندان با مهربانی با هم رفتار کنند، اولین کسی باشید که این کار را می‌کند و اگر می‌خواهید کارمندان در محل کار احسـاس رفاه و شادکامی‌کنند، باید زمینه را مهیا کنید.
چیزهای کوچک را فراموش نکنید: ایستادن کنار میز کارمندان برای گفتن یک سلام، دادن مقاله های جالب به کسی که علاقمند به موضوع به نظر می‌رسد، همراهی با کارمندان در لحظه‌های حساس تصمیم‌گیری، اینها موارد ساده‌ای است که به گروه می‌فهماند شما همراه آنها هستید، و "ما" در مقابل "آنها" وجود ندارد. همچنین به کارمندان می‌گوید از آنها انتظار دارید به اعضای دیگر گروه کمک کنند؛ مثل خود شما. 
به خاطر داشته باشید که شما به عنوان مدیر، همیشـه رهبر گروه هستید. کارمندان، پاسخهای شما به نیازهای حرفه‌ای شخصیتان را به دقت مشاهده و تقلید می‌کنند. اگر شما به طرز بیمارگونه و افراطی به کار فکر کنید، کارمندان برای همراهی با شـما تحت فشار قرار می‌گیرند. از طرف دیگر، اگر صرف ناهار را طولانی و محل کار را زود ترک کنید، کارمندان هم توقع همین امتیازها را برای خود دارند. 

باید و نباید های رفتارسازمانی+ روابط سازمانی

دوری از افراط قانون خوبی است. دوست باشید، اما زیاده از حد با کارمندان خودمانی نشوید. اشتیاق داشته باشید، اما نه تا جایی که معنی خود را از دست بدهد و دیگران را دچار مشکل کند، زیاده روی نکنید (فکر خوبی نیست تا نیمه شب بمانیم و کار را تمام کنیم؟! شاید خیلی زیاده روی باشد). کارمندان را تشویق کنید تفریح کنند، اما اهمیت کار را دست کم نگیرید. روابط آزادانه را تشویق کنید، اما شایعه، سخن چینی، یا جوکهای داخل محیط کار را به قیمت تخریب شخصیت دیگران هرگز تحمل نکنید. 

جهت دهی مناسب کارمندان جدید

در برنامه‌ی جهت‌دهی کارمندان جدید (برای خوش آمدگویی و معرفی) ـ چه طولانی و برنامه‌ریزی شده باشد، چه معرفی کوتاه همکاران و گشـت کوتاهی در محیط کار را شامل شود ـ باید اطمینان حاصل کنید آنها احساس راحتی و رضایت می‌کنند. اگر محل کار به آنها نشان داده شود و سپس تنها گذاشته شوند تا خودشان بفهمند چطور کامپیوترها را روشن و کارشان را آغاز کنند، در واقع راهنماییهای لازم را به آنها نداده‌اید، و خوش آمدگویی مناسبی نداشته‌اید. 
برنامه‌های جهت‌دهی کارمند جدید، نه تنها او را با مزایا و امکانات شغل آشنا می‌کند، بلکه ارزشها و فرهنگ سازمانی را هم به او می‌شناساند. وقتی کارمندان، سازمان و شرایط آن را درک کنند، زودتر با محیط کاری خود مأنوس می‌شوند. همچنین بیشتر احتمال دارد احساس تعلق و مشارکت در دستاوردهای شغلی داشته باشند. 
البتـه، برنامه‌های جهت‌دهی باید اصول را هـم در بربگیرند، مسائل پایه ای مثل: تاریخچه کسب و کار، محل ساختمانهای دفتر کسب و کار، ساعتهای کاری، سیاستهای پرداختی و مزایا. امـا مؤثرترین برنامه‌های جهت‌دهی کارمندان، بر فرهنگ سازمانی متمرکز است، همچنان که سیاستهای کلی و خط مشی‌ها را هم مشخص می‌کند. 

چطور کسب و کار را به کارمند جدیدمان معرفی کینم؟+ توضیحات کامل

برای آنکه مطمئن شوید کارمندان جدید همه‌ی اطلاعات لازم درباره‌ی فرهنگ سازمانی را درک می‌کنند، تنها به کسب تجربه‌شان در محیط کار متکی نباشید. توصیه‌های زیر به شما کمک می‌کنند کسب و کارتان را به نحو انگیزه‌بخشی به کارمند جدیدتان معرفی کنید: 

• مثل یک راهنمای تور مسافرتی فکر کنید. آیا وقتی از کشـوری خارجی دیدن می‌کنید، به کمک یک راهنمـا که تفاوتها و جنبه‌های منحصر به فرد فرهنگ آنجـا را برایتان توضیح دهد نیاز ندارید؟ کارمندان تـازه وارد به چنین راهنمایی نیاز دارند. آنها قدردان شما خواهند بود اگر در یک تور کوتاه درباره‌ی فرهنگ سازمانی، راهنمایشان باشید. 
  ویژگیهای ظریفی که خوب است به آنها اشاره کنید شامل این موارد می‌شوند: اینکه کارمندان ترجیح می‌دهنـد چطور با هم ارتباط برقرار کنند (در جلسات برنامه‌ریزی شـده، پیغام گیر صوتی، ایمیل، یادداشـتهای رسمی، موقع عبور از راهرو، و... )، کارمندان چه برنامه‌های دسته جمعی دارند (مثلاً جشنهای تولد ماهانه، ناهار گروهی) و اینکه چطور به مشکلات و بحرانهای هم پاسخ می‌دهند (شاید این برای یک گروه عادی باشد که همه چیز را رها کند تا به کمک کسی که دچار بحران شده بشتابد). اجازه دهید کارمند جدید به جاهای دیگر سرک بکشد. در هفته‌های اول، کمتر بر انجام وظایف شغلی کارمند تأکید کنید و اجازه دهیـد او بداند دیگران چه می‌کنند. مؤثرترین راهبرد این است که اجازه دهید کارمند جدید ساعات کمی در روز، در کار چند همکار دیگر سرک بکشد. آنها باید با افراد زیادی ملاقات کنند، از شیوه‌ی تقسیم وظایف سر دربیاورند و درکی از عملکرد هر کارمند یا قسمت مربوطه داشته باشند. 
  
• از کارمندان تمام وقت به عنوان راهنما استفاده کنید. اگر نمی‌توانید تازه واردها را در یک یا دو هفته‌ی اول کار همراهی کنید، از یکی دو نفر از کارمندان با سابقه خود بخواهید راهنمایشـان باشند. نقش آنها کمک به کارمند تازه وارد برای جا افتادن در کار و آشنایی با افراد دیگر در محل کار و خط‌ مشی‌ها خواهد بود. به علاوه، وقتی کارمند جدید سؤال یا مشکل دیگری دارد، راهنما باید فرد متخصصی باشـد. 
  
• تبادل اطلاعات را روزانه انجـام دهید. در روزهای اول، قبل از ترک محل کار نیم ساعت با کارمند جدید ملاقات کنید. او را تشویق کنید افکار و احساساتش را مطرح کند و سؤالاتش را بپرسد. با دادن اجازه‌ی تبادل اطلاعات به فرد، درباره‌ی آنچه آن روز آموخته یا مشاهده کرده، توانایی او را در پردازش حجم عظیم اطلاعات، افزایش می‌دهید. 

کارهایی که نباید موقع معرفی کارمند جدید به کسب و کار انجام دهیم؟

اینها هم توصیه هایی است درباره‌ی کارهایی که نباید، موقع معرفی کارمند جدید به شرکت و آشنا کردن او با فرهنگ سازمانی انجام دهید: 

• سعی نکنید همه‌ی کار را یکروزه انجام دهید. بعد از بررسی سیاستهای کلی کسب و کار و انجام کارهای اداری استخدام، و قبل از بررسی فرهنگ سازمانی، کمی استراحت کنید. به تازه وارد فرصت دهید اطلاعات را کم کم دریافت کند تا بتواند آنها را به خوبی مدیریت کند. سعی نکنید همه‌ی مسائل را در یک جلسه یا حتی یک روز پوشش دهید. 
  
• همه چیز را با هم درنیامیزید.از رویکرد بیان همه‌ی مسائل تا حدی که اصل کار فراموش شود بپرهیزید. از ارائه‌ی کلی همه‌ی اطلاعات شامل تاریخچه، هدف اصلی و مأموریت کسب و کار، سبک کاری و ویژگیهای خاص کسب و کار بپرهیزید. چند طرح یا مزایای کارمندی را مثال بزنید و توضیح دهید که این طرح‌ها چگونه کار را برای کارمندان شما لذت بخش‌تر کرده‌اند. 
  
• خبرچین نباشید. از تعریف کردن داستانها و اظهارنظرهای شخصی درباره‌ی کارمندان بپرهیزید تا کارمند جدید احساس راحت‌تری با شما داشـته باشـد. اظهارنظرهایی مثل "هادی بعد از این همه سال نمی‌تواند کارها را درست انجام دهد!“ یا ”هیچ وقت اسناد و مدارک کاری ات را به وحید نده!“ این جملات فقط منجر به پیش داوری و بی‌اعتمادی می‌شود. 

نشان دادن اعتماد به کارمندان 
امروزه بسیاری از کسب و کارها تلاش می‌کنند تفویض اختیار را به بخشی از فرهنگ سازمانی خود تبدیل کنند. با وجود این، نتیجه‌ی کار اغلب پیچیده است، چرا که معمولا شالوده اعتماد هنوز پایه گذاری نشده است. یا اگر شده، این اعتماد چنان شکننده است که با اولین باری که کارمند اشتباهی می‌کند یا در حد استانداردها رفتار نمی‌کند، می‌شکند. 

در نشان دادن اعتماد خود به کارمندان چه نکاتی را رعایت کنیم؟

لیست زیر تعدادی از باید و نبایدهایی است که خوب است برای نشان دادن اعتماد خود به کارمندان‌تان در محیط کار در نظر داشته باشید. 
این کارها را انجام دهید: 

• ریسک پذیری معقول را تشویق کنید. به کارمندان بگویید که برای ریسک کردن‌های حساب شده توبیخ نخواهند شد؛ حتی اگر در این ریسک با شکست مواجه شوند. 
  
• استقلال افراد را پرورش دهید. به جای دستور دادن، توصیه و پیشنهاد کنید. مثلاً وقتی کارمند می‌پرسد: "چطور باید این گزارش را تنظیم کنم؟“، به جای دستورالعمل مستقیم دادن، بگویید: "بر اساس اطلاعاتی که جمع‌آوری کرده ای، فکر می‌کنی بهترین شیوه چیست؟“
  
• اشتباهات را بررسی کنید. صرفاً گوشزد کردن اشتباه، چندان کمکی نمی‌کند. در عوض، جلسه‌ای با کارمند ترتیب دهید و در مورد اینکه اشتباه چطور اتفاق افتاد با او صحبت کنید و سعی کنید با هم به‌اید‌ه ای برسید که چه کاری انجام دهید تا این اشتباه دوباره تکرار نشود. 
  
• از کارمندان بخواهید راه‌حل بیابند. بعضی مدیران اصلاحـات خود را تحمیل می‌کنند. راهکار مؤثرتر این است که به کارمند اجازه دهید وقتی لازم باشـد، خودش به طور مستقل مشکلش را حل کند. واضح است که این شیوه برای کنار آمدن با ضرب العجلها و یا مدیریت فشار کارسازتر است تا مسائل پرسنلی که مدیر باید در آن دخالت کند تا قوانین تعریف شده را به اجرا درآورد. 
  
• راه‌هایی را که به برد منجر شده ستایش کنید. وقتی کارمندان در حد انتظار عمل می‌کنند یا از آن فراتر می‌روند، قدردانی و تمجید در جمع را در برنامه قرار دهید. ستایش و تعریف و تمجید حسن نیت می‌سازد و این پیام را می‌رساند که کارمندان شما کار را درست انجام می‌دهند. 

آنچه نباید انجام دهید: 

• در جمع انتقاد نکنید. کارمند را در جمع همکارانش مورد تمسخر قرار ندهید. 
  
• از شیوه‌ی "آن طور که به تو گفته شده عمل کن“ استفاده نکنید. روزهای دستور دادن، کنترل کردن و مدیریت به شیوه‌ی گروهبانها مدتهاست که به سر رسیده است و اگر به این روش عمل کنید، خلاقیت، اصالت عمل، کار خودجوش و آموزش را از بین خواهید برد. 
  
• در کمین کارمند خود ننشینید و او را رسوا نکنید. وقتی کار کارمند را پیش‌بینی می‌کنید یا هر وقت اشتباه کوچکی می‌کند او را غافلگیر می‌کنید، تفکر مبتکرانه و روحیه را از بین میبرید. 
  اگر به کارمندان خود اعتماد نکنید که ریسک کنند، در واقع در کسب و کار خود فرهنگ سازمانی انگیزه‌بخشی ندارید. اگر می‌خواهید کارمندان به شما اعتماد کنند، باید شما هم اعتماد خود را به آنها نشان دهید. 

چطور اعتماد خود به کارمند را ابراض کنیم؟ 

• هنگام مصاحبه با یک متقاضی استخدام، از چند نفر از کارمندان خود هم دعوت کنید. این کار نشان می‌دهد به آنها اعتماد دارید و نظرشان را ارزشمند می‌دانید. 
  
• وقتی درباره‌ی فعالیتها و رویدادها در کسب و کار صحبت می‌کنید، از کلمه‌ی "ما" استفاده کنید. خوب گوش کنید و دقت کنیـد کارمندان هم همین کار را بکنند. اگر وقتی کارمندان از کارهای مدیریت صحبت می‌کنند از کلمه‌ی "آنها" زیاد استفاده می‌کنند، این هشدار و نشانه‌ای قطعی از وجود یک مشکل است. 
  
• به جای دادن مرخصی استعلاجی، به فکر ترکیب مرخصی استعلاجی با تعطیلات باشید. به این ترتیب به کارمندان اجازه دهید خودشان تصمیم بگیرند کی و چطور از مرخصی هایشان استفاده کنند. اگر هر بار که کارمند بیمار است، نامه‌ای از دکتر بخواهید، عدم اعتماد به کارمند را ابراز می‌کنید. 

چطور ارتباط دوجانبه ایجاد کنیم؟ 

پرورش ارتباط آزادانه زمان میبرد. در این قسمت بعضی اصول را خواهیم گفت. 
یکی از بهترین کارهایی که برای تشویق ارتباط آزاد می‌توانید انجام دهید، این است که وقتـی با مدیر همرتبه خود صحبت می‌کنید در را باز بگذارید. از این طریق، کارمندان شما می‌فهمند که یک گروه‌اید و هیچ رازی را برای خود نگه نمیدارید. 

برای داشتن فرهنگی جذاب در کسب و کار برچه چیزی تمرکز کنیم؟

اگر فرهنگی جذاب در کسب و کار می‌خواهید، بر ارتباط تمرکز کنید. کارمندان را تشویق کنید پیشنهاد دهند. آنها را تشویق کنید و بازخورد بگیرید. مهمتر از همه، خوب گوش کنید. به عنوان مدیر، باید بزرگترین حامی آنها در کسب و کار باشید.  
فرض کنید که کارمندان همیشـه واقعیتهای پشـت اخبـار و اطلاعیه‌های مهم را می‌فهمند. وقتی اخبار را رسماً اعلام می‌کنید، سعی نکنید آن را شیرین جلوه دهید، یا از واقعیت منحرف کنید. با این کار فقط اعتماد کارمندانتان را از دست می‌دهید.