واگذاری کار مدیران از افسانه تا واقعیت

قدرت یک مدیر مؤثر ناشی از تلاشهای خودش نیست بلکه از مجموعه‌ی فعالیتهای گروهی ناشی می‌شود که زیر نظر مدیر کار می‌کنند. 
اگر مدیر فقط چند نفر کارمند باشید، شاید با کمی فعالیت بیشتر بتوانید کار تمام اعضای گروه را خودتان به تنهایی انجام دهید. 
اما وقتی مسئول کسب و کار بزرگتری هستید، اگر بخواهید کار تمام گروه را خودتان انجام دهید، به موفقیت چندانی نمی‌رسید. از آن گذشته به یک مدیر خردنگر مبدل می‌شوید، یعنی مدیری که بیش از حد درگیر تمام جزییات کار می‌شود و بیشتر وقت خود را صرف انجام کارهای دیگران می‌کنید تا خودتان. از آن بدتر، باعث می‌شوید کارمندهایتان برای کارشان مسئولیت کمتری بپذیرند، چراکه شما همیشه یا خودتان کارها را برایشان انجام میدهید و یا خودتان کارهایشان را کنترل می‌کنید. 
مدیران با واگذاری کار، مسئولیت تکمیل کارها را به دیگران واگذار می‌کنند. همان‌طور که در این مطلب توضیح خواهیم داد، این کافی نیست که صرفا کاری را به کسی بسپارید و بعد راهتان را بگیرید و بروید. ممکن است با چنین سؤالی مواجه شوید:  «آه، بعد از این چکار باید بکنیم؟» برای آنکه واگذاری کار مؤثر و نتیجه بخش باشد، مدیران باید به کارمندانشان اختیار هم بدهند و مطمئن شوند که منابع لازم برای انجام مؤثر کار را در اختیار آنها می‌گذارند و سرانجام مدیرانی که در واگذاری کار مهارت دارند، می‌توانند ماهرانه پیشرفت کار را در مسیر اهداف زیر نظر داشته باشند. 

مدیر باید چه مهارت هایی داشته باشد؟

حالا که مدیر شده‌اید، باید در زمینه‌های مختلف مهارتهایی را در خود پرورش دهید. علاوه بر آنکه به مهارتهای فنی، قدرت تجزیه و تحلیل، و قابلیتهای سازمانی نیازمندید، به مهارتی بسیار مهمتر نیز احتیاج دارید:  مهارت کار با انسان ها، در میان مهارتهای ارتباطی متعددی که باید داشته باشید، یکی از آنها می‌تواند بیشترین تفاوت و تأثیر را در ثمربخش بودن کار شما داشته باشد:  مهارت واگذاری کار. واگذاری کار ابزار شماره‌ی یک مدیریت است و ناتوانی در واگذاری کار مهمترین عامل در شکست مدیریت است. 

چرا بیشتر مدیران با واگذاری کار مشکل دارند؟ 

دلایل گوناگونی وجود دارد:  

• سرتان خیلی شلوغ است، و وقت ندارید. 
  
• به کارمندهایتان اعتماد ندارید، که بتوانید وظایف خود را به درستی و به موقع انجام دهند. 
  
• روش واگذاری کار مؤثر را نمی‌دانید. 

شاید هم هنوز متقاعد نشده‌اید که واگذاری کار برای مدیران فکر خوبی است. اگر شما از مدیران ناراضی هستید(آهای تو را می‌گویم! آره منظورم خود توست!) به دلایل زیر برای کنار گذاشتن پیش‌داوری‌ها و موانع درونی‌تان توجه کنید و از همین امروز واگذاری کار را آغاز کنید: 

واگذاری کار چه نقشی در موفقیت یک مدیر دارد؟

موفقیت شما به عنوان یک مدیر به واگذاری کار بستگی دارد! مدیرانی که با موفقیت می‌توانند یک گروه کارمند را رهبری کنند گروهی که در آن هرکس مسئولیت مشخصی برای انجام مؤثر کل کاروکارایی گروه دارد ثابت کرده‌اند که آماده‌ی چالش‌های بزرگتر و بهتر هستند. چالش‌های بزرگتر و بهتر اغلب عناوین بالاتر و درآمد بالاتر هم به همراه می‌آورد. شاید حتی اتاقی با پنجره‌های قشنگ به شما بدهند. یا کامپیوترتان را عوض کنند. 

• نمی‌توانید به تنهایی همه  کارها را انجام دهید. مهم نیست چقدر مدیر بزرگی باشید. کشیدن تمام بار، تا رسیدن به اهداف کسب و کارتان به نفع شما نیست. مگر اینکه بخواهید عمرتان را کوتاه کنید. تازه، بهتر نیست گاهی وقتی هم برای دیدن دنیای بیرون از چهاردیواری دفترتان بگذارید؟ حداقل هرچند وقت یک بار؟
  
• شغل شما این است که تلاشهای خود را بر اموری متمرکز کنید که شما می‌توانید انجام دهید و کارمندانتان نمی‌توانند. برای همین است که حقوق بیشتری می‌گیرید. برای اینکه باید یک مدیر باشید، نه یک برنامه‌نویس یا حسابدار یا فروشنده. شما کار خودتان را بکنید و بگذارید کارمندهایتان کار خودشان را بکنند. 
  
• واگذاری کار، کارمندها و کارگرها را در کار دقیق‌تر می‌کند وقتی به کارمندها مسئولیت و اختیار میدهید تا وظایف خود را انجام دهند ـ چه فردی و چه گروهی ـ آنها هم بیشتر در عملیات هر روزه‌ی کسب و کار دخیل می‌شوند. به جای آنکه صرفاً مثل زنبورهای کارگر هیچ مسئولیت و اختیاری نداشته باشند، در موفقیت واحد خودشان و تمام کسب و کار نقشی حیاتی می‌یابند. منظورت این است که اگر من موفق شوم، همه ما موفق می‌شویم؟ بله. 
  
• واگذاری کار فرصتی به شما می‌دهد تا کارمندانتان را رشد دهید. اگر تمام تصمیم‌ها را خودتان بگیرید و تمام ایده‌ها از خودتان باشد، کارمندها هرگز نمی‌آموزند که چگونه باید ابتکار عمل را به دست بگیرند و مسئولیت تکمیل هر کار و تضمین موفقیت‌آمیز بودن آن را بر عهده بگیرند و اگر آنها کار را یاد نگیرند، فکر می‌کنید چه کسی مجبور است. تا ابد کار آنها را انجام دهد؟ در آینه نگاه کنید متوجه می شوید.
  به عنوان یک مدیر نهایتاً مسئول عملکرد واحد‌تان هستید. اما برای اغلب مدیران عملی و مطلوب نیست که شخصا تمام وظایف واحد را خودشان انجام دهند تا پاسخگوی مسئولیت واحد باشند و به اهداف کسب و کارشان خود برسند. 
  احتمالا شما به تنهایی قابلیت انجام مسئولیتهای متعددی را در کسب و کار دارید. 
  

وظایف اصلی یک مدیر چیست؟  

برنامه ریزی
سازماندهی
تعیین بودجه و کنترل بودجه‌های عملیاتی
بررسی کارایی و عملکرد کارمندان
کنترل کسب و کار
در همین مطلب به شما خواهیم گفت که کدام کارها را باید به کارمندهایتان بسپارید و کدام را خودتان انجام دهید. اما اول سوء‌ تفاهم های رایج در مورد واگذاری کار را بررسی می‌کنیم. 

دلیل اینکه مدیران در کسب و کار، کارها را واگذار نمی کنند؟ 

ممکن است بهانه‌های مختلفی بیاورید تا کارهارابه کارمندان نسپارید. متأسفانه تمام این بهانه‌ها مانع از موفقیت شما به عنوان یک مدیر مؤثر می‌شود. ببینید افسانه‌های زیر آشنا به نظرتان نمی‌آید؟ راستش را بگویید! 
1: نمی‌توانید به مسئولیت‌پذیری کارمندها اعتماد کنید 
اگر به کارمندهایتان اعتماد ندارید به کی اعتماد دارید؟ فرض کنید خودتان مسئول استخدام دست کم بخشی از پرسنل خود بوده‌اید. احتمالا مسیری پرسنل مورد نیازتان طی کرده‌اید. حتما انبوه نامه‌های درخواست و سوابق شغلی داوطلبان را یادتان می‌آید. که مجبور شدید ساعتها وقت بگذارید و بررسی کنید و به سه گروه برندگان، برندگان بالقوه و بازندگان تقسیم کنید؟ ساعتها بررسی کرده‌اید، ساعتها مطالعه کردید و بهترین داوطلبها را انتخاب کرده‌اید، یعنی کسانی که بالاترین مهارتها، بهترین مشخصات و بیشترین تجربه را در این کار داشتند. 
مطمئناً کارمندهایتان را به این دلیل انتخاب کرده‌اید که آنها را افرادی مستعد و سزاوار اعتماد دانسته اید. حالا باید بدون غل و غش به آنها اعتماد کنید. 
هرچه بکارید، همان را درو می‌کنید. زیردستان شما آماده، مشتاق، و قادر به پذیرش مسئولیت هستند. فقط باید به آنها فرصت بدهید. شاید قادر نباشد تمام وظایفی را که برعهده‌اش می‌گذارید به خوبی انجام دهد. اگر این طور است، دلیل آن را پیدا کنید. آیا به آموزش بیشتری احتیاج دارد؟ وقت بیشتر؟ تمرین بیشتر؟ شاید باید کاری را به او بسپارید که با تجربه و موقعیت او همخوانی بیشتری داشته باشد. برای اینکه زیردستانی مسئول داشته باشید، باید به آنها مسئولیت بدهید. به همین سادگی. 
۲: وقتی کار را می‌سپارید، کنترل خود را بر کار و نتیجه آن از دست میدهید 
اگر واگذاری کار را درست انجام دهید، کنترل کار و نتیجه‌ی آن را از دست نمی‌دهید. بلکه کنترل خود را بر روشی که کار به نتیجه می‌رسد از دست می‌دهید. نقشه‌ی دنیا را تصور کنید. چند مسیر برای رفتن از ایران به آلمان یا کشورهای همسایه وجود دارد؟ یک راه؟ یک میلیون راه؟ بعضی از مسیرها زودتر به مقصد می‌رسد. بعضی از مسیرها زیباتر و دلنوازتر است و بعضی از مسیرها نیازمند توجه بیشتر به منافع موجود است. آیا درست بودن یک مسیر نشان دهنده‌ی غلط بودن سایر مسیرهاست؟ نه. 
در کسب و کار راه‌های بیشماری برای به انجام رساندن یک کار وجود دارد. حتی در کاری که هر قدم آن از پیش مشخص شده است این کار را همیشه این جوری انجام داده‌ایم باید همیشه فضای خالی برای راههای جدید بهبودی فرایند کار بگذارید. چرا فکر می‌کنید راه مورد نظر شما تنها راه انجام آن کار است؟ چون شما رئیسید؟
جواب غلط است. شغل شما این است که برای کارمند نتایج مورد نظرتان را توضیح دهید و بعد بگذارید خودشان تصمیم بگیرند چگونه به این نتایج دست یابند. البته باید برای مربیگری و مشاوره به آنها در دسترس باشید تا اگر خواستند، از تجربه‌های گذشته شما استفاده کنند. اما باید از نظارت خود بر چگونگی انجام کار دست بکشید و بیشتر بر کنترل چیستی، چرایی، و زمان انجام کار معطوف شوید. 
۳: شما تنها کسی هستید که تمام جوابها را می‌داند 
اگر فکر می‌کنید فقط خودتان جواب همه سؤال‌ها و راه‌حل همه مشکل‌ها را می‌دانید باید چیزی را به شما بگوییم. هرچقدر هم که با استعداد باشید، امکان ندارد تنها کسی باشید که در کسب و کارتان جواب هر سؤالی را می‌داند، مگر اینکه تنها کارمند آن کسب و کار باشید. غیرممکن است. 
از طرف دیگر، افراد متعددی هر روز مشغول انجام دادن کارهای زیادی هستند، با مشتریان صحبت می‌کنند، با فروشندگان صحبت می‌کنند، و با هم ارتباط برقرار می‌کنند. خیلی از افرادی که کار می‌کنند، تجربه‌شان از شما بیشتر است و حتی ممکن است بعد از رفتن شما، خیلی از آنها همچنان به کار خود ادامه دهند. این افراد کارمند شما هستند. 
کارمندان شما گنجینه‌ای از تجربه و آگاهی نسبت به روابط کاری شما و کار روزمره کسب و کار هستند. آنها اغلب به مشتریان و مشکلات شرکت شما نزدیکترند. بی‌توجهی به پیشنهادها و توصیه‌های آنها هم بی‌احترامی است و هم کوته‌نظری و حماقت. این منبع ارزشمند را نادیده نگیرید. به هر حال باید حقوقشان را بپردازید. پس از آنها استفاده کنید. 
۴: اگر کار را خودتان انجام بدهید سریعتر به نتیجه می‌رسید 
شاید فکر کنید وقتی کار را خودتان انجام می‌دهید، سریع‌تر به انجام می‌رسد تا وقتی که کار را به دیگران می‌سپارید. اما این فقط یک توهم است. بله، وقتی برای بار اول کاری را به دیگری می‌سپارید، ممکن است بحث و انتقال مفهوم به وقت بیشتری احتیاج داشته باشد. اما اگر واگذاری کار را خوب انجام دهید، دفعات بعد که قرار است همان کار انجام شود، وقت بسیار کمتری از شما خواهد گرفت. اگر خودتان کار را بر عهده بگیرید هم وقتتان بیشتر صرف می‌شود، و هم فرصت طلایی رشد دادن مهارتهای کاری زیردستان را از آنها می‌گیرید.
 درست است. آموزش دادن روش انجام کاری به کارمند، بیشتر طول می‌کشد. اما فکر می‌کنید اگر به جای واگذاری کار خودتان کار را انجام دهید، چه اتفاقی می‌افتد وقتی کار را خودتان انجام بدهید، تا ابد محکومید که آن کار را بارها و بارها و بارها خودتان انجام دهید. اما وقتی روش کار را به دیگری می‌آموزید و انجام آن را به او میسپارید، شاید دیگر هرگز لازم نباشد این کار را خودتان بکنید و حتی ممکن است بعدها ببینید که کارمندتان کار را سریع‌تر از شما انجام می‌دهید. شاید حتی بتواند روش قدیمی را تغییر دهد و روشی بهتر برای آن کار پیدا کند. 
۵: واگذاری کار اقتدار شما را ضعیف می‌کند 
واگذاری کار دقیقأ عکس تصور شما عمل می‌کند، دامنه اقتدار شماره وسیع‌تر می‌کند. شما فقط یک نفرید و فقط می‌توانید به‌اندازه‌ی یک نفر کار کنید. حالا فکر کنید ۱۰، ۲۰ نفر در گروه شما برای رسیدن به هدف مشترکتان تلاش کنند. شما همچنان وظیفه دارید اهداف را تعیین، و برای رسیدن به آن برنامه‌ریزی زمانی کنید. اما هر کارمند راه خود را برای رسیدن به آن اهداف انتخاب می‌کند. 
آیا وقتی کاری را به شخص دیگری میسپارید و به او اختیار کافی می‌دهید، از اقتدارتان کم می‌شود؟ پاسخ منفی است. در این انتقال کار چه چیزی را از دست می‌دهید؟ هر چقدر هم کارهای خودتان را به کارمندهایتان بسپارید اقتدارش کم نمی‌شود. این از عجایب اقتدار است. هر چقدر به کارمندانتان اختیار بدهید، اقتدار واحد کاری شما بیشتر می‌شود. 
در فرایند واگذاری کار، به نیروی کار مؤثری دست می‌یابید. یعنی کارمندانی که اختیار کافی دارند، شوق کار هم دارند، و انگیزه‌ی کافی برای کار گروهی هم دارند و بدین ترتیب می‌توانید بر مسایلی تمرکز کنید که مستلزم توجه شخصی شماست. 
۶: افتخار انجام کار متعلق به کارمندان می‌شود و کسی شما را در موفقیت شریک نمی‌داند 
کنار گذاشتن این باور یکی از بزرگترین مشکلات در رشد از کننده بودن تا مدیر کننده‌ها بودن است وقتی کننده‌اید، برای نوشتن یک گزارش خوب، تجزیه و تحلیل دقیق بازار و یا یافتن یک روش مناسب جدید تشویق می‌شوید و پاداش می‌گیرید وقتی مدیر می‌شوید، هدف شغلی شما دیگر بالا بردن کارایی خود در انجام وظایف فردی نیست. از آن لحظه به بعد هدف شما رسیدن به یک هدف کلی کسب و کارتان یا پروژه‌ای با کمک دیگران خواهد بود. شاید قبلا بهترین اپراتور ورود اطلاعات در دنیا بوده باشید. همین که مدیر می‌شوید، این استعدادتان دیگر به هیچ درد نمی‌خورد. حالا دیگر باید یک گروه از بهترین اپراتورهای جهان را به وجود آورید و رهبری کنید. برای این کار به مهارتهای کاملا متفاوتی احتیاج دارید و موفقیت شما حاصل تلاشهای غیرمستقیم دیگران و پشتیبانی پشت صحنهی شما خواهد بود. 
مدیران موفق و خردمند می‌دانند که با درخشش کارمندها، آنها هم می‌درخشند. هرچه بیشتر واگذاری کار کنید، به کارمندها فرصت بیشتری برای درخشش می‌دهید. به زیردستان خود فرصت انجام دادن کارهای مهم را بدهید و وقتی کارشان را خوب انجام دادند، حتما به همه اطلاع دهید. به کارمندهای خود در حضور دیگران و به طور مکرر به خاطر موفقیتهایشان اعتبار بدهید. تا تشویق شوند در کارهای بعدی هم خوب عمل کنند. فراموش نکنید، موفقیت شما را با موفقیت گروهتان می‌سنجند، نه تواناییهای فردی خودتان. 
7: واگذاری کار انعطاف‌پذیری شما را کم می‌کند 
وقتی همه  کارها را خودتان انجام می‌دهید، نظارت کامل و دقیق بر تکمیل درست کار دارید. مگر نه؟! اصلا این طور نیست. چطور می‌توانید نظارت داشته باشید وقتی همزمان هم با بحرانها سر و کله می‌زنید و هم باید به اولویتهای متعددی بپردازید؟ وقتی همه کار را خودتان می‌کنید، زیاد هم نمی‌توانید انعطاف‌پذیر باشید. آدم نمی‌تواند همزمان بر بیش از یک کار تمرکز کند وقتی دارید بر همان یک کار تمرین می‌کنید، مجبورید تمام کارهای دیگر را کنار بگذارید. شما به این می‌گویید انعطاف‌پذیری؟ 
هرچه کارها را به افراد بیشتر بسپارید، انعطاف‌پذیری‌تان بیشتر می‌شود. در حالی که کارمندهای شما به کارهای روزمره‌ای می‌پردازند که برای گردش کسب و کار شما لازم است، شما آزادید تا به مشکلات غیرمنتظره یا فرصتهای پیش آمده بپردازید. 
۸: سر کارمندها شلوغ است 
کارمندهای شما اگر این ادعا شانه خالی کردن از مسئولیت نیست، پس چیست؟ کارمندهای شما چه کار مهمی می‌کنند که دیگر زحمتی برای یاد گرفتن چیز جدیدی ندارند؟ یعنی وقت ندارند چیزی را یاد بگیرند که کار کسب و کار را راحت‌تر کند و قدرت واحد شما را افزایش دهد؟ 
یک لحظه به خودتان فکر کنید. شغلتان چیست که باعث می‌شود هر روز سر کار بروید؟ منظور ما حقوق ماهانه یا ناهار ظهر نیست. شرط می‌بندیم دلیل آن رضایتی است که با پذیرش یک چالش و مبارزه‌ی جدید، رویارویی با آن و موفقیت در آن به دست می‌آورید. 
حالا به کارمندهایتان فکر کنید رضایت شغلی آنها با شما فرقی ندارد، آنها هم مایلند خود را در برابر چالش‌های جدید بیازمایند و موفق شوند. اما اگر کارهای جدید به آنها نسپارید، چطور می‌توانند به این رضایت دست یابند؟ 
خیلی از مدیران کارمندهای خوب خود را از دست داده‌اند، چرا که نتوانستند نیاز آن کارمند را برای رشد و ترقی در کارشان برآورند، و کارمندان بسیاری به انگلهای بی‌خیال تبدیل شده‌اند، چراکه مدیرانشان حاضر نشده‌اند خلاقیت و شوق طبیعی آنها را به آموختن تشویق کنند. سعی نکنید این درس را در عمل بیاموزید! 
۹: کارمندها چشم‌انداز وسیع کار را نمی‌بینند 
اگر آنها را در این چشم‌انداز سهیم نکنید، چطور می‌توانند آن را ببینند؟ کارمندهای شما اغلب در کار خود متخصص هستند، طبیعی است که دچار دید تلسکوپی شوند و نتوانند چشم‌انداز وسیع را ببینند، چرا که همیشه مشغول یافتن راه‌حل برای انجام کارهای محوله به آن‌ها یا انجام عملیات روزمره‌شان هستند. 
متأسفانه بسیاری از مدیران اطلاعات حیاتی را از کارمندانشان دریغ می‌کنند. به این امید که عنان محکمتری بر رفتار آنها داشته باشند. اما این اطلاعات می‌تواند کارایی آنها را بسیار بالا ببرند. این مدیران کارمندانشان را در تاریکی نگه میدارند و طبیعتابه نتایج مطلوب خود دست نمی‌یابند. حتی توانایی سیستمی و کارمندها را برای آموختن، رشد، و مشارکت واقعی در کسب و کار فلج می‌کنند. 

چطور به کارمندانمدان اعتماد کنیم؟

از این افسانه‌ها که بگذریم، واقعیت این است که واگذاری کار می‌تواند دست کم در آغاز کار بسیار ترسناک باشد ولی مثل هر کار دیگری کار نیکو کردن از پر کردن است وقتی واگذاری کار می‌کنید، به شخص دیگری اعتماد کرده‌اید. اگر آن شخص شکست بخورد در نهایت شما مسئولید و کسی کاری به این ندارد که کار را به چه کسی سپرده اید. احتمالا این جمله یا مشابه آن از رئیس خود شنیده اید. « بله می‌دانم که امروز قرار است قرارداد پیشنهادی را به مشتریمان بدهیم، اما جو کارش را انجام نداده. » وقتی واگذاری کار می‌کنید، مسئولیت همچنان بر دوش شما می‌ماند. 
وقتی شروع به سپردن کارها به کارمندها می‌کنید، اول به یک سقوط آزاد با طناب شبیه است. از سکویی با صدها متر فاصله از زمین می‌پرید و خدا خدا می‌کنید که طناب پاره نشود. فراموش نکنید که ممکن است کارمندها هم موقع تحویل کار کمی عصبی باشند. تصور بر عهده گرفتن یک کار جدید ممکن است کمی در آنها ایجاد تردید کند. این تردید به حمایت بیشتر شما احتیاج دارد تا کم کم کارمندها بیاموزند که از نقشها و کارهای جدید نترسند. 

مراحل واگذاری کار به کارمندان چیست؟

واگذاری کار همین‌طوری اتفاق نمی‌افتد، مثل هر وظیفه‌ی شما به عنوان یک مدیر، باید روی آن کار کنید. شش مرحله واگذاری کار ثمربخش به ترتیب زیر است :  
1- در مورد کار توضیح دهید. دقیقاً شرح بدهید که می‌خواهید چه کاری انجام شود، کی انجام شود، و چه نتایجی انتظار دارید. 
2- شرایط و وضعیت کار را روشن کنید. توضیح دهید که این کار چرا باید انجام شود، اهمیت آن در چشم‌انداز کلی کارها چیست، و چه مشکلاتی ممکن است در مسیر انجام آن پیش بیاید. 
3- معیارها و استانداردهای کار را تعیین کنید. معیارهایی را که برای سنجش موفقیت آن کار به کار خواهید برد اعلام کنید، این معیارها باید واقع‌گرایانه و دست یافتنی باشد. 
4- اختیارات کافی را منتقل کنید. باید اختیارات کافی برای انجام آن کار به کارمند خود بدهید تا بدون موانع ایجاد شده توسط کارمندان دیگر و یا سرعت‌گیرهای مدیریتی، کارش را انجام دهد. 
5- پشتیبانی کافی فراهم کنید. منابع لازم برای انجام این کار را تعیین کنید و در اختیار کارمند بگذارید. انجام موفقیت‌آمیز یک کار ممکن است به پول، آموزش، مشاوره، یا منابع دیگر احتیاج داشته باشید. 
6- تعهد بگیرید. مطمئن شوید که کارمند مسئولیت کار را پذیرفته است. توقعات خود را تکرار کنید و مطمئن شوید که کارمند آنها را به خوبی درک کرده و تعهد کافی برای انجام کار پذیرفته است. 
روشن است که واگذاری کار، اگر درست انجام شود، هم به نفع کارمند است و هم مدیر؟ پس چرا واگذاری کار نمی‌کنید؟ شاید دقیقا نمی‌دانید چه کاری به دیگران بسپارید؟ یک مدیر می‌تواند تقریباً هر کاری را به کارمندش بسپارد، اما بعضی از کارها را باید همیشه به دیگران سپرد، بعضی از کارها را هرگز نباید به کسی سپرد. 

چه کارهایی را باید سپرد و چه کارهایی را نه؟ 

به طور نظری هر کاری را می‌توانید به کارمندهایتان بسپارید البته اگر همه  کارهای خود را به دیگران بسپارید، دیگر چرا شرکت‌تان باید به شما حقوق بدهد؟ روشن است که بعضی از کارها را همیشه باید به کارمندهایتان بسپارید و بعضی از کارها را برای خود نگه دارید. به هر حال دلیلی دارد که شما مدیر هستید و کارمندهایتان نیستند. 
واگذاری کار را با کارهای ساده‌ای شروع کنید که اگر به موقع یا با بودجه پیش‌بینی شده انجام نشوند، لطمه‌ی اساسی به کار کسب و کارتان نخورد. همچنان که کارمندها اعتماد به نفس و تجربه‌ی بیشتری پیدا می‌کنند، می‌توانید کارهای سطح بالاتری را به آنها بسپارید. با دقت سطح تجربه و مهارت کارمندهای خود را بسنجید و وظایفی را به آنها بسپارید که با آن سطح متناسب یا کمی فراتر از آن است. برای انجام آن کار برنامه‌ای تدوین کنید و بعد کارایی کارمندها را برای حرکت طبق برنامه زیرنظر بگیرید وقتی خیالتان راحت شد، می‌بینید که ترس شما از واگذاری کار بی‌مورد بوده است. 

چه کارهایی را باید همیشه به دیگران بسپاریم؟

بعضی از کارها طبیعتاً باید سپرده شوند. باید از هر فرصتی برای واگذاری کار موارد زیر به کارمندهایتان استفاده کنید:  
چه چیز بیشتر وقت یک مدیر را هدر می دهد؟
شیطان در جزئیات سکونت دارد. برای یک مدیر هیچ چیز بیشتر از گرفتار شدن در جزییات، هدر دهنده‌ی وقت نیست. مثل کنترل دوباره چندین صفحه عدد و رقم، صرف روزها برای یافتن مشکل یک ترازنامه، یا اینکه شخصا ورود و خروج پرسنل را کنترل کنید. در قدیم می‌گفتند هشتاد درصد کار می‌کنیم تا بیست درصد نتیجه بگیریم. بدون تردید می‌توانید در میان کارمندان خود کسانی را پیدا کنید که کارهای همیشگی شما را انجام دهند. 
اما حالا که مدیرید، موظفید همنوایی یک گروه کامل را برای رسیدن به یک هدف رهبری کنید و قرار نیست یک کار فردی انجام دهید. جزییات را به کارمندها بسپارید. تلاشهای خود را بر کارهایی متمرکز کنید که بالاترین ثمربخشی را دارد و به شما اجازه می‌دهید کار تمام کارمندانتان را با بیشترین کارایی هماهنگ کنید.  

مدیران بیشتر در چه دام هایی می افتند؟

گشتن در اینترنت برای به دست آوردن اطلاعات جدید در مورد کارتان یا رقبایتان، صرف ساعتها برای مطالعه‌ی نشریات تخصصی مربوط به کارتان یا گذراندن روزها در کتابخانه عمومی، چندان کارایی یک مدیر را بالا نمی‌برد. اما بسیاری از مدیران در این دام می‌افتند. چرا که خواندن روزنامه و مقاله و کتاب و مجله جالب است و از آن گذشته به مدیران بهانه‌ای می‌دهید تا وظایف سخت‌تر مدیریتی را عقب بیندازند. به شما حقوق می‌دهند که چشم‌انداز وسیع را در نظر داشته باشید، یعنی ورودیهای گوناگون را جمع کنید و به آنها معنا ببخشید وقتی شخص دیگری اطلاعات مورد نیاز را جمع کند و در اختیار شما بگذارد، کارایی‌تان بالاتر می‌رود و وقت بیشتری خواهید داشت تا این اطلاعات را تجزیه و تحلیل کنید و راه‌حلهایی برای مشکلات بیابید. 

چطور دچار روزمرگی نشویم؟

برای انجام کاری روزمره روش بسیار خوبی وجود دارد:  آنها را به کارمندهایتان بسپارید:  «بیا عزیزم این کار می‌تواند تا چند سال دیگر سرت را گرم کند. » بسیاری از کارهای کسب و کار شما مرتب تکرار می‌شود:  تهیه‌ی گزارش هفتگی تولید، بررسی گزارش ماهانه هزینه‌های انجام شده در مقایسه با بودجه، و پرداخت قبض ماهانه تلفن، مثالهای کوچکی هستند وقت شما مهمتر از آن است که صرف کارهای روزمره شود که سالها قبل بر انجام آنها تسلط یافته‌اید. 
اگر خود را گرفتار کارهای تکراری می‌یابید، اول به جزییات آنها توجه کنید. این کارها هر چند وقت یک بار باید انجام شود؟ آیا می‌توانید زمان انجام آن را به موقع پیش‌بینی کنید تا کارمندتان بتواند آن را با موفقیت انجام دهد؟ برای انجام این کار چه چیزهایی را باید به کارمندهای خود بیاموزید؟ و بعد برنامه‌ای بریزید و کارها را طبق آن به کارمندها بسپارید.