هدفگذاری کسب و کار به روش آسان

از هر کارمندی که بپرسید:  «مهمترین وظیفه مدیریت چیست؟» به احتمال خیلی زیاد به شما می‌گوید هدف‌گذاری. حالا اگر در برنامه‌ی کاری شما تعیین هدف در انتهای فهرست وظایفتان قرار دارد، مشکل بزرگی دارید! در اغلب شرکتها تعیین جهت حرکت کلی کسب و کار با مدیران عالی است. بعد مدیران میانه وظیفه دارند این اهداف را باز کنند و برای حرکت کلی تعیین شده توسط مدیران عالی برنامه بریزند. مدیران و در مسیر کارمندان برای هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی برای رسیدن به این اهداف با هم همکاری می‌کنند. 
احتمالا شما به عنوان یک مدیر در اهداف متعدد غرق شده‌اید. هدفهایی برای خودتان، کارمندهایتان، واحدتان، و کسب و کارتان. این سیل اهداف می‌تواند از حد تحمل شما بیشتر باشد. به خصوص وقتی سعی می‌کنید اهمیت نسبی هر کدام را با اهداف دیگر متعادل کنید. اول باید به هدف واحد خودم، یعنی کاهش زمان بازگشت سرمایه بپردازم... یا بروم سراغ هدف رئیسم، یعنی بودجه‌بندی؟ شاید هم هدف کلی شرکت یعنی بهتر کردن خدمت‌رسانی به مشتری‌ها مهمتر باشد. خوب اصلا بروم دنبال هدف بخشمان یعنی بهبود کیفیت تولید. 
گاهی داشتن اهداف زیاد به همان اندازه‌ی بی‌هدف بودن بد است. 

دلایل اصلی لزوم هدف‌گذاری در کسب و کار  

• هدف، مسیر را تعیین می‌کند. از مثال خودمان استفاده می‌کنیم. (باز کردن دفتر فروش جدیدی در تهران). احتمالاً می‌توانید ده ها راه مختلف برای سرویس‌دهی بهتر به مشتریان منطقه غرب پیدا کنید. اما اگر می‌خواهید این سرویس‌دهی بهتر انجام شود باید آرزوی مشخصی را در نظر بگیرید، یعنی هدفی که به سمت آن نشانه‌گیری کنید و تلاشهای خودتان و کسب و کارتان را در مسیر آن متمرکز کنید. بعد می‌توانید این آرزو را مبدل به اهدافی کنید که شما را به طرف مقصد راهنمایی می‌کند. با این اهداف می‌توانید تلاشهای خودتان و کارمندهایتان را فقط بر فعالیتهایی متمرکز کنید که در رساندن شما به آن اهداف مؤثر است. 
  
• اهداف، پیشرفت شما را در مسیر سفر مشخص می‌کند. اهداف در مسیر شما تابلوهای کیلومتر نمایی می‌گذارد تا ببینید چقدر به هدف نزدیک شده‌اید. اگر به این نتیجه برسید که باید برای رسیدن به مقصد نهایی به هفت هدف پیاپی دست یابید، وقتی می‌بینید که به سه تا از این اهداف رسیده‌اید، میدانید هنوز چهار هدف دیگر در پیش دارید. یعنی دقیقا می‌دانید کجا ایستاده‌اید و چقدر راه در پیش دارید. 
  
• هدف، کمک می‌کند تا رؤیای کلی شما دست یافتنی شود. نمی‌توانید با برداشتن یک قدم بزرگ به هدفتان برسید، برای رسیدن به هدف باید قدمهای کوچک زیادی بردارید. اگر رؤیایتان باز کردن یک دفتر فروش در تهران است، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که روز جمعه هدفتان را اعلام کنید و روز دوشنبه وارد یک دفتر فروش خوب با تجهیزات و نیروی انسانی مناسب در تهران بشوید. باید اول هدف‌های کوچه متعددی را برآورده کنید:  تهیه محل کار، استخدام و تعیین وظایف پرسنل، و خرید میز و صندلی. اهداف با تقسیم تلاشهای شما به گامهای کوچک، در رسیدن به رؤیای کلی کمکتان می‌کند وقتی این قدمهای کوچک را تکمیل کردید، نتایج بزرگ حاصل می‌شود. 
  
• هدف، نقش هر کس را روشن می‌کند وقتـی رؤیایتان را به کارمندهایتان اعلام می‌کنید، شـاید از مقصد شما تصوری داشته باشنـد، اما احتمالاً از چگونگی رسیدن به این مقصد هیچ تصوری ندارند هرچند کارمندهای خوش‌نیت شما بسیج می‌شوند تا شما را در رسیدن به این رویا کمک کنند. بعضیها هم هستند که زحمات دیگران را دو برابر می‌کنند. بعضی از وظایف را ندیده می‌گیرند و یا حتی کاملا خلاف در مسیر شما عمل می‌کنند و امیدوارند شما متوجه خطاهای آنها نشوید. تعیین هدف با همکاری کارمندها روشن می‌کند کارها و اقدامات مورد نیاز چیست، چه کاری بر عهده چه کسی است و از هر کارمند چه انتظار می‌رود.  
  
• هدف چیزی در اختیار انسانها می‌گذارد تا برای رسیدن به آن تلاش کنند. اعتقاد داریم که انسانها وقتی برای رسیدن به هدفی فراتر از سطح کارایی عادیشان به چالش طلبیده می‌شوند، انگیزه‌ی بالاتری می‌یابند. تعیین هدف هم به افراد احساس هدفمندی می‌دهید و هم روزمرگی و کسالت حاصل از یک فعالیت روزمره و یکنواخت را از بین می‌برد.

چکار کنیم که اهداف تعیین شده مان مفید باشد؟

اهداف برای اینکه مفید باشند، باید مستقیماً با آرزویی که قرار است در انتهای جاده به آن برسیم ارتباط داشته باشند. شرکتها برای اینکه در رقابت پیش بیفتند و یا حتی فقط برای اینکه از دور خارج نشوند، رؤیاهای دشواری خلق می‌کنند و بعد مدیریت و کارمندها، با همکاری هم برای رسیدن به آن رؤیاها هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی می‌کنند. به مثالهای زیر از رؤیاهای بزرگ و دشـواری که در شرکتهای متعددی منجر به تعیین هدف شده است، توجه کنید:  

• شرکت سامسونگ، این شرکت کره‌ای تولید کننده‌ی لوازم الکترونیکی، مواد شیمیایی، ماشین‌آلات سنگین، و حتی تأمین کننده خدمات بیمه، کارتهای اعتباری، و خدمات مالی دیگر است. مدیریت سامسونگ رؤیایی واضح و در عین حال بزرگ دارد که هدفهای سازمان در خدمت رسیدن به آن تعیین می‌شود. رؤیای سامسونگ این است که یکی از ده قطب فناوری جهان شود. 
  
• شرکت شما چه هدفی را برای خودش در نظر دارد؟

انواع اهداف در کسب و کار

در انواع کسب و کارها می‌توانید انواع اهداف را ببینید. بعضی از اهداف کوتاه مدت و مشخص است (از اول ماه آینده تولید را به میزان دو واحد به ازای هرکارمند در هر ساعت افزایش می‌دهیم)، و بعضی از اهداف درازمدت و مبهم است (در پنج سال آینده کسب و کاری فعال خواهیم داشت). بعضی از اهداف به راحتی برای کارمندان قابل درک است (کارمندان خط تولید بیشتر از بیست مورد مرجوعی در ماه نخواهند داشت). درک و بعضی از اهداف هم دشوارتر است و به تشریح و توضیح احتیاج دارد (در سال آینده از تمام کارمندها انتظار می‌رود که بیشتر به هم احترام بگذارند). بعضی از اهداف را نسبتاً به آسانی می‌توان تحقق بخشید (کارمندان پذیرش باید قبل از خوردن زنگ سوم به تلفن جواب بدهند). اما دست یافتن به بعضی اهداف غیرممکن به نظر می‌رسد ( تا پایان سال آینده تمام کارمندها باید به پنج زبان مورد نظر مشتریان صحبت کنند). 

از کجا می‌توانید بدانید چه اهدافی باید تعیین کنید؟ 

به هرحال تنها علت هدف‌گذاری، رسیدن به آن است. هیچ فایده‌ای ندارد که خودتان را زحمت بدهید، جلسه بگذارید، نیازهای کسب و کار را زیر و رو کنید و وقت ارزشمند را بسوزانید و در پایان اهدافی تعیین کنید که نمی‌توان برای آنها کارکرد یا به آنها رسید. متأسفانه این اتفاقی است که برای بسیاری از مدیران می‌افتد. 
بهترین اهداف، اهداف مقدور هستند. کلمه مقدور متشکل از پنج حرف است که هریک مشخصه‌ای از یک هدف خوب طراحی شده را نشان می‌دهید. 

• هدف مشخص. هدف باید واضح و دور از ابهام باشد. خیال‌پردازی و ابتذال در تعیین هدف جایی ندارد وقتی هدف مشخص باشـد، کارمندان دقیقا می‌فهمند باید به چه چیزی، چقدر و کی دست یابند وقتی هدف مشخص باشد، به راحتی می‌توانید پیشرفت کارمندها را نسبت به آن بسنجید. 
  گ    هدف قابل اندازه‌گیری. هدفی که نتوان آن را اندازه گرفت، به چه دردی می‌خورد؟ اگر هدف قابل اندازه‌گیری باشد، هیچ وقت نمی‌دانید کارمندانتان در حال پیشرفت موفقیت‌آمیز نسبت به هدف هستند یا نه و از آن گذشته کارمندان هم اگر در مسیر حرکت خود کیلومتر نماهایی نداشته باشند که پیشرفت آنها را نشان دهد ممکن است انگیزهی خود را از دست بدهند. 
  
• هدف دست یافتنی. هدف باید واقع‌گرایانه و توسط کارمندان متوسط دست یافتنی باشد. هدفهای خوب کارمندها را وادار می‌کند تا برای رسیدن به آنها کمی به خود فشار بیاورند، اما افراطی نیستند. یعنی اهداف نه باید خارج از دسترس باشند و نه پایین‌تر از حد کارایی اسـتاندارد. اهداف خیلی بالا یا خیلی پایین معنای خود را از دست می‌دهید و طبیعتاً کارمندها آنها را نادیده می‌گیرند. 
  
• هدف وابسته به زمان. هدف باید نقطه آغاز، نقطه‌ی پایان و دوره زمانی معینی داشته باشد. تعهد نسبت به ضرب العجلها به کارمندها کمک می‌کند تا تلاشهای خود را در رسیدن به هدف در موعد مقرر و یا حتی پیش از آن متمرکز کنند. اهدافی که ضرب العجل یا برنامه تکمیل نداشته باشد، در اثر بحرانهای روزمره که لاجرم در کسب و کار رخ می‌دهید به فراموشی سپرده می‌شود. 
  
• هدف رابطه‌مند. هدف باید ابزاری مهم در نمای کلی رسالت و رؤیای کسب و کار شما باشد. شنیده‌ایم که ۸۰ درصد بازدهی کارگران حاصل فقط ۲۰ درصد فعالیتهای کاری آنهاست. فکرش را بکنید که آن ۸۰ درصد فعالیتهای کاری بقیه به کجا می‌رسد! اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پاره‌تو این نسبت را به نام قانون 2۰/8۰ وضع کرد. بنا به این قانون ۸۰ درصد ثروت هر کشور در اختیار فقط ۲۰ درصد جمعیت آن است. این قانون در زمینه‌های متعدد دیگری هم کاربرد یافته است، اهداف رابطه‌مند توجه خود را به آن ۲۰ درصد فعالیت کارگران معطوف می‌کنند که بیشترین تأثیر را بر کارایی کسب و کار را دارد و آن را به رؤیایش نزدیک‌تر می‌کند. 

اهداف مقدور چه چیزی می سازد؟ 

کسب و کارهایی هوشمند می‌سازد. به تجربه ما، بسیاری از سرپرستان و مدیران حاضر نمی‌شوند با همکاری کارمندانشان تعیین هدف کنند. آنانی هم که این کار را می‌کنند، هدفهایی تعیین می‌کنند که ناواضح، مبهم، غیرواقع بینانه، بی‌ربط با رؤیای کسب و کار، غیرقابل اندازه‌گیری و انگیزه‌زدا هستند. اگر با حضور کارمندانتان هدفهای مقدور تعیین کنید، می‌توانید از این دامها بپرهیزید و همزمان نسبت به پیشرفت کسب و کار و کارمندهایتان مطمئن باشید. 

هرچند نظام تعیین اهداف مقدور، خطوط راهنمایی برای شما تعیین می‌کند تا اهداف مؤثری در نظر بگیرید، باید دغدغه‌های دیگری هم داشته باشید. این دغدغه‌ها به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید اهدافی که بر سر آنها با کارمندها به توافق می‌رسید، توسط هر کسی در کسب و کارتان درک شود و همه بر روی آن کار کنند. 

• مطمئن شوید که اهداف با نقش کارمندها در کسب و کار ارتباط دارد. کارمندها وقتی راحت‌تر می‌توانند هدف کسب و کار را دنبال کنند که آن هدف بخشی از کار و شغل معمول خودشان باشد. به طور مثال فرض کنیم برای کارگرانی که مدارهای الکترونیکی را لحیم می‌کنند، این هدف را تعیین می‌کنید که تولید را ۲ درصد در هفته بالا ببرند. این کارمندها تقریبا هر دقیقه ی کاری خود را در تحقق این هدف کار می‌کنند. چرا که این بخشی از شغلشان است. اما اگر به همین کارمندها بگویید هدفشان بهبود تنوع در محصولات کسب و کار است، فکر می‌کنید چه ربطی به کارگران لحیم‌کار داشته باشد؟ هیچ ربطی ندارد. شاید این هدف برای کسب و کار شما متعالی و مهم باشد. اما کارمندان لحیم‌کار شما نقشی در آن نخواهند داشت و با اعلام این هدف به آنها، فقط وقتشان را تلف کرده‌اید. 
  
• هر وقت ممکن بود، برای هدایت رفتار پرسنل از ارزش‌ها استفاده کنید. مهمترین ارزش در کسب و کار شما چیست؟ احتمالا مهمترین ارزش جنرال الکتریک این است که این شرکت در هر زمینه‌ای که فعالیت می‌کند اولین یا دومین نفر در بازار فروش باشد. این ارزشی که به عنوان هدف به تمام کارمندها اعلام می‌شود، چیزی است که هر کارمند می‌تواند آن را درک کند و خود را بخشی از آن بداند هر کارمند چه نایب رئیس هیئت مدیره باشد و چه مسئول پذیرش، می‌داند که حفظ ارزش کسب و کار هدف اصلی اوست. این نقطه تمرکز مشترک روشن می‌کند که آیا کسب و کار به هدف خود نزدیک شده است؟ و آیا کارمند نقش خود را درست ایفا می‌کند؟ 
  
• اهداف ساده بهترند. هرچه درک اهداف شما آسان‌تر باشد، احتمال اینکه کارمندها برای رسیدن به آنها تلاش کنند بیشتر است. هدف نباید بیشتر از یک جمله باشد. این جمله باید جامع، وسوسه‌انگیز، و فهم آن راحت باشد. 
  اهدافی که از چند جمله تشکیل میشوند، اهداف مرکب نام دارند. سعی کنید اهداف مرکب را به جملات کوتاه بشکنید. اهدافی که نوشتنشان یک صفحه کاغذ میبرد، هدف نیستند کتابند. بگذاریدشان در کتابخانه. 

برنامه ریزی استراتژیک

کسب و کار یکی از دوستانم تصمیم گرفت یک برنامه استراتژیک درازمدت بریزد (آن زمان‌ها هنوز فکر می‌کردند برنامه‌ریزی استراتژیک کار خوبی است). تمام کادر مدیریت برای این کار بسیج شدند. روزهای متمادی از صبح تا شب جلسه گذاشتند. مشاور کسب و کار گرانقیمتی استخدام کردند و به کارگرها خبر دادند که در رأس کسب و کار دارد اتفاقات مهمی می‌افتد. 
گروه مدیریت صمیمانه غرق برنامه‌ریزی شد. علت وجود این کسب و کار چیست؟ مشتریانش چه کسانی هستند؟ ارزشهای کسب و کارشان چیست؟ رسالتش چیست؟اهدافش چیست؟ چطور می‌تواند بفهمند به هدف رسیده‌اند؟ جلسه پشت جلسه، نظر پشت نظر، بعد از مدتی ۱۲ نمودار چاپ شده به‌اندازه‌ی پوستر به دیوارهای اتاق جلسات چسبانده بودند که هر یک به اهداف کسب و کار اشاره می‌کرد. بهبود خدمت‌رسانی به مشتری، بازگشت سریع سرمایه، نتیجه‌گیری سریع از پروژه‌ها، تعمیر سیستم گرما و سرمای اتاقهای مدیران، و نزدیک به دویست هدف دیگر. 
وقتی آخرین جلسه‌ی برنامه‌ریزی تمام شد، مدیران به خاطر این دستاورد جمعی به هم تبریک گفتند و به برنامه‌ی کاری روزمره‌شان برگشتند. دیری نگذشت که همه اهداف را فراموش کردند و کاغذها بایگانی شد. در این مدت کسب و کار هم به روش معمول خود ادامه داد و برنامه‌ریزی درازمدت به تعطیلات درازمدتی رفت. کارمندهای شرکت هم که شنیده بودند مدیریت مشغول شکستن شاخ غول، برنامه‌ریزی درازمدت، و ایجاد تحول است، سرانجام از کنجکاوی دست کشیدند. این هم یکی از آن جلسه بازیهای مدیریتی است. 
البته این تلاش‌ها تأثیراتی هم داشت، اما بیشتر اهدافی که مدیران تعیین کرده بودند، خیلی زود فراموش شد، نادیده گرفته شد، یا اولویتهای روزمره آنها را کنار زدند. بنا به تجربه‌ی ما، مهمترین دلیل این اتفاق این است که مدیران وقتی که با خوش نیتی سعی می‌کنند تمام مشکلات کسب و کارشان را هرچه سریع‌ترحل کنند، اهداف بسیار زیادی تعیین می‌کنند. 

چرا داشتن اهداف بیشتر همیشه به نفع کسب و کار نیست؟

 هرچه تعداد اهداف بیشتر باشد، کمتر می‌توانید بر هر یک از آنها تمرکز کنید و بنابراین میزان موفقیت‌تان نیز در رسیدن به این اهداف کمتر می‌شود. مهم نیست چقدر مدیر یا کارمند خوبی باشید، در هرحال نمی‌توانید همزمان بر همه چیز تمرکز داشته باشید. 
تصور کنید که وقتی ده توپ را هم زمان به هوا بیندازید و بخواهید همه را بگیرید، چه اتفاقی می‌افتد. دو سه تایی را می‌گیرید، تعدادی بر زمین می‌افتد و حتی یکی دو تا توپ گم می‌شود. برای همین است که مدیرانی که اهداف متعددی برای کسب و کار تعیین می‌کنند، ناگهان می‌بینند بهترین برنامه‌هایشان اجرا نمی‌شود، چرا که کارمندهابیش از حد درگیر برآوردن نیازهای کسب و کارشان هستند. خیلی زود می‌بینید که تعیین اهداف متعدد برای کارگران، مترادف می‌شود با بی هدفی مطلق. چرا که احساس می‌کنند در این حجم کار به هر حال موفق نخواهند شد. پس چرا به خود زحمت بی‌فایده بدهند؟ 

راهنمای انتخاب اهداف برای کسب و کار

در زیر راهنمایی کرده‌ایم که چگونه اهداف درست را انتخاب کنید و چه تعداد هدف برای کسب و کارتان تعیین کنید. 

• دو تا سه هدف را در هر مقطع انتخاب کنید. نمی‌توانید همزمان همه  کارها را بکنید. از کارمندانتان هم نمی‌توانید چنین انتظاری را داشته باشید. نباید در هر مقطع بیشتر از دو سه هدف را در دستور کار بگذارید. اهداف زیاد باعث می‌شود تلاش‌های شما و کارمندها پراکنده شود و ممکن است در مسیر با شکست کامل مواجه شوید. 
  
• اهدافی را انتخاب کنید که بیشترین ارتباط را با فعالیت کسب و کار دارد. بعضی از اهداف خیلی بیشتر از اهداف دیگر در رسیدن کسب و کار به رؤیایش مؤثر است. در هر روز چند ساعت کاری بیشتر در اختیار ندارید و منطقی این است که تلاشهای خود را بر اهدافی متمرکز کنید که تحقق آنها بیشترین تأثیر را در موفقیت کسب و کار دارد، و بر اهدافی که تحقق آنها نتیجه بخشی چندانی در موفقیت کسب و کار ندارد، انرژی نگذارید. 
  
• بر اهدافی تمرکز کنید که بیشترین پیوند را با رسالت کسب و کارتان دارد. ممکن است وسوسه شوید اهدافی را انتخاب کنید که برای شما جالب‌تر است و یا شخصاً دوست دارید تحقق ببخشید. اما با رسالت و اساس مؤسسه‌تان فاصله زیادی دارد. این کار را نکنید. 
  
• هرچند وقت یک بار اهداف را دوباره مرور و در صورت لزوم به روز کنید. کسب و کار یک فعالیت پویاست و اصلا نمی‌تواند ایستا بماند. مهم است که هرچند وقت یک بار مطمئن شوید که اهدافتان هنوز با رؤیای نهایی‌تان ارتباط دارد. اگر اینطور است، می‌توانید به کارتان ادامه بدهید وگرنه دوباره اهدافتان را ویرایش کنید و برنامه‌هایتان را تغییر دهید. 
  احتمالا شما فردی هستید که می‌خواهد کارهای زیادی را در اسرع وقت به انجام برساند، اما حتماً از پذیرفتن اهداف زیاد خودداری کنید. اهداف زیاد می‌تواند شما را از پا بیندازد، کارمندانتان راه هم، بهتر این است که چند هدف مهم را انتخاب کنید و تلاشهایتان را بر آنها متمرکز کنید. فراموش نکنید که مدیریت به معنای پیروزی عظیم، پشت پیروزی عظیم دیگری نیست. بازی مدیریت بازی روزمره‌ای است که در آن فرصتها و چالش‌ها به تدریج با هم تلاقی می‌کنند و قطعا کسب و کار را در مسیر خود به پیش می‌راند. موقع تعیین هدف این نکته را در ذهن داشته باشید.