چطور رفتار نامطلوب کارمندان را توصیف کنیم؟

کارمند شما دقیقاً چکاری کرده که قابل قبول نیست؟ وقتی رفتار نامطلوب را برای کارمندی توضیح می‌دهید، حتما خیلی دقیق و مشخص صحبت کنید. نمی‌توانید خیلی کلی بگویید «رفتارت بد است» یا «خیلی اشتباه می‌کنی». 
همیشه رفتار نامطلوب را در مقایسه با یک استاندارد کارایی مشخص بررسی کنید. یا حتماً قاعده‌ی خاصی را که زیر پا گذاشته شده، بیان کنید. دقیقا بگویید کارمند چه اشتباهی کرده و کی و حتما بر رفتار تمرکز کنید، نه بر فرد. 
در زیر نمونه‌هایی برای شما آورده‌ایم: 

• «هفته پیش کارایی شما کمتر از استاندارد قابل قبول 150 واحد در ساعت بوده است.» 
  
• «سه گزارش تحلیلی اخیر شما، اشتباهات محاسباتی متعدد دارد. » 
  
• «در ۴ روز گذشته، سه روز با تأخیر آمده‌اید.»

تاثیر مشکلات رفتاری کارمندان بر واحد کاری 

وقتی کارمندی مرتکب رفتارناپذیرفتنی می‌شود چه در کارایی و چه در سوءرفتار همیشه تأثیری منفی به واحد شما وارد می‌شود. مثلا وقتی کارمندی اغلب دیر به سر کار می‌آید، مجبور می‌شوید شخص دیگری را مأمور کنید تا در غیبت کارمند متخلف، کار او را انجام دهد. این باعث می‌شود کارمند دوم از کار خودش باز بماند و بازدهی و کارایی کل واحد کم شود و اگر کارمندی مزاحم اخلاقی کارمند دیگر بشود، روحیه و بازدهی کارمند قربانی تضعیف می‌شود.

در زیر نمونه‌هایی برای مرحله‌ی دوم برنامه‌ی تنبیه آورده‌ایم: 

• «به خاطر کارایی زیر استاندارد شما، واحد ما نتوانست در هفته‌ی پیش به هدف تعیین شده‌اش برسد. »
  
• « به خاطر این اشتباه ها، حالا من مجبورم کلی وقت اضافه بگذارم و کار شما را با دقت و از اول بررسی کنم و بعد به نفر بعد منتقل کنم. » 
  
• «به خاطر تأخیرهای شما مجبور شدم مارگریت را مجبور کنم کار شما را انجام دهد. » 
• به کارمند دقیق بگویید از او چه می خواهید:
  گفتن خطای کارمند به او، فایده‌ای ندارد، مگر اینکه این را هم به او بگویید که برای تصحیح رفتارش چه باید بکند. در این مرحله، باید دقیقا به کارمند بگویید از او چه رفتاری می‌خواهید. این رفتار باید مطابق با استاندارد کارایی یاسی است شرکت باشد که قبلا تعیین شده است. 
  در زیر نمونه‌هایی برای مرحله‌ی سوم برنامه‌ی تنبیهی شما آورده‌ایم: 
  
• «باید فوراً کارایی‌تان را به حد 150 واحد در ساعت برسانید. » 
  
• « انتظار دارم قبل از اینکه کارتان را برای تأیید به من بدهید، آن را از اشتباه خالی کرده باشید. » 
  
• «انتظار دارم هر روز صبح‌ها ساعت ۸ پشت میزتان نشسته باشید و کارتان را شروع کرده باشید. » 

مشخص کردن عواقب کار برای کارمند 

هیچ تنبیهی فایده ندارد، مگر آنکه درباره‌ی عواقب ادامه‌ی رفتار نامطلوب صحبت کنید. اینجا فرصت دارید تا به کارمند کاملا منصفانه هشدار بدهید. مطمئن شوید که پیام خود را به وضوح به کارمند منتقل کرده‌اید  و او هم فهمیده است. 
این هم نمونه‌هایی برای مرحله‌ی نهایی تنبیه:

• «اگر به این استاندارد نرسید، شما را به واحد آموزش می‌فرستم. » 
  
• «اگر دقت کارتان را فورا بالا نبرید، مجبور می‌شوم یک تذکر کتبی در پرونده‌تان درج کنم. »
  
• «اگر یک بار دیگر تأخیر کنید، از مدیرعامل می‌خواهم یک توبیخ‌نامهی رسمی در پروندهی شما بگذارد».

بعد از سه مرحله‌ی تنبیه، همه حرفهایتان را به شکل یک شعار مشخص و نهایی جمع‌بندی کنید. این شعار حرف اصلی جلسه‌ی تنبیهی شماست. چهار مرحله‌ی برنامه‌ی تنبیهی به شکل زیر جمع‌بندی می‌شود: 

• «هفته پیش کارایی شما کمتر از استاندارد قابل قبول 150 واحد در ساعت بوده است. به خاطر کارایی زیر استاندارد شما، واحد ما نتوانست در هفته پیش به هدف تعیین شده‌اش برسد. باید فوراً کارایی‌تان را به حد 150 واحد در ساعت برسانید. اگر به این استاندارد نرسید، شما را به واحد آموزش می‌فرستم.» 
  
• «سه گزارش تحلیلی اخیر شما، اشتباهات محاسباتی متعدد دارد. به خاطر این اشتباهها، حالا من مجبورم کلی وقت اضافه بگذارم و کار شما را با دقت از اول بررسی کنم و بعد به نفر بعد منتقل کنم. انتظار دارم قبل از اینکه کارتان را برای تأیید به من بدهید آن را از اشتباه خالی کرده باشید. اگر دقت کارتان را فورا بالا نبرید، مجبور می‌شوم یک تذکر کتبی در پرونده‌تان درج کنم».
  
• «در چهار روز گذشته، سه روز با تأخیر آمده‌اید. به خاطر تأخیرهای شما مجبور شدم مارگریت را مجبور کنم کار شما را انجام دهد. انتظار دارم هر روز صبح ساعت ۸ پشت میزتان نشسته باشید و کارتان را شروع کرده باشید. اگر یک بار دیگر تأخیر کنید، از مدیرعامل می‌خواهم یک توبیخ‌نامهی رسمی در پروندهی شما بگذارد.».

چطور کارمندان خود را رشد دهیم؟

وقت آن است که امتحان سریعی از شما بگیریم. شما چه جور مدیری هستید؟ آیا فقط کارمندها را استخدام می‌کنید و بعد به حال خود رهایشان می‌کنید و بعدا که آنها را ببینید، نمی‌شناسیدشان؟ یا به طور فعال درگیر رشد و پیشرفت کارمندهایتان می‌مانید و آنها را در در مسیر کاریشان کمک و راهنمایی می‌کنید؟ 
در هر کسب و کاری چیزهای زیادی باید بیاموزید: سیاستهای اداری خارجی و داخلی کسب و کار، سلسله مراتب‌های رسمی و غیر رسمی، روش درست و غلط انجام کار، اینکه چه افرادی را باید نادیده بگیرید، و به  چه افرادی باید با دقت توجه کنید. مهم‌تر از همه این ها، مهارتهایی است که برای انجام کار خود باید بشناسید: تسلط بر فلان نرم افزار صفحه‌ی گسترده یا یاد گرفتن سخنرانی در برابر یک جمعیت بزرگ. البته هربار در کسب و کار به رتبه‌ی بالاتری می‌رسید یا وظیفه‌ی جدیدی بر عهده می‌گیرید، برنامه‌ی آموزشی شما از اول دوباره شروع می‌شود. 

رشد حرفه ای نیازمند چه چیزی است؟

رشد حرفه‌ای خود به خود اتفاق نمی‌افتد. نیاز به تلاشی آگاهانه و متمرکز هم از سوی مدیران و هم از سوی کارمندان دارد و از آن مهم‌تر نیازمند وقت گذاشتن و تعهدپذیری است. رشد کارمند کاری نیست که سالی یک بار در ارزشیابی کارایی بررسی شود، این فعالیت فرایندی پیوسته و مداوم است و نیازمند حمایت و تشویق شمانسبت به انگیزه‌ی اولیه کارمند است. بدانید که هر رشدی درواقع رشد خویشتن است. یعنی در عمل فقط می‌توانید خودتان را رشد بدهید. نمی‌توانید کارمندی را مجبور به رشد کنید. خودشان باید این را بخواهند.

چرا باید به رشد کارمندان خود کمک کنید؟ 

دلایل خوب زیادی دارد. اما جدای از همه این دلایل بدانید که رشد فقط یک محور دارد. شما به عنوان مدیر در بهترین موقعیت هستید تا پشتیبانی لازم را برای رشد در کسب و کار در اختیار آنها بگذارید. هم می‌توانید زمان و پول لازم برای آموزش را در اختیار آنها بگذارید، و هم می‌توانید این فرصت منحصر به فرد را به آنها بدهید که در حین کارو انجام وظایف آموزش ببینند، تحت مربی‌گری شما قرار بگیرند و در کارگروهی مشارکت کنند. رشد کارمند بسیار بیشتر از رفتن به چند کلاس آموزشی می‌طلبد. در عمل ۹۰ درصد رشد کارمندها در حین کار رخ میدهد. 

آموزش و رشد کارمندان چه زمانی اتفاق می افتد؟

اصطلاحات رشد و آموزش می‌تواند دو معنای بسیار متمایز داشته باشد. آموزش معمولاً به معنای یاد دادن مهارتهای لازم برای انجام کار به کارمندها در کوتاه مدت است. رشد معمولاً به کارمندان در حین انجام کار می‌آموزد که در آینده به چه مهارتهایی نیاز خواهند داشت. به همین دلیل رشد کارمندی را اغلب رشد حرفه‌ای می‌نامند. 
اگر هنوز مطمئن نیستید چرا باید کارمندان خود را رشد بدهید، در زیر چند دلیل مهم این کار را آورده ایم: 

• شاید اطلاعات کارمندان خود را خیلی دست بالا می‌گیرید: آیا تا به حال تعجب نکرده‌اید  که چرا کارمندان شما مدام در انجام وظایفی که مطمئنید از پس آنها برمی‌آیند خراب کاری می‌کنند؟ باور کنید احتمالش زیاد است که برخلاف تصور شما، نمی‌دانند چطور باید آن وظیفه را درست انجام دهند. آیا تا به حال در حین انجام وظیفه مورد نظر آنها را تماشا کرده‌اید؟ 
  مثلاً مجموعه‌ی ارقامی را به دستیار خود می‌دهید و از او می‌خواهید آنها را در طول یک ساعت مرتب و جمع‌بندی کند. اما کارمندتان به جای یک فایل اکسل تر و تمیز و مرتب، یک بسته درهم ریخته و شلخته به شما میدهد. این لزوما به مفهوم آن نیست که کارمند شما بی‌کفایت یا نالایق است. شاید این کارمند فقط نمی‌داند چگونه باید از نرم افزار اکسل استفاده کند. علت موضوع را کشف کنید و شاید راه‌حل آن، آموزش اکسل به کارمند و بعد امتحانی دیگر باشد. 
  
• کارمندان باهوشتر، کارمندانی بهترند: اگر بتوانید به کارمندانتان کمک کنید که باهوشتر و مؤثرتر کار کنند، چرا این کار را نکنید؟ در کسب و کار شما هیچ کس همه آنچه را که باید بداند، نمی‌داند. بفهمید کارمند شما در رابطه با کارش چه چیزی را نمی‌داند و بعد برنامه‌ریزی کنید که چگونه و کی آن را بیاموزند وقتی کارمند به اهداف رشد حرفه‌ای‌اش رسید، حتما با هوش بیشتری کار می‌کند و کسب و کار شما از مزایای بازدهی و کارایی بالاتر کارمند برخوردار می‌شود و شما شب راحت‌تر می‌خوابید. 
  
• باید جانشینی برای خودآماده کنید: هیچوقت دلتان خو استه به تعطیلات بروید؟ یا ارتقاء پیدا کنید؟ یا بازنشسته بشوید؟ اگر کارمندان خود را تربیت نکنید تا بتوانند وظایف مهم‌تری راکه برعهده‌ی شماست، تقبل کنند، هرگز نفس راحتی نمی‌کشید. همه ما مدیران را می‌شناسیم که در تعطیلات مدام در فکر اینند که در واحدشان چه می‌گذرد و در روز چندین بار به محل کارشان تلفن می‌کنند تا از همه چیز مطمئن شوند. هرجای دنیا که باشند، به جای آنکه وقتشان را به استراحت و تمدد اعصاب اختصاص دهند، باز هم تمام وقتشان را صرف کار می‌کنند. اما بعضی از مدیرها هم در تعطیلات به محل کارشان تلفن نمی‌کنند. چرا که قبلا به فکر رشد کارمندانشان بوده‌اند  و حالا آنها می‌توانند بدون حضور او هم کارها را پیش ببرند. شما هم این کار را بکنید، هم به نفع خودتان است و هم به نفع کسب و کار. 
  
• اگر کارمند موفق شود، کسب و کار هم موفق می‌شود: اگر بخشی از بودجه را به رشد کارمندان اختصاص دهید، آنها موفق می‌شوند، چرا که مهارتهای بالاتری کسب کرده‌اند  و دنیا را طور دیگری  می‌بینند، کسب و کار شما هم برنده است. چرا که انگیزه‌ی کارمند بالاتر و مهارتهای او بیشتر است وقتی برای رشد کارمندان پول خرج می‌کنید درواقع سرمایه خود را دو برابر کرده‌اید  و از همه مهم‌تر برای نقش‌های مهم آینده‌ی کسب و کارتان افرادی را از پیش آماده کرده‌اید. 
  
• کارمندان شما سزاوار وقت و پول شما هستند: جذب و آموزش نیروهای جدید هزینه‌ی زیادی میبرد و از آن مهمتر زمان زیادی هم از کسب و کار می‌گیرد وقتی کارمندان ببینند شما به منافع آنها توجه دارید، احتمالش بیشتر است که برای شما زحمت بکشند و از شما بیاموزند. بنابراین کسب و کار هم می‌تواند برای افراد مستعد و جذب آنها، جاذبه داشته باشد. اگر الان برای کارمندهایتان سرمایه گذاری نکنید، بعدأ مجبورید وقت و پول بیشتری صرف کنید تا برای آنها جایگزینی بیابید. 
  
• این چالش، تحرک کارمندها را بالا می‌برد: قبول کنید که همه کارمندها مثل شما خوش اقبال نیستند و کارشان پرهیجان و امیدبخش و دارای دستاورهای بزرگ نیست. به همین دلیل بعضی از کارمندها دچار کسالت، رخوت و بی‌انگیزگی و انفعال میشوند. چرا؟ به این دلیل که کارمندها برای آنکه علاقه و توجه خود را به کارشان حفظ کنند مدام به چالش‌ها و اهداف جدید نیاز دارند و اگر این روحیه‌ی تنوع طلبی و مبارزه جویانه را در کارمندهایتان ارضا نکنید، مطمئن باشید که نیروی انسانی بی‌انگیزه و بی‌کفایتی روی دست شما می‌ماند. 

تدوین برنامه‌هایی برای رشد حرفه‌ای 

برنامه‌ی رشد حرفه‌ای قلب و روح تلاشهای شما برای رشد کارمندهایتان است. متأسفانه اغلب مدیران وقت نمی‌گذارند تا با کارمندهایشان برنامه‌هایی برای رشد و توسعه تدوین کنند و به جای آن فکر می‌کنند که وقتی نیاز به وجود آمد می‌توانند آن مهارت را در کلاسی به او بیاموزند. این روش اندیشیدن واکنشی باعث می‌شود که در برابر چالشهایی که در آینده برای کسب و کار پیش می‌آید همیشه سردار بی‌سپاه بمانید. 
چرا نباید از حالابرای آینده آماده بشوید؟ آیا واقعا آنقدر گرفتارید که نمی‌توانید کمی ازوقت ارزشمندتان را برای کاشت بذرهایی بگذارید که در آینده محصول خواهد داد؟ نمی‌توانید این قدر گرفتار باشید. هر چند باید به تمام بحران‌های بی‌پایانی که مدام جلوی شما بلند میشوند بپردازید، باید خودتان و کارمندانتان را برای رویارویی یا چالشهای آینده هم آماده کنید. غیر از این روش قطعاً غلط است. 
هر برنامه‌ی رشد حرفه‌ای باید دست کم عناصر اصلی زیر را داشته باشد: 

• اهداف آموزشی مشخص: مثلاً قرار است مسیر حرفه‌ای کارمند شما از رتبه مسئول خرید جزء شروع شود و در نهایت به مدیریت خرید برسد. اهداف آموزشی کلیدی برای این کارمند احتمالا آموزش برنامه‌ریزی نیازمندیهای به مواد، فنون تجزیه و تحلیل با استفاده از صفحات گسترده کامپیوتری و سرپرستی باشد. 
  وقتی برای بحث در مورد برنامه‌های رشد با کارمندانتان جلسه می‌گذارید، می‌توانید اهداف مشخص آموزشی رابرای هر کارمند شناسایی کنید. فراموش نکنید که تک تک کارمندهای کسب و کار شما حق دارند اهداف آموزشی داشته باشند. کسی را از قلم نیندازید. 
  
• منابع لازم برای رسیدن به اهداف آموزشی تعیین شده: بعد از شناسایی اهداف آموزشی کارمند باید تصمیم بگیرید که قرار است کارمند چگونه به این اهداف برسد. منابع رشد شامل طیف گسترده‌ای از فرصتهایی است که از رشد کارمند، حمایت می‌کند. شاید اعزام به کارگروه ها، کار کردن زیردست فردی دیگر، وظایف کمی دشوارتر، آموزش رسمی و امثال آن مورد نیاز باشد. آموزش رسمی می‌تواند توسط افراد خارج از کسب و کار یا داخل کسب و کار، و یا توسط خودآموزها انجام شود. اگر آموزش نیازمند صرف هزینه یا منابع دیگر باشد آن منابع را شناسایی و سعی کنید آنها را برای کارمند فراهم کنید
  
• تعیین تاریخ برای رسیدن به هر یک از این اهداف: بدون روشی برای اندازه‌گیری پیشرفت و دستیابی به اهداف، هیچ برنامه‌ای به درد نمی‌خورد. هر هدف آموزشی باید تاریخ مشخصی برای تحقق داشته باشد. تاریخی که تعیین می‌کنید نه باید آن قدر نزدیک باشد که رسیدن به آن در این مدت غیرممکن باشد، و نه آن قدر دور که تأثیر و فوریت خود را از دست بدهد. بهترین تاریخ فرصتی در اختیار کارمند می‌گذارد تا هم کارهای روزانه‌اش را انجام دهد و هم از تغییرات در محیط کار که رشد او را ایجاب می‌کند جلو بیفتد. 
  
• معیارهایی برای اندازه‌گیری تحقق اهداف آموزشی: باید روشی برای اندازه‌گیری تحقق هر هدف داشته باشید. در حالت عادی مدیران ارزیابی می‌کنند که آیا کارمند در عمل مهارتهای تازه آموخته‌اش را به کار می‌برد یا نه؟ در هر مورد فرق می‌کند اما مطمئن شوید که معیارهایی که برای اندازه‌گیری تحقق هدف در نظر می‌گیرید، روشن و دست یافتنی باشد و هم شما و هم کارمند کاملا بر سر آن توافق کرده باشید. 
  همان‌طور که می‌بینید، این برنامه شامل هر چهار عنصر ضروری ذکر شده است. لازم نیست این برنامه حتما بسیار پیچیده و دشوار باشد. برای رشد کارمندان برنامه هرچه ساده‌تر  باشد بهتر است. البته شکل تدوین برنامه به سلیقه‌ی شما بستگی دارد. مهم این است که این کار را انجام دهید.