بزرگ شدن کسب و کارم – روند پیشرفت سریع

مدیریت رشد کسب و کار آسان نیست. خصوصاً زمانی که سریع اتفاق بیفتد. روزی شما برای یک کسب و کار با ۲۰ نفر کارمند، با سیاستهای انعطاف‌پذیر، و روشهای غیررسمی کار می‌کنید. همه همدیگر را می‌شناسند و ایجاد تغییر در قوانین، برای یک مشتری یا همکار ساده است. روز بعد شما برای کسب و کاری با ۵۰۰ نفر کارمند با فرایندها و روش‌های دقیق کار می کنید و حتی بسیاری از کارمندان دیگر گروه مدیریتی را نمی شناسند. 

با شروع رشد کسب و کار سریع گاهی اوقات کارمندان از روش انجام کارها نگران اند، خصوصاً آنهایی که قدیمی‌ترند اگر این افراد قدیمی برتری خود را ابراز کنند میتوانند کارمندان جوان را به راحتی زمین بزنند به یاد داشته باشید که برخی از کارمندان برای کار در کسب و کارهای کوچک مناسبتر هستند با این حال شما میتوانید گامهای کوچکی برای کمک به رشد همه کارمندانی که با تغییرات ناشی از پیشرفت سریع خو گرفته اند بردارید.

در زمان رشد کسب و کار با کارمندان چیکار کنم؟

• برقراری ارتباط، برقراری ارتباط، برقراری ارتباط
  
• بگذارید کارمندانتان بدانند که کسب و کار از کجا رهبری میشود.
  
• توضیح دهید که ایجاد تغییرات چرا ضروری است و چگونه صورت میگیرد.
  
• بیان ارزشها و چشم انداز کسب و کار
  
• تشویق مشارکت کارمندان در برنامه ریزی تغییر
  
• پاسخ به سؤالات کارمندان در مورد تغییرات آتی
  
• توجه ویژه به فرهنگ سازمانی
  
• اطمینان حاصل کنید که همه ی کارمندان نقش خود را در حین گذار به سمت تغییر به طور کامل ایفا کنند.

کنترل ادغامها و ترکیبها

همان طور که یک کسب و کار به دنبال به دست آوردن قابلیت رقابت بیشتر در اقتصاد است تعداد ادغامها و ترکیبها نیز همچنان تشدید میشود در یک مطالعه ای، ۶۸ درصد گفته اند که باور دارند سطح فعلی ترکیبها و ادغامها در طول سه سال آینده افزایش خواهد یافت، یعنی طی سه سال آینده ترکیب ها و ادغام ها بیشتر خواهد شد و این یعنی که بعضی از کسب و کارها از بین خواهند رفت.

کسب و کارها به دلایل بسیاری که در زیر آمده است به تثبیت امید بسته اند:

• برای به دست آوردن قدرت و صلابت جهت مقابله با رقبا
  
• برای به دست آوردن کارایی
  
• برای بهره برداری از بازارهای جدید 
  
• برای توسعه 

اگرچه ترکیبها و ادغامها مزایایی دربردارند، اما کارمندان کسب و کارها با ترس و وحشت به این تغییرات نگاه می‌کنند. مدیران باید برای حصول اطمینان از ادغام موفقیت آمیز، هر کاری که می‌توانند انجام دهند. 
اگر خود را در کارهای مربوط به ادغام‌ها و یکپارچگیهای سازمانی غرق شـده دیدید، می‌بایست زمانی برای کارمندان خود داشته باشید ـ البته برای کسانی که واقعاً به شما نیاز دارند ـ پس به فکر آوردن یک مشـاور متخصص در زمینه‌ی فرایند تغییر باشید. این افراد می‌توانند نسبتهای مالی، توسعه حمایتها و انطباق کسب و کار با مسائل مالیاتی پیچیده را تحلیل کنند. اگر چنین مشـاوری استخدام کردید، سرتان خلوت می‌شود تا بتوانید تمرکز خود را روی کمک به کارمندانتان تا مراحل سپری شـدن تغییر، متمرکز کنید. 

روند کوچک سازی کسب و کارها در جهان 

روند کوچک سازی کسب و کار در جهان از اوائل دهه ۱۹۹۰ آغاز شده و تا امروز نیز ادامه دارد. کسب و کارها معمولا برای کاهش هزینه‌های خود، افزایش منافع و بهره‌وری، بهبود جریان سرمایه و یا تصمیم‌گیری، کاهش بروکراسی، اقدام به کوچک سازی می‌کنند. گاهی اوقات این راهکار نتیجه‌ی خوبی دارد و گاهی هم نه. حتی هنگامی که کاهش تعداد کارمندان، نتایج مالی مورد انتظار را به دست می‌دهد، عوارض ناشی از این کار روی نیروی انسانی باقی مانده، ممکن است بسیار سنگین‌تر از میزان پیش‌بینی شده باشـد. کوچک سازی روی روحیه‌ی کارمندان، بهره‌وری کسب و کار، و فرایندهای طولانی مدت، اثر می‌گذارد. هنگامی که کوچک سازی کاملا ضروری باشد، بدون اینکه شما بفهمید، این تأثیر رخ می‌دهد. 
تصمیم‌گیری درباره‌ی اینکه چه کسی باید برود، می‌تواند سخت باشـد. برخی از کسب و کارها برای اخراج کردن، نیروهای جدید را انتخاب می‌کنند. برخی دیگر اقدام به اخراج کارمندان ضعیف‌تر خـود می‌کنند. در هر صورت، کوچک سازی قطعا یک کار تفریحی نیست. این موضوع حتی می‌تواند باعث شود کارمندان اخراج شده، از کسب و کار شما به صورت قانونی شکایت کنند. 

با کسانی که تأخیرمی کنند چطور برخورد کنیم؟

اگر از افرادتان بپرسید که نامزدشان بیشتر از چه چیزی عصبانی می‌شود، ممکن است پاسخهای گوناگونی بشنوید. اما بیشتر پاسخهایی که می‌شنوید کلمه تأخیر است. هیچ کس دوست ندارد صبر کند تا سر و کله دیگران پیدا شود. زمانی که تأخیر به صورت عادت در آید، نه تنها به دیگران آسیب می‌زند، بلکه توهین نیز تلقی می‌شود. 
کسانی که منتظر گذاشته می‌شوند، اغلب احساس می‌کنند که فرد مقابل، با دیر رسیدنش به آنها، به وقتشان، به احساساتشان و به رویدادی که قرار بوده اتفاق بیفتد، اعم از اینکه یک جلسه باشد یا یک قرار ملاقات، بی‌احترامی کرده است. با توجه به این، اگر فردی با تأخیر ۱۵دقیقه‌ای به جلسه‌ای ۶ نفره برسد، آن ۱۵دقیقه برای همه‌ی آنها از بین رفته محسوب می‌شود. یعنی مجموعاً یک ساعت و نیم. 
مهم نیست چه چیزی باعث بروز این مشکل شده است، تأخیر مزمن چیزی است که بایـد آن را پیگیری کنید. بنابراین، گاهی اوقات اتفاق‌های بدی رخ می‌دهد، و حتی بهترین و قابل اعتمادترین کارمند نیز گاها با تأخیر حاضر می‌شـود. البته شما می‌دانید که چنین مواقعی یک استثناست نه یک قاعده. اگر تأخیر، چیزی باشد که شما از کارمند مورد اعتمادتان انتظار دارید، خودتان از قبل بهانه‌ای برای کارمندتان که می‌دانستید دیر به جلسه‌ی مهمی در کسب و کارتان می‌رسد آماده کنید، پس شما با مشکل مواجه هستید. 
چگونه با تأخیرهای مزمن مقابله می‌کنید؟ افرادی را که برای اولین بار تأخیر می‌کنند، قبل از اینکه تبدیل به عادت شـود متوقف کنید. حتی اگر بهترین کارمندتان تأخیر کرد برای اولین بار او را برای ادای توضیح فرا بخوانید. شما نباید با او برخورد بدی داشـته باشید؛ فقط باید کاری کنید که او متوجه هشدار شما بشود. به عنوان مثال، اگر یک روز هادی ۱۵ دقیقه تأخیر داشت. می‌توانید او را به کناری بکشید و به صورت خصوصی از او بپرسید که آیا همه چیز رو به راه است یا نه. با این کار به او فرصت توضیح دادن در مورد علت تأخیرش را می‌دهید، بدون اینکه احساس کند مورد حمله قرار گرفته است. سپس می‌توانید پاسخی شبیه به این به او بدهید: "فکر کردم شاید اتفاق بدی افتاده باشد. تو بهترین الگوی وقت شناسی برای بقیه‌ی کارمندان هستی." اگر شما این گونه برخورد کنید، به مارتا نشان داده‌اید که نگران او هستید و همچنین از استانداردی که او برای بقیه‌ی کارمندان به صورت ناخودآگاه تعیین کرده است، قدردانی می‌کنید. 
باید مطمئن شوید الگویی را که واقعاً مد نظرتان است، برای پیروی بقیه‌ی کارمندان تعیین کرده‌اید. اگر می‌خواهید همه‌ی کارمندان رأس ساعت ۸ صبح پشت میزهایشان آماده‌ی کار باشند، پس خودتان باید رأس ساعت ۸ صبح، پشت میزتان مشغول کار باشید. 
اگر به اولین تأخیر رسیدگی کردید، ولی تأخیر بارها و بارها تکرار شد، پس تأخیر به یک مسئله‌ی عملکردی تبدیل شده است. لذا با آن مانند دیگر مسائل عملکردی برخورد کنید 

 اگر تأخیر یکی از کارمندان خود را نادیده بگیرید، او فکر می‌کند که وقت شناس بودن، اهمیتی برای شما ندارد. البته شما هرگز نمی‌خواستید چنین پیامی ارسال کنید. با واکنش سریع به تأخیر این کارمند، یک پیام را به خوبی برای همه‌ی کارمندان خود ارسال می‌کنید. هر کسب و کاری یک شایعه ساز برای خود دارد و شما می‌توانید شرط ببندید که کارمند تأخیری کسب و کار‌تان حداقل با یک نفر دیگر در مورد اقدامات و اعمال شما صحبت خواهـد کرد و او نیز به دیگران خواهد گفت و این زنجیره همچنان ادامه خواهد یافت. 

با افرادی که غیبت می کنند چطور برخورد کنیم؟

کارمند تأخیری به‌ اندازه‌ی کافی بد است، اما در مورد کارمندانی که اصلا پیدایشـان نیست، چه؟ 
البته، همه مریض می‌شوند. بیشتر مواقع، افراد با شما تماس می‌گیرند تا بگویند فلان روز سر کار نخواهند آمد. اما اگر روزها تبدیل به هفته‌ها شوند چه؟ یا اگر غیبت در یک بازه‌ی زمانی بیش از حد مجاز طول بکشد، چه؟ هنگامی که چنین مسئله‌ای رخ می‌دهد، باید اقدامات لازم را جهت کنترل اوضاع انجام دهید. 
اگر کارمندتان سر کار نیامد و تماس هم نگرفت، اولین باری که چنین اتفاقی افتاد، سریعاً به آن رسیدگی کنید. همان روز با فرد تماس بگیرید و بپرسید که برنامه‌اش برای سر کار آمدن چیست؟ دریابید که چرا غیبت کرده است. آیا یک وضعیت پزشکی مثل یک بیماری یا آسیب دیدگی برایش پیش آمده است؟ 
اگر این اتفاق مرتباً تکرار شـد، از کارمند غایب بخواهید در هنگام حضور در محل کار، گواهی پزشکی‌ که در آن مشخص شده باشد فرد تا چه زمانی باید در خانه استراحت کند را به همراه داشــته باشـد. آیا علت غیبت بروز یک وضعیت اضطراری است، مثل مرگ یکی از اعضای خانواده؟ پس تسلیت خود را ابلاغ کرده و دریابید که فرد چه زمانی قادر است در محل کار خود حاضر شود. هنگامی که دلیل غیبت را کشف کردید، به او یادآوری کنید که می‌خواهید همه کارمندان در صورت غیبت، سریعاً و بدون در نظر گرفتن اوضاع، تماس گرفته و علت غیبت خود را اعلام کنند. 

تغییر نگرش منفی به نگرش مثبت 

اگر می‌خواهید کسب و کار شما موفق باشد، باید مطمئن شوید که کارمندانی با انگیزه و مشتاق دارید. به عبارت دیگر، شما می‌خواهید کارمندان‌تان مثبت اندیش باشند، در واقع، در بررسی‌های اخیر از مدیران نشان می هد، بیش از یک سوم پاسخ دهندگان گفتند که نگرش مثبت ارزشمندترین مهارت فردی در میان متقاضیان کار است. 
نگرش منفی درست به‌ اندازه‌ی یک لبخند می‌تواند مسری باشد. برخی از افراد هیچ اشتباه خاصی مرتکب نمی‌شوند، بلکه فقط دیدگاه منفی و بدبینانه‌ای نسبت به کل کسب و کار دارند. پس چه باید کرد؟ 
با کارمندان تازه کار بنشینید و در مورد اشتباهات صحبت کنید. می‌توانید با چیزی شبیه "متوجه شده ام که اخیرا زیاد خوشحال به نظر نمی‌رسید. آیا چیزی در محل کار باعث این اتفاق شده است؟" شـروع کنید. به این ترتیب، دری را به روی او می‌گشایید تا بتواند نارضایتی خود را از شغل و همکارانش و یا حتی مشکلاتی که در زندگی شخصی دارد، به شما بگوید (دعا کنید که او هیچ کدام از این سه مورد را نداشته باشدان اگر یک شکایت بحق دارد، تا جایی که می‌توانید به آن رسیدگی کنید. 
برای بهبود سطح خوش بینی در محیط کار، موارد زیر را به خاطر بسپارید: 

• توجه به دغدغه ها. شکایات بیش از حد را تأیید نکرده و نسبت به برخی چیزها دیدگاه‌های بیش از اندازه خوش بینانه نیز ارائه ندهید. در صورت لزوم، نقطه نظرات طرف مقابل را تصدیق کرده و توضیحات روشنی در جهت جلوگیری از هر گونه سوتفاهم، ارائه دهید. سعی کنید از بروز حالتهای دفاعی و یا عصبانیت اجتناب کنید، چرا که اوضاع را از چیزی که هست بدتر خواهید کرد. در عوض، گشاده رو باشید تا کارمندان بتوانند تشریفات قانونی را کنار گذاشته و به راحتی شکایت خود را مطرح کنند.
  
• بخشی از راه‌حل مسئله باشید. به جای اینکه اجازه دهید کارمندان‌تان فقط مسائل را ارائه دهند، آنها را تشویق کنید که راه‌حلی پیشنهاد بدهند. از آن‌ها بخواهید که حداقل یک راه‌حل نیز برای شکایتی که دارند ارائه دهند. 
  
• شوخ طبعی را تشویق کنید. شوخ طبعی باعث کاهش استرس و از بین بردن درگیری‌ها می‌شود. اما شوخی را با طعنه اشتباه نگیرید، شوخی باید مثبت و سازنده باشد و هرگز به ضرر دیگران تمام نشود.
  
• به دیگران نیز زمان بدهید. به عنوان یک مدیر باید از سیاست در باز پیروی کرده و به سادگی در دسترس باشید. این موضوع کارمندان را تشویق می‌کند تا راحت بوده و در مورد مشکلات و دغدغه هایشان بی‌پرده صحبت کنند. اگر کارمندان بدانند که دسترسی به شما غیرممکن است یا نسبت به تنشهای بین افراد بی‌اعتنا هستید، مضطرب خواهند شـد. در نتیجه، احتمال اینکه با شما در مورد مسائل مثبت یا منفی ارتباط برقرار کنند، کمتر است. 
  
• مراقب زبان بدن خود باشید. از حرکات فیزیکی برای ارسال پیامهای مثبت به کارمندان‌تان استفاده کنید، لبخند، برقراری تماس چشمی، با دقت گوش دادن و تکان دادن سر به نشانه تأیید از جمله‌ی این حرکات هستند. 
  
• در صورت لزوم جلسه خصوصی بگیرید. اگر برای کارمندی یک شکسـت بزرگ و یا یک بحران شغلی در محیط کار رخ داد، با او جلسه‌ای خصوصی حتی برای چند دقیقه برگزار کنید. به این ترتیب فرد می‌تواند با احساساتی قوی به کار خود ادامه دهد بدون اینکه از حرف یا عمل خود احساس پشیمانی کند. 
  
• تحسـين، تحسین، تحسین. وقتی موفقیتی حاصل می‌شـود، آن را با دیگران تقسیم کرده و کسانی را که عوامل اصلی این موفقیت هستند، تحسین کنید. هنگامی که یکی از کارمندان کار بزرگی انجـام می‌دهد، آن را بیان کنید. با به رسمیت شناختن دستاوردهای کارمندان، به آنها احساس خرسندی بدهید. 
  اگر نمی‌توانید کارمند مظلوم خود را تشویق کنید و دیگر کارمندان برای شکایت از او مرتب نزد شما می‌آیند، بنابراین، از آنها بخواهیـد از او فاصله بگیرند. بگذارید بدانند احساس همدردی با فرد مظلوم کاملا طبیعی است، البته نباید با انجام چنین کاری روحیه‌ی آنها را جریحه دار کنید.