مراحل اصولی در استخدام و جذب منابع انسانی

مراحل اصولی در استخدام و جذب منابع انسانی

5 عامل اصلی در فرایند استخدام

1. پیدا کردن افراد مناسب با استفاده از آگهی استخدام

این مرحله با تعیین نیازمندی‌های شغلی شروع می‌شود. برای این کار، سازمان باید شغل مورد نیاز و نیازمندی‌های آن را مشخص کند.
سازمان آگهی استخدام مناسبی  تهیه می‌کند که شامل جزئیات شغلی، مهارت‌های مورد نیاز، موقعیت مکانی و زمانی، مزایا و شرایط استخدامی می‌شود.
این آگهی در رسانه‌های مختلف مثل وب‌سایت‌های استخدام، روزنامه‌ها و شبکه‌های اجتماعی منتشر می‌شود تا به افراد مناسب جذب شوند.

2. بررسی فرم های رزومه و داوطلبین و گفتگوی تلفنی

بعد از دریافت سابقه کار و فرم‌های درخواست از داوطلبان، تیم جذب منابع انسانی به بررسی و ارزیابی اولیه آنها می‌پردازد.
در این مرحله، مشخص می‌شود که آیا داوطلبین مطابقت کافی با نیازمندی‌های شغلی دارند یا خیر.
گفتگوهای تلفنی انجام می‌شود تا اطلاعات بیشتری از داوطلبین به دست آید و امکان بررسی مهارت‌ها و تجربیات آنها فراهم شود.

3.مصاحبه اول (صحبت پیرامون تخصص فرد، شخصیت، ذهنیت)

داوطلبانی که در مرحله قبل تایید شده‌اند، به مصاحبه اول دعوت می‌شوند.
در این مصاحبه، افراد به تخصص و تجربیات خود در زمینه مرتبط با شغل مورد نظر پرداخته و شخصیت و ذهنیت آنها نیز مورد بررسی قرار می‌گیرد.
این مرحله به تیم جذب کمک می‌کند تا افرادی را انتخاب کند که به عنوان داوطلبان مناسب برای مرحله بعدی مدنظر قرار می‌گیرند.

4. مصاحبه دوم (صحبت پیرامون جزئیات کار، آشنایی با همکاران)

در این مرحله، داوطلبانی که در مصاحبه اول موفق بودند، به مصاحبه دوم دعوت می‌شوند.
این مصاحبه به بحث در مورد جزئیات کاری و پروژه‌های مرتبط با شغل می‌پردازد.
افراد نهایی همچنین با اعضای تیم یا همکاران محتمل خود آشنا می‌شوند تا مطمئن شوند که می‌توانند در فضای کاری سازگار باشند.

5. ارزیابی افراد نهایی

پس از مصاحبه دوم، تیم جذب نهایی تصمیم می‌گیرد که کدام داوطلبان مناسب‌ترین هستند.
معمولاً چک‌های مرجعی نیز انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که ادعاها و اطلاعات ارائه شده توسط داوطلبان دقیق و صحیح هستند.
در صورت تایید نهایی، قرارداد استخدام ارائه می‌شود و فرآیند استخدام به پایان می‌رسد.
این مراحل معمولی در فرآیند استخدام و جذب منابع انسانی هستند. با این حال، سازمان‌ها ممکن است بر اساس نیازها و شرایط خاص خود تغییراتی در این فرآیند اعمال کنند.

صفر تا صد فرایند جذب استخدام نیروی انسانی 

چگونه نیروی انسانی مناسب را جذب کنیم؟
جذب نیروی انسانی مناسب یک فرآیند مهم در موفقیت سازمان‌هاست. برای جذب نیروی انسانی مناسب، می‌توانید از راهکارها و مراحل زیر استفاده کنید:

تعریف دقیق نیازهای شغلی:
قبل از هر چیز، باید نیازهای شغلی و مهارت‌های مورد نیاز برای شغل مورد نظر را به دقت تعیین کنید. این می‌تواند مهارت‌های فنی، مهارت‌های ارتباطی، تجربیات قبلی، و ویژگی‌های شخصیتی شامل شود.

آگهی استخدام خوشایند:
آگهی استخدام شما باید خوشایند و جامع باشد. شامل جزئیات مانند شرایط شغلی، مزایا، حقوق، مسئولیت‌ها، و محل کار باشد. همچنین، تاکید بر فرهنگ و مقادیر شرکت و فرصت‌های رشد و توسعه شغلی نیز مهم است.

استفاده از منابع استخدامی گوناگون:
آگهی استخدام را در منابع مختلف مثل وب‌سایت شرکت، سایت‌های استخدام، شبکه‌های اجتماعی، روزنامه‌ها، و سایر منابع قرار دهید تا به جستجوی جامع داوطلبین بپردازید.

بررسی رزومه‌ها با دقت:
رزومه‌های ارسال شده توسط داوطلبان را با دقت مورد بررسی قرار دهید و به دنبال مهارت‌ها و تجربیات مرتبط با نیازهای شغلی خود بگردید.

مصاحبه‌های حضوری تاثیرگذار:
در مصاحبه‌های حضوری، سعی کنید به جزئیات مرتبط با شغل و همچنین ویژگی‌های شخصیتی مهمی که برای موفقیت در شغل نیاز است، توجه شود. همچنین، سوالات مرتبط با تجربیات گذشته و راهبردهای حل مسائل می‌توانند مفید باشند.

آزمون‌های عملی :
در برخی شغل‌ها، اجرای آزمون‌های عملی می‌تواند به شما کمک کند تا توانایی‌های عملی داوطلبان را ارزیابی کنید.

بررسی مرجع ها:
مراجعه به مراجع قبلی داوطلبان می‌تواند اطلاعات مفیدی در مورد عملکرد و تجربه آن‌ها ارائه دهد.

توسعه یک فرهنگ کاری جذاب:
ایجاد یک فرهنگ کاری مثبت و جذاب که از نظر داوطلبان جذاب باشد، می‌تواند به جذب نیروی انسانی مناسب کمک کند. این شامل فرصت‌های رشد و توسعه، تعهد به تعادل کار-زندگی، و فرهنگ همکاری می‌شود.

ارائه پیشنهاد قابل جذب:
پیشنهادی که به داوطلبان ارائه می‌دهید باید جذاب و رقابتی باشد. به علاوه، باید موعد معینی برای تصمیم‌گیری و پذیرش پیشنهاد ارائه دهید.

ارتقاء فرآیند جذب:
پس از استخدام نیروی انسانی مناسب، به ارزیابی فرآیند جذب و بهبود مستمر آن پرداخته و تجربه جذب برای داوطلبان و سازمان خود را بهبود ببخشید.

توجه به این موارد و بهبود فرآیند جذب می‌تواند به شما کمک کند تا نیروی انسانی مناسب را جذب کرده و از توانمندی‌های آن‌ها برای موفقیت سازمانی خود بهره‌بری کنید.

تفاوت مراحل استخدام در اداره‌های دولتی و خصوصی

مراحل استخدام در اداره‌های دولتی و خصوصی ممکن است در برخی جنبه‌ها متفاوت باشند. در ادامه، تفاوت‌های اصلی مراحل استخدام در هر دو بخش ذکر شده است:

مراحل استخدام در اداره‌های دولتی

اعلان استخدام:
استخدام در اداره‌های دولتی معمولاً توسط رسانه‌ها یا وب‌سایت‌های دولتی اعلام می‌شود. این آگهی‌ها معمولاً شفاف و عمومی هستند و به همه شهروندان دسترسی دارند.

آزمون و انتخاب اولیه:
در اکثر موارد، داوطلبان باید آزمونی مانند آزمون استخدامی کشوری یا آزمونهای ورودی به سازمان مربوطه قبل از مصاحبه داخلی قبول کنند. این آزمون‌ها ممکن است شامل موارد عمومی و تخصصی باشند.

مصاحبه داخلی:
داوطلبانی که در آزمون‌ها موفقیت آمیز عمل کرده‌اند، به مصاحبه داخلی دعوت می‌شوند. در این مصاحبه‌ها، مهارت‌ها، تجربیات، و توانایی‌های شغلی داوطلبان بررسی می‌شود.

بررسی مراجع:
برخی از اداره‌های دولتی ممکن است به مراجع قبلی داوطلبان مراجعه کنند تا اطلاعات بیشتری در مورد تجربه و عملکرد آن‌ها به دست آورند.

اعلام نتایج:
نتایج نهایی استخدام در اداره‌های دولتی به صورت عمومی اعلام می‌شود و اعلام تایید شغلی به شخص برگزیده توسط سازمان انجام می‌شود.

مراحل استخدام در خصوصی

آگهی استخدام:
استخدام در بخش خصوصی ممکن است توسط رسانه‌ها، وب‌سایت‌های استخدام، و شبکه‌های اجتماعی اعلام شود. آگهی‌ها معمولاً مخصوص به شرکت مربوطه هستند و به‌طور عمومی عمومی نیستند.

بررسی رزومه و مصاحبه:
بعد از دریافت رزومه‌ها و درخواست‌ها، شرکت‌ها رزومه‌ها را بررسی کرده و سپس داوطلبان را به مصاحبه دعوت می‌کنند. مصاحبه‌ها ممکن است به شکلی خصوصیتر و با تاکید بر مهارت‌های مرتبط با شغل باشند.

آزمون‌های عملی:
برخی شرکت‌ها ممکن است آزمون‌های عملی یا تست‌های تخصصی برای ارزیابی مهارت‌های عملی داوطلبان برگزار کنند.

مصاحبه نهایی:
داوطلبانی که در مصاحبه‌ها و تست‌ها موفقیت آمیز بوده‌اند، به مصاحبه نهایی دعوت می‌شوند که به توافق نهایی در مورد استخدام منجر می‌شود.

تعیین قرارداد و استخدام:
پس از انجام مراحل مذکور، شرکت قرارداد کاری با داوطلب برگزیده تعیین کرده و فرآیند استخدام نهایی را آغاز می‌کند.

تفاوت‌های اصلی در مراحل استخدام در اداره‌های دولتی و خصوصی در شفافیت و راه های انجام استخدام است. در اداره‌های دولتی، روند معمولاً بسیار شفاف‌تر و عمومی‌تر است، در حالی که در بخش خصوصی ممکن است شرایط استخدامی و روند مصاحبه به شکلی خصوصی‌تر تنظیم شود. همچنین، شرکت‌های خصوصی ممکن است بر اساس نیازهای خود و شیوه کاری خود روند استخدام خود را تنظیم کنند.

بررسی سوابق برای استخدام کارمند جدید 

اما قبل از گرفتن تصمیم نهایی به اطلاعات دیگری هم احتیاج دارید:

عجب داوطلبی شاید متعجب شوید که این کارمند آینده‌ی شما بر خلاف ادعایش هرگز به دانشگاه نرفته است یا هرگز مدیر مالی یک شرکت نبوده است. یا کارفرمای قبلی‌اش اصلا از کار او راضی نبوده است. 
سوابق شغلی و مصاحبه، ابزارهای مهمی است. اما بررسی صحت ادعاهای متقاضی برای اینکه بفهمید آیا این فرد واقعا همان فردی است که می‌گوید، بسیار مهم است هرگز کارمند جدیدی را بدون بررسی سوابق آنها و مراجعه به معرف‌های آنها استخدام نکنید. 

بررسی ادعاهای متقاضیان استخدام

از بررسی ادعاها دو هدف دارید. اول تأیید اطلاعاتی که متقاضی در اختیار شما گذاشته و دوم یافتن اشراف بیشتر نسبت به اخلاقیات و نحوه‌ی کار متقاضی در محیط کار وقتی با معرف یا مرجعی تماس می‌گیرید، سؤالهایتان را محدود به مسایل کاری کنید و سؤالهای فرعی نپرسید. 

• مدرک تحصیلی: متأسفانه بسیاری از متقاضیان در مورد سوابق تحصیلی خود اغراق می‌کنند. اگر با بررسی مدرک آنها متوجه شوید که دروغ گفته‌اند، باید به تمام اطلاعات دیگرشان هم شک کنید و دلیلی ندارد تحقیقتان را ادامه بدهید. 
  
• تماس با کارفرماهای کنونی و سابق:  البته بسیاری از کارفرماها از دادن اطلاعات اکراه دارند. اما امتحان کنید. هرچه اطلاعات بیشتری به دست آورید، به نفع شماست. 

بررسی اطلاعات فرد مصاحبه شده

حتما موقع مصاحبه یادداشت برداشته‌اید، مگر نه؟ حالا وقت آن است که یادداشتها را بیرون بیاورید و مرور کنید. مجموعه اطلاعاتی را که در مورد هر داوطلب دارید یکی یکی بررسی و با معیارهای از پیش تعیین شده‌تان مقایسه کنید. نگاهی به سوابق شغلی داوطلب، یادداشتهایتان و نتایج تحقیقات‌تان بیندازید. آیا می‌توانید برنده‌ها را از بازنده‌ها مشخص کنید؟ داوطلبها را به سه گروه تقسیم کنید. 
سه گروه پس از مصاحبه استخدامی 

• برنده‌ها: این داوطلبها مطمئنا بهترین انتخاب شما هستند. در استخدام آنها تردید نکنید. 
  
• برنده‌های بالقوه: در مورد این داوطلبها به دلیل خاصی تردید وجود دارد. شاید به‌اندازه‌ی داوطلبان دیگر تجربه ندارند یا شاید از برخوردشان خوشتان نیامده باشد. نه آشکارا برنده‌اند و نه آشکارا بازنده. اگر نتوانسته‌اید از میان گروه برنده‌ها کسی را استخدام کنید، بعد از تحقیقات بیشتر در مورد این داوطلب می‌توانید به استخدام او فکر کنید. 
  
• بازنده‌ها:  این داوطلبها را مشخصاً نمی‌توانید بپذیرید. امکان استخدام آنها وجود ندارد. 

مدیر گرفتار 

وقتی مدیر گرفتاری باشید، مجبورید کارها را هرچه سریع‌تر انجام بدهید و وسوسه میشوید برای رسیدن به اهدافتان میانبر بزنید. انگار همه  کارها را باید دیروز انجام می‌دادید، یا شاید هم پریروز. آدم هیچ وقت به‌اندازه‌ای که دلش می‌خواهد برای انجام یک کار یا پروژه وقت ندارد. شاید ده‌ها پروژه منتظر شماست و وقتتان قیمت دارد. قیمت وقت شما موقعی بیشتر می‌شود که یک جای خالی در کسب و کار دارید و باید همین حالا آن را پر کنید. 

چطور در استخدام میانبر بزنیم؟

استخدام موضوعی است که نمی‌توانید در آن میانبر بزنید. پیدا کردن بهترین داوطلب برای جاهای خالی‌تان کاری است که باید حتما وقت و منابع زیادی را در آن سرمایه‌گذاری کنید. آینده شرکت شما به آن بستگی دارد. ممکن است مجبور شوید برای تصمیم‌گیری و انتخاب داوطلب مصاحبه‌ها را چند بار تکرار کنید. در این روش مصاحبه‌های اولیه را مدیران زیر دست شما، یا واحد نیروی انسانی انجام میدهند. متقاضیانی که از این مرحله می‌گذرند، برای مصاحبه با یک مدیر سطح بالاتر معرفی می‌شوند و سرانجام دو یا سه نفر از بهترین داوطلبان با عالی‌ترین مدیر کسب و کار مصاحبه خواهد کرد. 
تصمیم‌گیری در مورد تعداد مصاحبه و سطح آن به شغل مورد نظر شما هم بستگی دارد. اگر این شغل آسان است یا در سطوح پایین شرکت قرار دارد، یک مصاحبه تلفنی ساده هم می‌تواند بهترین داوطلب‌ها را مشخص کند. اما اگر کار پیچیده است یا در سطوح بالای کسب و کار قرار دارد، شاید تعیین بهترین داوطلب نیازمند چندین دور مصاحبه باشد. 

بهترین انتخاب در استخدام داوطلبان 

در مرحله‌ی ارزیابی، بازنده‌ها را حذف کردید. حالا باید گروه برنده‌ها و برنده‌های بالقوه را درجه‌بندی کنید. بهترین داوطلب در گروه برنده‌ها، اولین انتخاب شماست و بعد به ترتیب همه را درجه‌بندی می‌کنید. اگر کار خود را دقیق و درست انجام داده باشید، در این مرحله بهترین داوطلبها مشخص شده‌اند. 
قدم بعد این است که گوشی تلفن را بردارید و به انتخاب اول خودکار را پیشنهاد کنید وقت را تلف نکنید. ممکن است این فرد ایده آل با شرکتهایی دیگری هم مصاحبه کرده باشد. خیلی شرم‌آور است که این همه وقت برای پیدا کردن بهترین شخص بگذارید و بعد پی ببرید که او قبلا در شرکت رقیب شما استخدام شده است. اگر با انتخاب اول خود به توافق نرسیدید، سراغ انتخاب دومتان بروید و به همین ترتیب تا پایان فهرست پیش بروید. در زیر برای درجه‌بندی داوطلبها و تصمیم‌گیری نهایی راهنماییهایی ارائه کرده‌ایم. 

در استخدام هدفمند عمل کنید 

گاهی ممکن است بعضی از داوطلبها را ترجیح بدهید، اما نه به خاطر تجربه یا توانایی شان، بلکه به خاطر ظاهر یا جذابیت شخصی شان، و این گرایش گاهی می‌تواند نقاط ضعف این افراد را از چشم شما دور نگه دارد. در حالی که یک داوطلب با صلاحیت‌تر که فقط خیلی جذاب نیست، از قلم بیفتد. 
هدفمند عمل کنید. به شغل مورد نظرتان فکر کنید و به مهارتها و خصوصیات لازم برای انجام آن، آیا داوطلبان شما این مهارتها و خصوصیات را دارند؟ 
تحت تأثیر قیافه‌ی ظاهری، آرایش مو، یا عطر و ادکلن گرانبهای متقاضیان قرار نگیرید. اینها هیچ ربطی به قابلیتهای کاری آن شخص ندارد. اطلاعات مورد نیازش در سوابق شخصی، یادداشتهای مصاحبه و تحقیقات شما وجود دارد. 

در استخدام تبعیض قائل نشوید 

تبعیض هم زشت است و هم غیرقانونی. استعداد مرز ندارد، رنگ و نژاد و جنسیت هم نمی‌شناسد. در ایران بعضا دیده می شود که مدیری به دلیل خوش آمدن از چهره فرد متقاضی برای استخدام، اقدام به استخدام فرد می کند، در تمام دوران مدیریتی خودم هیچ وقت به خاطر جذابیت ظاهری استخدام انجام نداده ام.

به دل خود اعتماد کنید 

گاهی نمی‌توانید بین دو داوطلب با خصوصیات مشابه تصمیم بگیرید. یا در مورد داوطلبی که در مرز قرار دارد شک دارید. در این جا تمام اطلاعات عینی را بررسی کرده‌اید. اما هنوز به یک برنده قطعی نرسیده‌اید. چه باید بکنید؟ 
به آوای درونتان گوش بدهید وقت آن است که به قلب و احساس و اشراق خود اعتماد کنید. چه احساسی دارید؟ دو نفر خصوصیاتی مشابه درست مثل هم دارند. اما احساس می‌کنید یکیشان بهتر است. او را انتخاب کنید. هرچند باید هدفمند و عینی عمل کنید، اما در اینجا باید به ذهن و دل خود میدان بدهید، اما نه قبل از این. 

چطور از بین برنده ها استخدام انتخاب کنیم؟

اگر خدای نکرده نتوانستید از فهرست برنده‌ها کسی را استخدام کنید چه؟ موقعیت سختی است. اما هیچ‌کس  نگفته که مدیریت آسان است. نگاهی به برندگان بالقوه بیندازید. نفر اول این فهرست چه چیزی کم دارد تا برنده بشود؟ اگر جواب صرفاً گذراندن یکی دو دورهی آموزشی باشد، توجه جدی به این داوطلب بکنید و در ذهن داشته باشید که بعد از استخدام باید او را برای گذراندن این دوره‌ها بفرستید. ممکن است با کمی تجربه بتوانند به گروه برنده‌ها ملحق شوند. فکر کنید آیا تجربه کنونی‌شان برای شروع کفایت می‌کند تا در حین کار تجربه کافی به دست آورند؟ 
اگر حتی در گروه برندگان بالقوه، شخص مورد نظرتان را پیدا نکردید، پس صرفاً به خاطر اینکه جای خالی را پر کنید، کسی را استخدام نکنید. این اشتباه بزرگی است. استخدام بسیار راحت‌تر از اخراج است. یک استخدام نا موجه می‌تواند تأثیر بسیار بدی بر همکاران، مشتریان و کسب و کار بگذارد و جبران آن سالها وقت و هزینه‌ی زیادی میبرد. از آن گذشته ممکن است به اعتبار شما هم لطمه بزند. در این مواقع می‌توانید شغل مورد نظرتان را دوباره تعریف بکنید، یا کارمندان کنونی‌تان را دوباره بررسی کنید. یا شخصی را بـه صورت مـوقت اسـتخدام كـنید تا کارکرد او را در عمل بسنجید. 

پرسش و پاسخ هایی که در یک استخدام باید پرسیده شود

پرسش: آخرین خبرهای خانوادت چیه؟
پاسخ: همه‌ی اعضای خانواده خوب هستند. مادرم مدتی پیش برای تعطیلات به یک سفر رفته.

پرسش: چه برنامه‌هایی برای تعطیلات دارید؟
پاسخ: این تعطیلات به یک شهر ساحلی سفر می‌کنم و زمانی خوش‌گذرانی خواهم داشت.

پرسش: چه خبرهایی از محیط کارت داری؟
پاسخ: مشغول پروژه جدیدی در دفترم هستم. خیلی به این پروژه علاقه دارم.

پرسش: چگونه موفق شدی در آزمون تحصیلی قبول شوی؟
پاسخ: به مطالعه و تمرین مداوم اختصاص دادم و با استفاده از منابع مناسب در نهایت موفق شدم.

پرسش: بهترین سفری که تاکنون داشته‌ای کجا بود؟
پاسخ: سفر به پاریس و بیندیشایی در برج ایفل برایم تجربه‌ی فوق‌العاده‌ای بود.

پرسش: تجربه‌ای عجیب و خنده‌دار در سفرت داشتی؟
پاسخ: بله، در یکی از سفرهایم گم شدم و به طور اتفاقی در یک مهمانی محلی شرکت کردم و تا وقتی که دوستانم پیدا کردند، با مردم محلی رقصیدم!

پرسش: علایقت در وقت فراغت چیستند؟
پاسخ: در وقت فراغت از کتابخوانی، دیدن فیلم، و سفر کردن لذت می‌برم.

پرسش: آخرین کتابی که خواندی چی بوده؟
پاسخ: آخرین کتابی که خواندم "تسلط" نوشته رابرت گرین بوده.

نتیجه گیری به زبان علی قلی زاده

تیجه‌گیری از این پست  که در یک گفتگوی روزمره، افراد به موضوعات مختلفی اشاره می‌کنند، از جمله خانواده، کار و تحصیلات، سفرها و تجربیات، و علایق شخصی. پرسش‌ها و پاسخ‌ها ممکن است بر اساس شرایط و موضوعات مختلف متغیر باشند. همچنین، تعامل‌های انسانی در گفتگوها به تنوع زیادی از تجربیات و شخصیت‌ها منجر می‌شود. ارتباط و مکالمه اهمیت بسیاری در زندگی اجتماعی دارند و به افراد این امکان را می‌دهند که اطلاعات و تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و با دیگران ارتباط برقرار کنند.