ارتباط درست با کارمندان

ارتباط کارآمد تقریباً در تمام کارهای شخصی و حرفه ای کلید موفقیت شماست. شما باید قادر باشید منظور خود را به گونه‌ای بیان کنید که بدون توهین به دیگران، آنها را متوجـه دیدگاه خود کنید. خواه با تک تک آنها ملاقات کنید، بازخورد بدهید و یا یک جلسه‌ی طوفان فکری برگزار کنید؛ توجه کنید که پیام شما باید روشن و قانع کننده باشد. 
اما ارتباط یک مسیر دوطرفه است. چیزی نیست که یک نفر بگوید که چگونه کار می‌کند، چیزی است که اتفاق می‌افتد. کارمندان شما نیاز دارند احساس کنند می‌توانند با شما ارتباط برقرار کنند و می‌توانند به شما بازخورد و پیشنهاداتی که می‌خواهید بشنوید را ارائه دهند. البته شما نمی‌خواهید از آنها به طور مداوم شکایت دریافت کنید، بلکه می‌خواهید آنها احساس کنند می‌توانند با دغدغه‌ها و ایده‌های خود نزد شما بیایند بدون اینکه نادیده گرفته شده و یا با عواقب ناگواری مواجه شوند. 
شما اسلحه‌ای سری در اختیار دارید که بیشتر افراد از آن غافل اند؛ این اسلحه همان مهارتهای شنیداریتان است. همچنین درمی یابید که چگونه پیامهای موردنظرتان را با موفقیت ارسال کنید و از همه مهمتر اینکه چگونه به کارمندان خود القا کنید که با شما ارتباطی فعال داشته باشند. 

عواقب خوب گوش ندادن 

شما ممکن است سخنورترین فرد روی زمین باشید، اما اگر به اطرافیان خود گوش ندهیـد، در برقراری ارتباط موفق نخواهید بود. در عوض، به سادگی یک ارتباط یک طرفه مداوم را ارائه می‌دهید. اگر شما به افراد گوش ندهید، آنها نیز فقط تا مدت کوتاهی به شما گوش می‌دهند. 
می‌دانید که وقتی افراد به شما گوش نمی‌دهند چه شکلی می‌شوند. خمیازه می‌کشند و به دنبال یک چیز جذاب به اطراف اتاق نگاه می‌کنند. روی صندلیهای خود آرام نمی‌گیرند. دست به سینه نشسته و از شما دوری می‌کنند و حتی ممکن است گاه به گاه صدای «آهی» بشنوید، یا حتی بگویند: "اگر صحبتهای شما تمام شد.."  

عواقب خوب گوش ندادن به کارمندان

این گونه با کارمندان خود رفتار نکنید. اگر آنها احساس کنند که شما شنونده‌ی خوبی نیستید، برای ارائه‌ی پیشنهادات و انتقادات، یا حتی گزارش وضعیت نزد شما نخواهند آمد. کارمندان ارزشمندترین دارایی کسب و کار هستند. آنها همیشـه در سنگرها حاضر هستند، شما نیاز دارید که آنها به بهترین وجه ممکن به مشتریان خدمت‌رسانی کنند. 
علاوه بر این، هرگاه بدانید یک نفر به حرفهای شما گوش میدهد و آنچه می‌گویید برایش جذاب است، آیا احساس مهم بودن نمی‌کنید؟ یک نفر مراقب افکار، تجربه‌ها و عقاید شماست. می‌خواهید کارمندان‌تان همیشه با حس خوب از دفتر خارج شوند. حتی اگر بازخورد مثبتی به آنها نداده. 

خصوصیات یک شنونده خوب: 

• تمرکز کامل بر روی حرفهای طرف مقابل. وقتـی دارید حرف می‌زنید، طرف مقابل ایمیل خود را چک نکند، تلفن جواب ندهد، بـا افراد ناخوانده ملاقات نکند، در هنگام صحبت کردن شما کارهای اداری انجام ندهد. شما باید در مرکز تمرکزش باشید. 
  
• حرف شما را قطع نکند. او نباید جملات شما را نیمه تمام بگذارد؛ حتی اگر شما در پیدا کردن کلمات درست با مشکل مواجه شوید. همچنین نباید در حین مکالمه موضوع را عوض کند. 
  
• اعتماد به شما و داشتن یک رابطه‌ی خوب. حتی اگر به چشمان او نگاه نکنید، یک شونده خوب شما را به تبادل افکارتان تشویق می‌کند. می‌دانید که او در مورد آنچه می‌گویید قضاوت نخواهد کرد؛ فقط گوش میدهد و فقط در صورتی که از وی خواسته شود سخن می‌گوید. 
  
• درباره‌ی چیزی که فرد می‌گوید پیش داوری نکند. شنونده‌ی خوب درباره‌ی جایی که دیگری از آنجا آمده فکر می‌کند و سعی می‌کند دیدگاه وی را درک کند، حتی اگر با عقیده‌ی شخصی آنها متفاوت باشد. 
  مهارتهای خوب گوش دادن در شناسایی کارمندان به شما کمک می‌کند. اگر فقط به آنها گوش کنید می‌توانید به چیزهای زیادی درباره‌شان پی ببرید، اهداف شغلی آنها، آنچه برای ترقی نیاز دارند، یا عوامل استرس زای زندگی آنها که روی عملکرد شغلی‌شان تأثیرگذار است، همه را می‌توانید از بین حرفهای آنها متوجه شوید. در نتیجه، گوش دادن اغلب پیش نیاز راضی نگه داشتن کارمندان است. 

مهارت شنیداری ذاتیست یا اکتسابی؟

شنونده‌ی خوبی باشـید و به کارمندان خود توجه کنید، می‌توانید از خروج کارمندان ارزشمندتان جلوگیری کنید. 
حتی اگر به طور طبیعی شنونده‌ی خوبی نیستید، می‌توانید آن را تمرین کنید. گوش دادن یک استعداد مادرزادی نیست که از بدو تولد با شما باشد، بلکه یک مهارت اکتسابی است که می‌توانید آن را پرورش دهید. 
اگر شما بخواهید شنونده خوبی باشید، قبلاً نیمی از راه بهبود مهارتهای شنیداری را پیموده‌اید. چگونگی پیمودن بقیه‌ی راه را می‌توانید در اینجا بخوانید: 

• از افکار پریشان دوری کنید. مهم نیست کجا هستید، روی شخصی که در حال صحبت با او هستید تمرکز کنید. حتی اگر در حال مرور کردن مسائل زیادی در ذهن خود هستید، از جمله گزارشی که باید ظرف یک ساعت آینده آماده کنید و یا مشکلات روزانه خود، به هیچ کدام فکر نکنید. اگر ذهن شما پریشان باشد، ممکن است یک نکته‌ی بسیار مهم را فراموش کنید، در نتیجه مجبورید نسبت به زمانی که اگر از ابتدا با دقت گوش می‌کردید، وقت بیشتری را صرف حل مسئله کنید. 

یک مدیرقدرتمند باید خوب گوش بدهد

شاید شما به‌ایده همکار زیاده گوی خود که درباره‌ی هدایت یک پروژه است زیاد توجه نکنید و وقتی که صحبت وی درباره‌ی پروژه کامل شـد، متوجه شوید که هرگز نمی‌خواستید پروژه به آن شکل تمام شود و پیشنهادی داشته‌اید. دیگر برای انتخاب روش مدیریت این پروژه خیلی دیر شده است! اگر همان ابتدا به همکار خود کاملا توجه می‌کردید، می‌توانستید از بروز مشکل جلوگیری کنید. 
اکثر افراد هنگامی که شما به حرفشان گوش نمی دهید متوجه می‌شوند. 

• حرف کسی را قطع نکنید. این یکی بسیار سخت است، مخصوصاً وقتی که شما عصبانی باشید. جملات کسی را کامل نکنید، و زمانی که او میخواهد نفس بکشد توی حرفش نپرید. سخنران باید احساس کند که می‌تواند مکث کند بدون اینکه منبر سخنرانی خود را از دست بدهد. 
  
• بازخورد بدهید. منظور، بازخورد غیر شفاهی است که به شخص نشان دهد شما در حال گوش دادن هستید. سرتان را در زمانهای مناسب تکان دهید. ما بين حرف سخنران حرف مختصری بزنید. از حرکات بدن شامل دست و صورت و سر استفاده کنید. تماس چشمی برقرار کنید. هیچ چیز برای یک انسان بدتر از حرف زدن با یک دیوار آجری و بی‌روح نیست، کسی که با شما در حال صحبت کردن است نیاز دارد که ببیند مخاطب وی به حرفهای او گوش می‌دهد. 
  
• حدس نزنید. ممکن است فکر کنید که می‌دانید شخص درباره‌ی چه چیزی می‌خواهد صحبت کند، اما بهتر است این کار را نکنید. ذهن خود را باز نگه دارید و سعی کنید حدس نزنید. اگر نمی‌فهمید که فرد چه می‌گوید، بپرسید و آنچه شنیده‌اید را تفسیر کنید و از وی بخواهید شفاف سازی کند. 
  
• قبل از پاسخ دادن فکر کنید. هنگامی که فرد مکث کرده است، وسط حرفش نپرید. واقعاً درباره‌ی چیزی که او گفته فکر کنید (نه، تا زمانی که او دارد حرف می‌زند نباید پاسختان را ارائه دهید!)، کلمات خود را با دقت انتخاب کنید. 
  حتی اگر از پشت تلفن به حرف کسی گوش میدهید و او نمی‌تواند شما را ببیند، ‌ایمیل خود را چک نکنید یا کشوهای میزتان را تمیز نکنید. 

عواقب عدم ارتباط درست با کارمندان

با کارمندان خود ارتباط برقرار نمی‌کنید چون فکر می‌کنید وقت ندارید و زمان برای شما در بلندمدت هزینه بر است. اگر برای پی بردن به آنچه اتفاق می‌افتد با کارمندان خود به صورت منظم جلسـه نمی‌گذارید، این عمل شما علاوه بر اشتباهات و از دست دادن فرصتها، ضعف روحیه و نیز ضعف عملکرد شغلی در پی خواهد داشت. 
در بهترین حالت، برقراری ارتباط خوب با کارمندان، هم به آنها و هم به شما در رفع استرس کمک می‌کند. به عنوان مثال، فرض کنید کارمندان شایعاتی درباره‌ی ادغام احتمالی شنیده‌اند و شما نیز می‌دانید که این ایده مطرح و دور انداخته شده است. 
کارمند شما می‌تواند بنشیند و نگران چیزی باشد که قرار نیست اتفاق بیفتد. اما اگر با شما احساس راحتی می‌کرد، برای بحث در مورد نگرانیهای خود به سراغتان می‌آمد. 
شما باید اجازه دهید کارمندان بدانند که همیشه در دسترس هستید و به صحبت کردن با آنها تمایل دارید، شما باید با آنها صحبت کنید. 
واضح است که پی بردن به آنچه در زندگی کاری کارمندان اتفاق افتاده زمان بر است. شما در بلندمدت در وقت خود صرفه‌جویی کرده و مجبور نیستید به بحرانهای غیرواقعی واکنش نشان دهید. فعال بودن همیشه بهتر از انفعالی بودن است. 

ارتباط خوب با کارمند چه فایده ای دارد؟

اگر به خوبی ارتباط برقرار کنید، باید بتوانید اهداف مشترک‌تان را برای کارمندان روشن کنید. همه می‌خواهند بدانند که چرا کاری را انجام می‌دهند، و چگونگی تأثیر کارهای خود بر هدف کلی‌تان را ببینند. دیدن چیزهایی که برای رسیدن به یک هدف خاص سرهم‌بندی می‌شوند هیجان انگیز است. اگر این کار را انجام دهید، کارمندان خود را تشویق کرده‌اید که کارشان را به خوبی پیش ببرند. 
لازم نیست ارتباط حتماً به صورت رسمی باشد. در واقع، روز به روز شاهد بهتر شدن کارکرد ارتباطات غیررسمی هستیم. شما می‌خواهید کارمندان احساس کنند که همیشه می‌توانند برای بحث و گفتگو در مورد نگرانیهای خود با شما در تماس باشند یا حداقل یک وقت ملاقات بگیرند.
ممکن است تعجب کنید که یک سازماندهی خوب در وقت، چگونه می‌تواند در برقراری یک ارتباط کارآمد نقش ایفا کند. هنگامی که وقت خود را سازماندهی کردید، تمایل دارید که از طریق تعریف هدفتان در مورد همه چیز فکر کنید و آنچه می‌خواهید بگویید را برنامه‌ریزی کنید. 

چرا یک مدیر بایدانعطاف‌پذیر و در دسترس باشد؟ 

شما به عنوان یک مدیر باید در دسترس کارمندان خود باشید. اگر کارمندان نتوانند با شـما در تماس باشند، با مشکل مواجه می‌شوید. اگر این طور فکر نمی‌کنید، کافی است به یاد بیاورید آخرین باری که نیاز به یک پرسش و پاسخ فوری داشتید، اما هیچ کس در دسترس‌تان نبود چه احساسی داشتید؛ تماس‌های تلفنی مکرر اما بدون پاسخ و یا در انتظار جواب یک ایمیل نشستن، نگذارید کارمندان هم این حس را تجربه کنند. 

سیاست در باز چیست؟ + توضیحات

اگر از سیاست در باز پیروی می‌کنید باید به کارمندان کمک کنید که گفتگوی راحتی را با شما داشته باشند، طوری که در هر زمان به سادگی بتوانند به دفتر شما آمده و با استقبال شما مواجه شوند. تنها گفتن اینکه این سیاست را دارید کافی نیست. وقتی کارمندان به سراغ شما می‌آیند، تا جایی که می‌توانید به آنها کمک کنید. اگر واقعا زمان مناسبی نباشد پس از اینکه فهمیدید آنها چه می‌خواهند، برای نشان دادن اضطرار موقعیت، وقت ملاقاتی برایشان تعیین کنید. 
شـما تنها کسی نیستید که مشغله دارد. ارتباط با کارمندان کمک می‌کند از اینکه همه چیز درست انجام می‌شود، مطمئن شوید، از اینکه آنها از هر اشتباهی درس می‌گیرند، و از اینکه رفتار نامناسب نتیجه‌ی بحرانهای مستمر نیست. 

چطور 20 درصد از وقت خود را صرفه جویی کنیم؟

یک راه برای اطمینان از اینکه زمان کافی برای ملاقات با کارمندان دارید، این است که در برنامه‌ی خود برای کارهای پیش‌بینی نشـده مقداری زمان باقی بگذارید. شما نیاز به مقداری زمان برنامه‌ریزی نشده دارید تا برای جلسه‌های پیش‌بینی نشده در دسترس باشید. اگر شما مدیر هستید، روزانه حداقل ۲۰ درصد از زمان خـود را به کارهای پیش‌بینی نشده اختصاص دهید. 
بعد از اینکه برای ملاقات با کارمندتان برنامه‌ریزی کردید، مطمئن شوید که می‌توانید به قول خود عمل کنید. تغییر زمان ملاقات با کارمندانتان به این معنی است که چیزی مهم‌تر از آنها وجود دارد. البته اگر این یک مورد اضطراری باشد و به صورت یک استثنا اتفاق افتاده باشـد، باعث تضعیف روحیه نمی‌شود. شما باید همیشه در دسترس باشید، حداقـل برای اینکه توضیح دهید چرا نمی‌توانید برای ملاقات حاضر شوید. افراد باید بتوانند روی شما حساب کنند. 

اهمیت نحوه برخورد در ارتباطات + نکات کلیدی

منظورتان را بیان کنید و بدانید که نحوه‌ی برخوردتان در هنگام حرف زدن، در برقراری ارتباطی کارآمد نقشی حیاتی ایفا می‌کند. 
خانمی را می‌شناسم که دقیقا می‌دانست چه چیزی را می‌خواهد به یکی از کارمندانش بگوید، اما در مورد انتخاب کلماتی که برای تشریح ایده‌اش باید به کار می‌برد فکر نکرده بود. کارمند از او رنجید و او با تعجب به این فکر می‌کرد که کجای کارش ایراد داشت. سعی کنید این اشتباه را مرتکب نشوید. 

3 نکته مهم در مورد حرف زدن و آنچه که می‌خواهید بگویید: 

• کلمات خود را با دقت انتخاب کنید. کلماتی را انتخاب کنید که منظورتان را درست منتقل کنند. اگر منظورتان این است که کارمندتان باید نسبت به عملکرد خود تجدیدنظر کند، نگویید: "ما مشکلی با عملکرد شما داریم و مایلیم آن را برطرف کنید"  بگویید:"  نسبت به عملکرد شما هنوز نگرانیهایی باقی مانده، و مـا باید به کمک هم فوراً آنها را برطرف کنیم." (البته، اگر خطر اخراج شدن کارمندتان را تهدید می‌کند، نباید اولین باری باشد که این جمله‌ها را می‌شنود.) 
  
• بدانید که لحن صدای شـما چگونه است. آیا خیلی تند حرف می‌زنید؟ یا خیلی بلند؟ نگذارید احساسات بر پیامتان تأثیر بگذارد. شما باید معتبر جلوه کنید. اگر شما بیش از حد احساسی ظاهر شوید، کارمندتان بیشتر به آن توجه می‌کند تا به پیامی که ارائه می‌دهید. 
  
• خاص باشید. اگر می‌خواهید کاری مانند یک گزارش وضعیت هفتگی، انجام شود، بدون درخواست انجام ندهید. به کارمندان خود بگویید که چه می‌خواهید و به چه شکل و اینکه فکر می‌کنید که او چگونه می‌تواند به شما کمک کند. اگر انتظارات خود را واضح بیان نکنید، ممکن است کارمندان شما در درک منظورتان دچار اشتباه شوند و در این مورد آنها مقصر نیستند. 
  به رسمیت شناخته کسانی که ارتباط کارآمدی برقرار می‌کنند، علاوه بر گوش دادن، دیدگاه‌های دیگران را و به نظرات آنها احترام می‌گذارند، حتی اگر با آنها مخالف باشند. آنها برای توضیح هر چیزی که از آن مطمئن نیستند از علایم غیر کلامی نیز استفاده می‌کنند. آنها قاطعانه و بدون پرخاشگری انتقادات خود را ارائه می‌دهند.