خلاصه کتاب افسانه چند وظیفگی

چند وظیفگی دروغی بیش نیست! شما هیچ وقت نمی‌توانید چند کار را در یک لحظه به طور دقیق انجام دهید. برای این شیوه‌ی انجام‌دادن ناکارآمد کارها می توان نام «جابه‌جایی وظایف» را انتخاب کرد.

انسان مغز تحسین برانگیزی دارد اما وقتی بخواهید هم‌زمان روی بیش از یک موضوع تمرکز کنید، عملکرد مناسبی دور از دسترس خواهد بود.
جابه‌جایی بین کارها در واقع کاری است که مغز می‌تواند انجام دهد. این جابه‌جایی‌ها آن قدر سریع رخ می‌دهند که تصور می‌کنیم همه ی کارها را در یک لحظه انجام می‌دهیم اما واقعیت چیز دیگری است.

دو نوع جابه‌جایی وظایف داریم:

جابه‌جایی‌های فعال: وقتی خود ما موقعیتی را برای تعویض کارها ایجاد کنیم رخ می‌دهد. برای مثال تصمیم می‌گیریم که در حین صحبت‌کردن با تلفن، ایمیل‌های خود را نیز بررسی کنیم.
جابه‌جایی‌های انفعالی: وقتی ناخواسته در موقعیتی که چیز یا شخص دیگری آن را ایجاد کرده ‌است قرار می‌گیریم رخ می‌دهد. برای مثال، موعد تحویل گزارشی نزدیک است. وقتی در حال آماده‌سازی آن هستید، همکارتان نزد شما می‌آید و سر صحبت را باز می‌کند. در این موقعیت، شما مجبور می‌شوید که توجه خود را بین گزارش و همکارتان تعویض کنید.

وظایف ناکارآمد و بی تاثیر

آیا شما نیز عادت دارید بین چندین کار جا‌به‌جایی انجام دهید و به داشتن چنین توانایی‌ای افتخار می‌کنید و آن را در رزومه‌ی خود می‌نویسید؟ اما حقیقت این است که جابه‌جایی بین کارها آنطور که تصور می‌کنید، اثر‌بخش نیست.
برای مثال یه روز کاری عادی را در نظر بگیرید:
هلن مدیرعاملی سخت‌کوش در یک شرکت پوشاک موفق است. اما هر روز و هر ساعت، باید با مسائل گوناگونی که در کارش وقفه می‌اندازند روبرو شود.
نمونه‌ای از این وقفه‌ها وقتی اتفاق می افتد که هلن مشغول نوشته ایمیل‌هایش است و دستیارش از او سوال مهمی می‌پرسد. هلن عجله دارد و می‌خواهد هر چه سریع‌تر نامه را ارسال کند، بنابراین  ابتدا سعی می‌کند به نوشتن خود ادامه دهد و توجه‌اش را بین دستیارش و نامه تعویض کند.
سوال دستیارش پیچیده است و هلن برای این‌که جواب مناسبی به او بدهد، باید دست از نوشتن بردارد و توجه‌اش را به سوال معطوف کند. بعد از این که هلن پاسخ دستیارش را بدهد، می‌تواند نوشتن ایمیل‌هایش را ادامه دهد. اما مشکل این‌جاست که او دیگر تمرکز خود را از دست داده ‌است و مدتی طول می‌کشد تا دوباره روی کارش متمرکز شود.
مثال بالا نشان داد که چرا جابه‌جایی میان کارها ناکارآمد است و زمان را هدر می‌دهد زیرا جابه‌جایی چه فعال باشد چه انفعالی، شما ناچار هستید که فرآیند فکر کردن را متوقف کنید تا به موضوعات دیگر بپردازید.
وقتی هلن متوجه شد که نمی‌تواند توجهی را که نوشتن ایمیل و پاسخ دادن به سوال دستیارش نیاز دارد را به آن‌ها اختصاص دهد، دست از کار کشید. مشخصاً، وقتی که جابه‌جایی میان وظایف رخ می‌دهد، تمرکز کردن روی کار جدید و تمرکز دوباره روی کار قبلی، زمان بیشتری نیاز دارد و زمان ارزشمندی شما را هدر می‌دهد که می‌تواند صرف کار مهمی شود.
پس چگونه می‌توان از جابه‌جایی میان وظایف خودداری کرد؟ زیرا حتی اگر با اختیار جلوی جابه‌جایی‌های فعال را بگیریم، باز امکان رخ‌دادن جابه‌جایی‌های انفعالی وجود دارد.

برای تعامل با دیگران زمان مشخصی را اختصاص دهید

فرض کنید مدیر‌عامل یک کسب و کار موفق هستید. چه اقداماتی برای کاهش وقفه‌ها و جابه‌جایی‌ها می‌توانید انجام دهید؟
یکی از علل رایجی که دیگران به صورت مداوم به شما مراجعه می‌کند و در کارتان وقفه ایجاد می‌کنند این مسئله است که آنها نمی‌دانند دقیقاً چه زمانی شما در دسترس هستید و می‌خواهند از فرصت پیش آمده استفاده کنند.
راه حل ساده ای برای چنین مساله‌ای وجود دارد. زمانبندی مشخصی را برای جلسه با همکارانی که مدام به شما مراجعه می‌کنند، تعیین کنید. بدین ترتیب، آن‌ها می‌دانند که دقیقا چه زمانی شما را ملاقات کنند و مسائل خود را مطرح کنند. شما نیز می‌دانید چه زمانی در انتظار مراجعه کننده باشید و چه زمانی می‌توانید بدون وقفه بر کار خود تمرکز کنید.
برای مثال، وقتی هلن برای ملاقات‌های روزانه با دستیارش ساعت 10 را تعیین کرد‌، دیگر از مزاحمت‌های دستیارش خبری نشد.
روش دیگر برای کاهش وقفه‌ها، تعیین زمان مشخصی است که در دفتر خود را به روی هر کارمندی که ممکن است به شما احتیاج داشته ‌باشد، باز بگذارید.
اکثر فروشگاه‌ها و مراکز خرید در تمام ساعات شبانه روز باز نیستند و مشتریان به خوبی می‌دانند که برای رفع نیازهای خود چه زمان‌هایی می‌توانند به ‌آن‌جا مراجعه کنند. شما نیز می‌توانید از همین شیوه استفاده کنید: ساعات مشخصی را در طول روز تعیین کنید که هر کسی تنها در آن زمان‌ها بتواند به شما مراجعه کند.
زمانبندی خود را بر روی در اتاق خود نصب کنید و هم‌چنین آن را برای تمامی افراد شرکت یا سازمان ایمیل کنید. اگر به غیر از مراجعه‌کنندگان حضوری، تعداد زیادی تماس تلفنی نیز دارید که باعث وقفه در کار شما می‌شوند، از روش مشابهی برای مدیریت آن‌ها استفاده کنید. در پیغام‌گیر خود پیامی ضبط کنید و در آن بگویید که چه زمان‌هایی در دسترس هستید و از تماس‌گیرنده بخواهید که در صورت لزوم پیام کوتاهی برای شما بفرستد.

مدیریت برنامه‌ی زمانی و اولویت ها

هفته‌ای که گذشت را بررسی کنید و ببینید چه مدت زمانی را صرف تماشای تلویزیون، خواب و رفت‌و‌آمد به محل کار خود کردید و چقدر واقعا مشغول کار بودید؟
حتی اگر علاقه زیادی به کار خود دارید، باز هم ممکن است متوجه نحوه صرف زمان‌تان نباشید و اینکه چه میزان برای کارتان واقعاً تلاش می‌کنید.
بیشتر افراد تصور درستی از مدت زمانی که برای یک فعالیت صرف می‌کنند ندارند و نمی‌توانند برآورد درستی از زمان داشته ‌باشند. بنابراین برای این‌که کنترل زمان‌تان دست خودتان باشد و وقت خود را هرطور و هرکجا که می‌خواهید سپری کنید، این دو قدم را بردارید:
1. یک جدول زمانی تهیه کنید
2. برای آینده زمان را بودجه‌بندی کنید
در ابتدا، با خودتان صادق باشید و با دقت کامل مشخص کنید که در حال حاضر چگونه زمان خود را سپری می‌کنید و فعالیت‌های مختلفی را که انجام می‌دهید در جدول زمانی خود یادداشت کنید.
به این شکل تصویر روشنی از جنبه‌های مختلف زندگی خود به ‌دست می‌آورید و می‌توانید تشخیص دهید که می‌خواهید کدام بخش‌ها را ارتقاء بخشید. برای مثال زمان بیشتری با خانواده و و دوستان خود بگذرانید یا برای پروژه ی جدیدی که می‌خواهید شروع کنید، ساعات بیشتری را اختصاص دهید.
بعد برای آینده برنامه‌ریزی کنید. اگر تصمیم دارید که وقتی را به ورزش کردن اختصاص دهید یا با کودکان خود وقت بگذرانید آن را به طور مشخص در جدول زمانی خود مشخص کنید و اجازه ندهید هیچ برنامه‌ی دیگری با آن‌چه برایتان مهم است، تداخل پیدا کند.

تغییر عادت چندوظیفگی

حال با مضرات جابه‌جایی میان وظایف آشنا شده‌اید و راه‌کارهایی برای جلوگیری از این جابه‌جایی ها و مدیریت زمان خود آموخته‌اید، نوبت کمک به دیگران فرا رسیده ‌است.
اگر مدیر‌عامل کسب و کاری هستید و بخواهید عادت جابه‌جایی میان کارها را در کارکنان خود از بین ببرید، چه کارهایی به فکرتان می‌رسد؟
در مرحله‌ی اول ممکن است بخواهید جلسه‌ای با حضور همه‌ی کارکنان‌تان تشکیل داده و از نقاط ضعف جابه‌جایی کارها برای آنها صحبت کنید و از آن‌ها بخواهید که بر روی یک کار تمرکز کنند!
اما روش‌های موثرتری برای تغییر عادات مردم وجود دارد. انجام دادن چندکار به صورت هم‌زمان و مشغول بودن تا آخرین حد از توانایی، برای مدت‌‌ها مورد تشویق قرار گرفته ‌است و به خاطر همین تغییر این نگرش و نشان‌ دادن راهکارهای موثرتر برای انجام امور، اصلا آسان نیست و در واقع یک فرآیند است و به یک‌باره اتفاق نمی‌افتد.
بنابراین سعی نکنید که به اجبار کارکنان‌تان را تغییر دهید. الگوی دیگران باشید و فرآیندی شخصی تنظیم کنید تا به کمک آن بتوانید بر کل کسب و کار تاثیر مثبت بگذارید. این گفته‌ی گاندی را به یاد بسپارید: «مظهر تغییری باشید که می‌خواهید در جهان ببینید».
به عنوان مدیر‌عامل یا سرپرست یک بخش، فرآیندی شخصی که برای انجام کارها اتخاذ می‌کنید ممکن است با روش سایرین متفاوت باشد، اما وقتی متوجه می‌شوید استفاده از فرآیند مرسوم نتایج بهتری دارد، دیگران نیز از شما پیروی می‌کنند و عملکرد کل شرکت تحت تاثیر قرار می‌گیرد.
کارمندان متوجه می‌شوند که نحوه‌ی عملکرد شما قابل اطمینان و باثبات است و درصورت نیاز برای پاسخ‌گویی به آن‌ها در دسترس هستید و طولی نمی‌کشد که آن‌ها نیز همین شیوه‌ها را در کار و زندگی خود به‌ کار ببرند.
در تعاملات با شما، مشخص می‌شود که تمرکز کردن بر روی تنها یک کار در یک زمان چقدر اثربخش‌تر و کارآمدتر است و هنگامی که کارمندان‌تان نیز چنین راهی را پیش بگیرند، نتیجه‌ی بهتری حاصل خواهد شد زیرا هیچ اجباری در کار نبوده است و آن‌ها با انتخاب خود این شیوه را برگزیده‌اند. بدین ترتیب با همگانی‌شدن این فرآیند در شرکت، بهره‌وری آن بالا خواهد رفت.