اهمیت طراحی فضای کسب و کار

مطالعات نشان می‌دهد که طراحی فضای کار در موفقیت کسب و کار مؤثر است. بر اساس تحقیق جدیدی که توسط انجمن طراحان داخلی آمریکا (ASID) انجام شده، فضای فیزیکی کسب و کار حتی بر توانایی شما در نگه داشتن نیروهای حاضر و جذب نیروهای جدید مؤثر است. 
اینکه در این مطالعات دریافته‌اند، کارمندان می‌خواهند در فضایی روشـن با تجهیزات و مبلمان مدرن کار کنند، اصلا عجیب نیست. آنها به حریم شخصی احتیاج دارند، اما با این وجود می‌خواهند به راحتی به همکاران‌شان دسترسی داشته باشند. 
قطعاً آرزو کردن همه‌ی این چیزها آسان‌تر از داشتن آنهاست. چون به هرحال کسب و کار شما محدودیتهای مالی هم دارد. اما در درازمدت، هزینه‌ای که به خاطر آسایش کارمندان و ایجاد فضای کاری مناسـب پرداخته‌اید، چند برابر بازده خواهد داشت، پس ارزش ایـن هزینه کردن را دارد. آیا واقعا با ایجاد مانع بر سر راه خلاقیت کارمندان و کم کردن بهره‌وری و شادی آنها صرفه‌جویی می‌کنید! 
در فضای کاری کارآمد، آموزش مبتنی بر تعاون و همکاری و تعامل دائم کارمندان (و نه فقط در جلسات هفتگی طوفان فکری) ترویج می‌شود. کارمندان باید احساس راحتی کنند تا به دفتر همکارشان سری بزنند و اطلاعات یا توصیه هایی از او بخواهند. آنها باید احساس کنند می‌توانند در صورت لزوم به راحتی به مدیران بالادست خود دسترسی داشته باشند. می‌توانند وقتی در راهرو همدیگر را می‌بینند یا برای برداشتن کاغذهای کنار چاپگر می‌روند به سهولت درباره‌ی پروژه‌ها صحبت کنند. همچنین کارمندان باید سرپرستان خود را که در فاصله‌ی سه متری آنها هستند، بشناسند؛ چیزی که همه‌ی کسب و کار‌ها نمی‌توانند به آن مباهات کنند. 
به عبارت دیگر، عنصر کلیدی یک فضای کاری با طراحی خوب آن است که کارمندان همیشه بتوانند از یکدیگر اطلاعات بگیرند. اگر کسب و کار شما می‌خواهد کار گروهی را تشویق کند، طراحی فضای کاری باید تا حد امکان، تعامل غیررسمی دوستانه را آسان‌تر کند. مثلاً یک راه آسان برای این کار، آن است که یک فضای کاری مرکزی برای چاپگرها و دستگاه‌های کپی مشترک، و صندوقهای پستی کارمندان در نظر بگیرید. 
در بسیاری از شهرها، خانه‌ها را در مناطق صنعتی به فضاهای کاری تبدیل کرده‌اند. عجیب نیست که این ادارات فضایی خانگی دارند. کسب و کارهایی که کارشان با خلاقیت عجین است، فضای راحت یک انبار یا اتاق زیر شیروانی را پذیرفته و از آن استفاده کرده‌اند. 
مهم نیست چه نوع ساختمانی را برای محل کار خود انتخاب می‌کنید، آنجا باید طراحی ساده و انعطاف‌پذیری داشته باشـد که با کار شما همخوانی داشته باشد. همچنین باید برای افراد معلول هم امکان دسترسی وجود داشته باشد. اگر به یک ساختمان جدید نقل مکان می‌کنید یا دفترکار جدیدی تاسیس می‌کنید، از کارمندان کلیدی یا رؤسای گروه‌های کاری اطلاعاتی درباره‌ی طراحی ساختمان بگیرید. به این ترتیب وقتی به ساختمان جدید می‌روید، نظرات و کنترلهای قبلی آنها را اعمال خواهید کرد. 

ایجاد یک فضای مناسب برای کارمندان

پارتیشن‌ها بسته به نوع کار، مزایا و مشکلات خود را دارند. اگر کارمندان شما سمتی دارند که تمرکز شدید نیاز دارد، لازمه کارشان داشتن دفتر کاری فاقد عوامل پرت کننده‌ی حواس است. اگر کارمندانی دارید که به خاطر نوع کارشان زیاد با تلفن صحبت می‌کنند، ممکن است مکالمات آنها به طور اجتناب ناپذیری همکاران‌شان را آزار دهد. 
از سوی دیگر، اگر کارمندان شما می‌توانند سر و صدا و حواس پرتی را تحمل کنند، پارتیشن‌بندی یک فضای بزرگ به جای ساخت دفترکارهای جداگانه می‌تواند فرصت خوبی برای ترویج کار گروهی به شما دهد. کارمندان در چنین فضایی برای تبریک موفقیتهای یکدیگر و برگزاری جلسات ایده پردازی راحت‌تر به سراغ هم می‌روند تا اینکه در دفترهای کار جداگانه دور از هم باشند. خصوصاً در فضای کاری فروش این فضاها بسیار ارزشمند هستند. 
حتی اگر به همه‌ی کارمندان خود فقط همین پارتیشن‌ها را اختصاص دهید، نوعی سلسله مراتب که ممکن است در مورد محل مخصوص کارمندان به وجود بیاید، اجتناب ناپذیر است. ممکن است بعضی کارمندان پارتیشن‌های بزرگتری داشته باشند، ممکن است پارتیشن کسی به مرکز نزدیک‌تر باشد یا جای بهتری داشته باشد. فکر نکنید با ایجاد یک فضای بدون در، همه‌ی درخواستهای افراد برای دفترهای خاص از بین می‌رود. مهم این است که فضای کاری اجازه دهد کارمندان کار مولد داشته باشند، اگرچه ممکن است این کار برای مجموعه شما زحمت داشته باشد. اگر کارمند فکر کند در فضایی که به او اختصاص داده شـده است، می‌تواند کارش را به بهترین شکل انجام دهد، چه در دفتر مجزا و چه در پارتیشـن، چنـدان توجه نمی‌کند دیگری در راهرو چه دارد که او ندارد. 

به کارمندان چه آزادی هایی دهیم؟

به کارمندان، چه در دفتر مجزا باشند چه در پارتیشن، اجازه دهید اطراف خود را شخصی کنند. اجازه دهید تا حد معقولی عکسها و وسایل شخصی اطراف خود بگذارند. نه تنها کارمندان بیشتر احساس راحتی و نوعی احساس تعلق خواهند داشت، بلکه شما هم خواهید توانست آنها را بهتر بشناسید، و همکارانشان نیز شناخت بیشتری از شخصیت آنها پیدا می‌کنند. داشتن پارتیشـن یا دفتری که نشان دهنده‌ی شخصیت ساکن آن باشد می‌تواند دوستیها را بیشتر کند، و در نتیجه منجر به کار گروهی کارآمدتری شود. 

برای کارمندان خود چه قوانینی بگذاریم؟

قبل از اینکه اجازه دهیـد کارمندان با هیجان دکور خود را طراحی کنند، قوانین لازم را تعیین کنید و بگویید چه چیزهایی نامناسب است. درباره‌ی تصویر کلی که می‌خواهید کسب و کار شما به ذهن بیاورد فکر کنید. مثلا اگر در حوزه‌ی قضایی، یا در حوزه‌ی خدمات مالی کار می‌کنید، احتمالا می‌خواهید افراد کسب و کار وجهه حرفه‌ای بالایی داشته باشند. از سوی دیگر، اگر در حوزه‌ی کار خلاقانه هستید، احتمالا می‌خواهید خلاقیت در فضا به چشم بیاید. فقط مراقب باشید محدودیتی بیش از حد لازم بر سلیقه‌ی افراد اعمال نکنید، چرا که این کار خلاقیت را از بین میبرد و حتی دلخوری ایجاد می‌کند. 

روشنایی اتاق چه نقشی بر بهره وری کارمندان دارد؟

نور و روشنایی محیط در بهره‌وری کارمندان و همچنین در افزایش روحیه‌ی کارمندان نقش دارد. گزینه‌های متعددی وجود دارد تا بتوان روشنایی مناسب را برای محلهای مخصوص، وظایف خاص، و نیازهای فردی فراهم کرد. خوب است با یک طراح محیط کاری یا متخصص روشنایی مشورت کنید تا تصمیم بگیرید چه نوری برای دفتر شما مناسب است. حتی اگر به محل جدیدی منتقل نمی‌شوید، شاید بخواهید وقت بگذارید و سیستم روشنایی فعلی خود را دوباره ارزیابی کنید تا مطمئن شوید پاسخگوی نیازهای شماست. معمولا نور رایج محیطهای تجاری، نور فلوئورسنت (نور مهتابی) است. البته گزینه‌های دیگری هم وجود دارند. تدارک یک سیستم روشنایی خوب و حساب شده، نه تنها مزایای ارگونومیکی برای سلامت کارمندان دارد، چون کارمندان مدام گردن خود را حرکت نمیدهند تا از تابش شدید نور در امان باشند، بلکه بازده انرژی را بالا می‌برد که باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شـود. به علاوه، گفته می‌شود روشنایی خوب بر افسردگی فصلی (SAD)، که یک دوره افسردگی موقت است که به دلیل کم شدن دوره‌ی روشنایی روز در زمستان ایجاد می‌شود، اثرگذار است. 
واضح است که خشنود کردن همه کارمندان تنها با یک منبع نور ساده مشکل است. با وجود این، باید یک تصمیم کاری محتاطانه بگیرید که به بهترین وجه پاسخگوی نیازهای دفتر باشد. برای آنکه به کارمندان آزادی بیشتری در انتخاب میزان نور بدهید، به هر کارمند یک منبع نور قابل کنترل مثل یک چراغ رومیزی کوچک بدهید. 
نمایشگرهای کامپیوتر را عمود بر منبع نور قرار دهید، تا نور بر نمایشگر منعکس نشود. 

تشکیل دفترکار در فضاهای باز 

آیا تا به حال فکر کرده‌اید چرا به ساختمانهای اداری می‌گویند ساختمان اداری؟ شاید به این دلیل که از دفاتر اداری بسیاری تشکیل می‌شوند. درست است؟ اما این عبارت ممکن است دیگر نام بی‌مسمایی باشـد، زیرا روز به روز کسب و کارهای بیشتری تصمیم می‌گیرند دفاتر کاری را حذف کنند و فضاهای بـاز و بزرگی که با میز و صندلیهایی برای هر کارمند پر میشوند، جایگزین کنند. اگر مطمئن نیستید کدام یک برای کسب و کار شما مناسب است.

ایجاد محیطی خلاق و جذاب برای کارمندان

بعضی کسب و کارها، برای تشویق کار گروهی و ایجاد محیطی خلاق، همینطور کاهش هزینه، دفترهای سنتی را در ساختمان محل کار منسوخ کرده و به جای آن از فضاهای بزرگ باز استفاده می‌کنند. در این حالت، دیواری وجود ندارد. 
حتی به صورت افراطی تر، در بعضی از این کسب و کارها کارمندان میز کار هم ندارند. در عوض، میزهای چرخانی دارند که هر روز به جای متفاوتی می‌روند تا روحیه‌ی خلاقیت و ابتکارشان تقویت شود.
فضاهای باز کاری با مبل راحتی و کاناپه هایی تکمیل می‌شود که کارمندان را تشویق می‌کند با هم صحبت کنند. هدف این است که افراد بیشتر با هم ارتباط داشته باشند و در پروژه‌های مشارکتی با هم همکاری کنند. 
اگرچه ممکن است نگران سروصدا باشد، مدافعان این طرح عقیده دارند سروصدا مشکل چندانی ایجاد نمی‌کند. اگر چه میز کاری ندارید که بشود گفت مال شماست، شما این انعطاف را دارید که صندلی خود را کنار همکارتان ببرید و همیشه با آنها کار کنید. 
مزیت دیگر آن است که مدیران ارشد در کنار کارمندان خود و در سنگر آنها کار می‌کنند. در بیشتر مواقع، مدیران دفتر کار مخصوص به خود ندارند و کاملا در دسترس همکاران و کارمندان هستند. 

چطور دفاتر سنتی کسب و کار را بهینه سازی کنیم؟ 

همه با برداشتن دیوارها راحت نیستند. همچنین طراحی سنتی دفتر کار اداری برای بسیاری از شغلها مناسب است. شما می‌توانید با ایجاد دفاتر کاری خصوصی و کوچک که به سالن مشترکی برای برگزاری جلسات منتهی می‌شوند، دفاتر سنتی را تعدیل و بهینه سازی کنید.
واضح است که دفاتر کار فردی مزایای خود را دارند، وگرنه امروز تا این حد رایج نبودند. هر وقت کارمندان احتیاج به خلوت داشـته باشـند تا بر مسئله‌ای تمرکز کنند یا تماس تلفنی داشته باشند، می‌توانند در را ببندند. 

جلسات خود را در چه فضایی برگذار کنیم؟ 

چه فضایی کاملاً باز داشته باشید، چه آن را پارتیشن‌بندی کرده باشید، به اتاقهای کنفرانس هم، مثل فضاهای جلسات غیررسمی، که گاهی به نامهای فضای راحتی، آزاد کردن فشـار، و آرامش هم خوانده می‌شوند، احتیاج دارید. فضاهای جلسات غیررسمی کارمندان را تشویق می‌کند علاوه بر جلسات زمان‌بندی شده، جلسات خودجوش و فوری نیز داشته باشند.