راهنمای جلسات گروهی در کسب و کار

متخصصان امور جلسات اعلام کردند که حدود ۵۰درصد وقت جلسات یعنی وقتی که شما در جلسات می‌گذرانید غیر مؤثر، بی‌ارزش و بی‌نتیجه است. فکرش را بکنید که اغلب افراد مشغول به کار حداقل ۲۵ درصد وقت کاری خود را در جلسات می‌گذرانند و مدیران ارشد ۵۰ درصد وقت خود را به جلسات اختصاص می‌دهند. اهمیت قضیه با این اعداد مشخص می‌شود و بسیار مهم است که مهارتهای لازم برای برگزاری و اداره‌ی مؤثر جلسات را بیاموزید. مشکل کار جلسات کج است؟ چرانتیجه‌ای حاصل نمی‌شود؟ و چرانمی توانید جلسه را کنترل کنید؟ 

چرا جلسات در کسب و کارها نتیجه ای ندارد؟

• تعداد جلسات زیاد است: آخرین باری که به خودتان گفتید: «خیلی وقت است که به جلسه‌ای نرفته‌ام. چقدر دلم برای جلسه تنگ شده؟» کی بود. احتمالاً هیچ وقت. احتمالا مهم‌ترین گلایه هر مدیر این است که «با این همه جلسه‌ی لعنتی، من کی به کارهایم برسم؟» مشکل فقط تعداد زیاد جلسات نیست، این هم هست که اغلب جلسات غیرضروری، غیر موثر و وقت تلف کردن است. 
  
• اعضای جلسه آماده نیستند: بعضی از جلسات زود هنگام برگزار می‌شود، یعنی پیش از آنکه دلیل کافی برای جلسه‌ وجود داشته باشد. بعضی از جلسات توسط کسانی برگزار می‌شود که نه خودشان را برای موضوع جلسه آماده کرده‌اند و نه شرکت کنندگان دیگر. اتفاقی که می‌افتد این است که وقت زیادی تلف می‌شود تا شرکت کنندگان کم کم بفهمند اصلا دلیل برگزاری این جلسه چیست؟ 
  
• بعضی از جلسات تحت تأثیر یکی دو نفر خاص قرار می‌گیرد: در هر جمعی یکی دو تا از این افراد هست. کسانی که فکر می‌کنند همه چیز را می‌دانند و اصرار دارند نظرشان را بارها در جلسه تکرار کنند و بالاخره حرفشان را به کرسی بنشانند. گاه‌گداری این موضوع در جلسه تفریح و تنفس جالبی است. اما اغلب باعث تحقیر اعضای دیگر و سرکوبی نظرات و مشارکتهای آنها می‌شود. 
  
• جلسات بیش از حد طول می‌کشد: بله یک جلسه نباید بیشتر از حد نیازش طول بکشـد، نه بیشتر و نه کمتر. بعضی از مدیران اصرار دارند جلسه را تا سقف آن طول بدهند. در حالی که وقتی موضوع حل شد باید، جلسه را تمام کرد، حتی اگر هنوز به سقف جلسه نرسیده‌اید. 
  
• جلسه هیچ کانون و مرکزیتی ندارد: رهبری جلسه نمی‌تواند انفعالی باشـد. اغلب مواقع اعضای جلسه دوست دارند از موضوع بحث خارج شوند و رهبر جلسه نمی‌تواند آنها را متمرکز بر موضوع اصلی نگه دارد. نتیجه تنوعی از موضوعات گوناگون و بی‌نتیجه است. 

چطور جلسات موفقی برگزار کنیم؟ 

خوشبختانه هنوز امید باقی است. می‌شود کاری کرد که جلسات اتلاف وقت نباشد. برای این جلسات آشفته، درمانی هم وجود دارد و نکته‌ی مثبت این است که این درمان حاضر و آماده، ارزان و راحت‌الهضم است.    

• آماده باشید: فقط لازم است قبل از جلسه کمی وقت صرف آماده‌سازی خود کنید و در نتیجه کارایی جلسه بالا می‌رود. به جای آنکه وقت جلسه را به فهمیدن یا فهماندن دلیل تشکیل جلسه اختصاص دهید، آن را به نتیجه‌گیری از جلسه اختصاص خواهید داد. 
  
• دستور جلسه داشته باشید: دستور جلسه نقشه‌ی تعیین مسیر شما و برنامه‌ی جلسه است. با کمک آن هم شما و هم اعضای دیگر جلسه، اهداف آن جلسه را می‌فهمند و می‌دانند قرار است درباره‌ی چه صحبت کنند و اگر قبل از برگزاری جلسه دستور جلسه را در اختیار دیگران بگذارید، نتیجه چند برابر می‌شود، چرا که آنها هم می‌توانند خود را برای جلسه آماده کنند. 
  
• سر موقع شروع کنید و سر موقع هم تمام کنید (یا حتی زودتر): فکر کنید سر موقع وارد جلسه شده‌اید  و رئیس جلسه به بهانه‌ی یک تلفن یا ملاقاتی، ۱۵ دقیقه دیرتر بیاید. بدتر از آن موقعی است که رئیس جلسه زمان تعیین شده برای پایان جلسه را ندیده بگیرد و جلسه همین طور ادامه یابد. با شروع و خاتمه به موقع جلسه، به شرکت کنندگان احترام بگذارید. شما که دلتان نمی‌خواهد حاضران تمام مدت به ساعتشان نگاه کنند و نگران باشند! 
  
• تعداد جلسات را کمتر، اما کیفیت آنها را بهتر کنید: تنها وقتی تشکیل جلسه واقعا لازم است، این کار را بکنید و وقتی جلسه تشکیل می‌دهید، آن را ثمربخش کنید. آیا واقعا لازم است برای تعیین هزینه‌های سفرتان جلسه تشکیل بدهید؟ آیا کافی نیست فقط یک ایمیل به افراد ذیربط بزنید؟ آیا لازم است برای مشکلاتی که در گزارشهای مالی دیده‌اید جلسه راه بیندازید؟ شاید یک مکالمه تلفنی کفایت کند. هروقت وسوسه می‌شوید یک جلسه تشکیل دهید، مطمئن شوید دلیل خوبی برای این کار دارید. 
  
• بیشتر به اضافه کردن فکر کنید تا حذف: در انتخاب شرکت کننده‌ها  در جلسه و مدعوین دقت کنید. تنها افرادی را دعوت کنید که حضور آنها برای نتیجه‌گیری لازم است. اما کسانی را حذف نکنید که بهترین بصیرت را در موضوع جلسه دارند، اما رتبه‌ی شغلیشان پایین است، یا از سبک زندگی، قیافه و ظاهر یا اعتقاداتشان خوشتان نمی‌آید.هیچ وقت نمی‌توانید مطمئن باشید که میدانید در کسب و کارتان چه کسی بهترین ایده‌ها  را ارائه میدهد و با حذف افراد از جلسات، این شانس را از خودتان می‌گیرید. 
  
• تمرکز بر موضوع را حفظ کنید: با بی‌رحمی نگذارید جلسه از موضوع خارج شود. شاید همه ترجیح بدهند هر کاری بکنند به جز صحبت درباره موضوع جلسه. اما جلسه به دلیلی تشکیل شده است. موضوع جلسه را حفظ کنید و اگر زودتر از موقع به نتیجه رسیدید، کسانی که دوست دارند خارج از موضوع با هم گپ بزنند، می‌توانند بدون ایجاد مزاحمت و اتلاف وقت دیگران این کار را بکنند. 
  
• مسایل عملی را ثبت کنید: مطمئن شوید که نظامی برای ثبت دارید. باید خلاصه جلسه و وظایف محول شده به اعضای گروه را جایی ثبت کنید و حتی اگر شد، در پایان جلسه در اختیار حاضران بگذارید. تا به حال از جلسه‌ای بیرون آمده‌اید  در این فکر که جریان جلسه چه بود و چه شد؟ مطمئن شوید که جلسه هدفی دارد و وظایف حاصل از آن به خوبی به هر عضو منتقل شده است. 
  
• بازخورد جلسه را دریافت کنید: این موضوع می‌تواند روش خوبی برای تعیین میزان تأثیرگذاری و ثمربخشی جلسه باشد. هم می‌توانید از کارهای مثبتی که انجام داده‌اید  باخبر شوید و هم عیوب کارتان را در بیاورید.از حاضران بخواهید نظر خود را صادقانه به صورت شفاهی یا کتبی در مورد جلسه بدهند.