ارزیابی کارمندان در کسب و کار

چگونه کارمندان را ارزیابی کنم؟

برای ارزیابی کارایی، مثل هر چیز دیگری در زندگی، راه درست و راه غلط وجود دارد. بهتر است آن را به روش درست انجام دهید. 
بعضی از مدیران نگاهی کوته نظرانه به ارزیابی کارایی دارند:  چطور می‌توانم این کار را هرچه سریع‌تر انجام دهم و برگردم سرکار خودم؟ و در شتاب خود برای به سرعت پشت سر گذاشتن این کار مهم، چند نمونه از کارایی‌هایی  اخیر را الگو قرار می‌دهند و تمام ارزشیابی را بر مبنای آن انجام می‌دهند و از آنجا که بعد از ارزیابی برای کارمندها وقت نمی‌گذارند تا نقاط قوت و ضعف آنها را به آنها منتقل کنند. همه  کارمندها از این ماجرا وحشت دارند. این روش درست ارزیابی کارمندها نیست. 

فرایند ارزیابی کارایی بسیار وسیع‌تر از صرفاً بخش مکتوب آن است. در زیر پنج گام اساسی در فرایند ارزیابی آمده است. موقع ارزیابی کارمندها این پنج گام را در نظر داشته باشید.  
1- استانداردها، توقعات و اهداف را تعیین کنید. 
پیش از آنکه از کارمندها انتظار داشته باشید به اهداف مورد نظر شما برسند یا توقعات شما را برآورند، باید اهداف و توقعات مورد نظر خود را به آنها منتقل کنید و برای اندازه‌گیری کارایی آنها استانداردهایی مشخص کنید و بعد باید این اهداف، توقعات و استانداردها را به کارمند اطلاع دهید. این کار باید قبل از ارزیابی انجام شود و نه بعد از آن به کارمندهای خود بگویید چگونه آنها را ارزیابی می‌کنید. فرمهای ارزیابی را به آنها نشان دهید و روش کار را توضیح دهید. 
مطمئن شوید که شرح وظایف شغلی واضح و خالی از ابهام است و هم خودتان و هم کارمند، استانداردهای موردنظر را به خوبی درک می‌کنید. این یک مسیر دو طرفه است. مطمئن شوید که موقع تعیین هدف و استانداردها، هدفهای کارمندها را هم شنیده اید. 
2- به صورت پیوسته و مشخص به کارمندها اطلاع‌رسانی کنید. 
مچ کارمندها را موقعی که کار خود را خوب انجام می‌دهند بگیرید و اگر کار خود را بد انجام می‌دهند، نظر خود را به آن‌ها منتقل کنید. این اطلاع‌رسانی اگر به صورت متناوب و معمول انجام شود، بسیار مؤثرتر از آن است که آن را برای یک بار در سال بگذارید. بدین ترتیب موقع ارزیابی کارایی رسمی نظرات مثبت و منفی شما در مورد کارمند برای او تعجب برانگیز نخواهد بود. 
3- فرم رسمی ارزیابی کارایی را به صورت مکتوب تهیه کنید. 
هر کسب و کار برای ارزیابی کارایی رسمی نیازهای متفاوتی دارد. بعضی از ارزیابی‌ها شامل فرمهای ساده و تک صفحه‌ای هستند که برای تکمیل آن فقط باید گزینه‌هایی  را علامت بزنید. ارزیابی های دیگر شامل فرمهای چندین صفحه‌ای مفصل هستند که نیاز به پاسخهای تشریحی دارند. فارغ از نیازهای خاص کسب و کار شما، ارزیابی کارایی رسمی، باید خلاصه‌ای از اتفاقات مهم دوره ارزیابی را نمایش دهد، اتفاقاتی که قبلا درباره‌ی آنها با کارمندان خود صحبت کرده‌اید. برای نظرات خود مثال بیاورید تا ارزیابی برای کارمندان بامعنا شود. همچنین رابطه‌ی موضوع‌ها را با اهداف، توقعات و استانداردهایی که در گام اول تعیین کرده‌اید حفظ کنید. برای پی بردن به واقعیت، کارمندان را وادار کنید تا فرم ارزیابی کارایی خود را خودشان پرکنند. بعد نظرات خود را با نظرات کارمند مقایسه کنید. اختلافاتی که می‌بینید می‌توانید موضوع بحث شما با کارمندتان باشد. 
4- شخصاً با کارمندان ملاقات کنید برای بحث درباره‌ی ارزیابی کارایی. 
برای اینکه پیام خود را به کارمندانتان برسانید، هیچ راهی بهتر از برخورد مستقیم نیست. کمی از وقت ارزشمند خود را برای ملاقات با کارمندها و صحبت درباره‌ی ارزیابی کارایی آنها کنار بگذارید. این وقت برای هر کارمند نباید کمتر از یک ساعت باشد. هرچه بیشتر وقت بگذارید، نتیجه‌ی بهتری می‌گیرید. در محیطی آرام و به دور از مزاحمت جلسه بگذارید. با کارمند خصمانه برخورد نکنید. حتی وقتی درباره‌ی مشکلات کارایی کارمند صحبت می‌کنید، بحث را معطوف به روش‌هایی  بکنید که با مشارکت کارمند و خودتان می‌توان این مشکلات را برطرف کرد. 
5- اهداف، توقعات و استانداردهای جدید تعیین کنید. 
جلسه‌ی ارزیابی کارایی رسمی فرصتی در اختیار شما و کارمندها می‌گذارد تا از مسایل اجتناب ناپذیر روزمره فاصله بگیرید و نگاهی به نمای وسیع کار بیندازید. بدین ترتیب هر دو فرصت می‌یابید تا اموری را که به خوبی پیش رفته یا نرفته است، مرورو درباره‌ی آن‌ها بحث کنید. براساس این سنجش می‌توانید برای دوره‌ی ارزیابی بعدی اهداف، توقعات و استانداردهای جدیدی را تعیین کنید. در اینجا آخرین گام ارزیابی کارایی رسمی این دوره مبدل به نخستین گام ارزیابی کارایی دوره‌ی بعد می‌شود. 

ارزیابی‌های کارایی به چه صورت انجام می شود؟

اگرچه اغلب ارزیابی‌های کارایی رسمی در دوره‌های شش ماهه یا یک ساله انجام می‌شود، اما به عنوان یک مدیر باید در فواصل این دوره‌ها مرتب و به طور غیررسمی نظرات و برداشتهای خود را به کارمندها منتقل کنید. اگر متوجه شوید کارمند کاری را درست انجام می‌دهید، این را به او بگویید، در همان موقع، نگذراید یک سال بعد. درباره‌ی این موضوع بحث کنید. همچنین اگر کارمند اشتباه عمل می‌کند همان موقع این موضوع را به او اطلاع دهید و نگذارید کهنه شود. 

ضعف کارایی را چطور برطرف کنیم؟

بسیار مهم است که موارد ضعف کارایی را پیش خود در یک گونی انبار نکنید تا بعدها در آینده آنها را بر سر کارمند بریزید. این روش تأثیر چندانی بر بهبود کارایی کارمندان ندارد و از آن گذشته از احترام آنها نسبت به شما می‌کاهد. 

خطاهای رایج ارزیاب‌ها یا مدیران در کسب و کار

ارزیاب‌ها به راحتی ممکن است در جریان ارزیابی دچار لغزشهایی شوند. برای پرهیز از این لغزشها، خطاهای رایج ارزیابها را در خاطر داشته باشید. 

• پدیده‌ی هاله:  این خطا موقعی رخ می‌دهید کارمند در زمینه‌ی خاصی از فعالیتهایش به قدری خوب است که مشکلات او را در زمینه‌های دیگر کارایی‌اش نادیده می‌گیریم. به طور مثال ممکن است به بهترین فروشنده‌تان (که بخش عمده‌ای از رشد درآمد شرکت را ایجاد می‌کند) امتیاز بالایی بدهید، در حالی که او حاضر نیست گزارش‌ها و اسنادش را در زمان تعیین شده تکمیل کند و ارائه دهد. یعنی بی‌انضباط است. 
  
• پدیده‌ی چنگال دو شاخه: دقیقا برعکس پدیده‌ی هاله است. یعنی ضعف کارمند در یک زمینه باعث می‌شود در مورد کل کارایی او نظر منفی داشته باشید. به طور مثال:  دستیار اداری شما در ماههای پیش از ارزیابی کارش را به خوبی انجام داده است، اما هفته پیش، یک پیشنهاد فروش را به موقع به مشتری ارائه نکرده است. این نباید باعث شود که کل کارایی مثبت آن کارمند زیر سؤال برود. 
  
• کلیشه‌سازی: یعنی موقعی که اجازه می‌دهید برداشتهای از پیش تعیین شده‌تان در مورد کارمند، ارزیابی شما را دیکته کند. به طور مثال شاید این اعتقاد را داشته باشید که مونتاژکارهای قطعات الکتریکی‌ زن بهتر از مردان عمل می‌کنند. این تصور کلیشه‌ای باعث می‌شود ناخودآگاه به کارمندان زن امتیاز بیشتری بدهید و مردهای مونتاژ کار از نظر شما دور بمانند. 
  
• مقایسه: وقتی دو کارمند را همزمان ارزیابی می‌کنید، اغلب وسوسه می‌شوید که کارایی آنها را با هم مقایسه کنید. اگر کارمندی کارایی ویژه و بالایی داشته باشد، ممکن است کارمند دیگر ضعیف به نظر شما برسد. در حالی که سطح کارایی مناسبی دارد، یا اگر کارمندی کارایی بسیار ضعیفی دارد، ممکن است به نظرتان برسد که کارایی کارمند بسیار بالاست. ارزیابی شما از کارایی هر کارمند باید مستقل باشد و نسبت به کارایی کارمندهای دیگر سنجیده نشود. 
  
• آینه: به شکل طبیعی هر کس از کسانی خوشش می‌آید که بیشتر از دیگران به او شبیه باشند. برای همین ممکن است به کارمندانی که به شما شبیه‌ترند، امتیاز بالایی بدهید و به آنها که با شما تفاوت دارند امتیاز پایین. از این کار پرهیز کنید. 
  
• آدم خوب: یکی از دلایل ترس مدیران از انجام ارزیابی کارایی این است که مجبور میشوند نقایص کارمندهایشان را شناسایی کنند و بعد درباره‌ی این نقص‌ها با آنها صحبت کنند. چراکه ترجیح می‌دهند درنظر کارمندانشان آدم مهربانی باشند. هیچ مدیری خوشش نمی‌آید  به کارمندش خبر بد بدهد. اما این کار به شدت ضروری است و گرنه به نقاط ضعف خود پی نمی‌برند و نمی‌توانند آنها را اصلاح کنند. 

چه موقعی ارزیابی، خوب پیش می‌رود؟ 

تجربه‌ی ما نشان میدهد که به ندرت ارزیابیهای کارایی کارمندان، خوب انجام می‌شود. اغلب به خوبی مکتوب نمی‌شود. مثال‌ها و برداشتها مثبت نمی‌شوند، و از آن مهم‌تر به ندرت وقت و توجه کافی به بحث با کارمند درباره‌ی کارایی او اختصاص داده می‌شود. نتیجه این است که اغلب ارزیابی کارایی آن تأثیری را که مدیران توقع داشته‌اند، ندارند. 
ممکن است فرایند ارزیابی برای هر دو طرف با ترس همراه باشد. مدیران معمولاً احساس می‌کنند برای انجام این کار ضعف دارند. کارگران هم معمولاً اطلاعاتی را که برای بهبود کار خود لازم دارند به دست نمی‌آورند. از همه اینها گذشته، بخش عمده‌ای از فشار ناشی از این است که اغلب شرکتها افزایش دستمزد را وابسته به نتایج ارزیابی کارایی کرده‌اند. 

چرا ارزیابی ها نتیجه مناسبی نمی‌دهد؟ 

هر چند فرایند ارزیابی کارایی ساده است، اما حجم فعالیت لازم برای انجام آن بسیار بیشتر از آن است که سالی یک بار یک فرم سه صفحه‌ای را پر کنید و بعد یک جلسه پانزده دقیقه‌ای با کارمندها بگذارید و نتایج ارزیابی را به آنها اعلام کنید. فرایند ارزیابی از روز استخدام کارمند آغاز می‌شود و هر روز با بررسی گزارشهای کارمندها ادامه می‌یابد و تا روزی که آن کارمند با شما کار می‌کند، ادامه دارد. 
فرایند ارزیابی شامل تعیین هدف با کارمندها، زیر نظر گرفتن کارایی آنها، مربی‌گری، پشتیبانی، مشاوره و ارائه‌ی بازخورد مداوم در مورد کارایی آنها است. اگر قبل از برنامه‌ی ارزیابی کارایی سالانه این کارها را کرده باشید، خود به خود  می‌بینید که جلسه‌ی ملاقات شما با کارمندتان شامل مرور رضایت بخش رشد آن کارمند خواهد بود. 

باز خورد ندادن به کارمند ها چه زیان هایی به بار میاورد؟

از آن مدیرانی نباشید که از ارائه‌ی بازخورد مداوم در مورد کارایی کارمندها فرار می‌کنند و منتظر برنامه‌ی ارزیابی سالانه می‌مانند. با این کار احتمال بالایی وجود دارد که در طول سال کارها غلط انجام شود و یا برنامه‌ها منحرف شود اگر نظامی برای پیگیری پیشرفت کارمندان نداشته باشید، زمانی متوجه این خطاها می‌شوید که خیلی دیر شده است و ممکن است به جای آموزش پرسنل زیر چشمشان یک بادمجان بکارید. 
ندادن بازخورد کافی به کارمندها عارضه‌ی دیگری هم دارد. چرا که اگر پیوسته به آنها نقصهایشان را متذکر نشوید، همه را جمع و یک دفعه بر سرشان خالی می‌کنید. تأکید می‌کنیم که این روش درست و مؤثری نیست. با این کار به جای تقویت رفتارهای مناسب و کاهش رفتارهای نامطلوب، کارمندها را گیج و آشفته به جا می‌گذارید، بی‌آنکه بدانند از کجا خورده‌اند. 

اگر می‌خواهید ارزیابی غافلگیر کننده نباشد آماده‌سازی کنید

اگر به عنوان یک مدیر کار خود را درست انجام دهید، جایی برای غافلگیری برای کارمندانتان وجود نخواهد داشت. ارتباط و تماس خود را با کارمندها حفظ کنید و نظراتتان را نسبت به پیشرفتشان به آنها بگویید. در این صورت وقتی برای بررسی عملکرد سالانه رسمی با هر کارمند جلسه می‌گذارید، حرف تازه‌ای برای گفتن ندارید و فقط نظراتی را که در طول سال به کارمند ارائه داده‌اید  جمع‌بندی می‌کنید. حفظ این رابطه باعث می‌شود که در جلسه‌ی سالانه بیشتر بر نکات مثبت و تقویت آنها تأکید کنید.
بسیار مهم است که برای ارزیابی کارمندها آماده باشید. 
بسیاری از مدیران مثل مصاحبه‌ی استخدامی، آماده‌سازی برای بررسی نتایج ارزیابی را برای لحظات آخر می‌گذارند و بنابراین آماده نیستند. ارزیابی کارایی کاری است که باید در تمام طول سال جریان داشته باشد. هر وقت در طول سال متوجه ضعفی در کارایی کارمندی شدید، آن را یادداشت و در پرونده‌ی آن کارمند بایگانی کنید. همچنین هر وقت کارمند کارکردی استثنایی از خود نشان می‌دهد، این موضوع را به او بگویید. آن را هم یادداشت و در پرونده‌ی کارمند بایگانی کنید. بنابراین وقتی نوبت به جلسه‌ی ارزیابی کارایی سالانه می‌رسد، پرونده‌ی هر کارمند را بررسی می‌کنید و اطلاعات بسیار زیادی در مورد کارکرد او در طول سال به دست می‌آورید. این کار هم ارزیابی را راحت‌تر می‌کند و هم آن را بسیار پر معنا و نتیجه‌بخش می‌کند.