10 خطای رایج مدیران کسب و کار

مدیر شدن نیازمند چه چیزی است؟

وقتی کارمند هستید، کاری بر عهده‌ی شما است و باید آن را انجام دهید. هرچند کار شما ایجاب می‌کند که در یک گروه کاری فعالیت و یا با کارمندان دیگر همکاری کنید، در نهایت فقط مسئول کار خودتان هستید. آیا به هدفتان می‌رسید؟ آیا کارتان را به موقع انجام می‌دهید، نتیجه درست گرفته‌اید؟ وقتی مدیر می‌شوید، ناگهان همه چیز عوض می‌شود. آیا کارمندهایتان به اهدافشان رسیده‌اند؟ آیا کارمندانتان انگیزه کافی دارند؟ آیا کارشان را درست انجام داده‌اند؟ 
مدیر شدن نیازمند رشد مهارتهای کاری کاملا تازه‌ای است: مهارت کار با دیگران برخی از مستعدترین کارگران از نظر فنی، به بدترین مدیران تبدیل می‌شوند، چرا که نمی‌توانند ذهن خود را از کارگری و کارمندی به مدیریت انتقال دهند. 

علت ناتوانی در واگذاری کار چیست؟

با وجود تلاشهای جاری بسیاری از مدیران برای آنکه خلافش را ثابت کنند، اما نمی‌توانید همه کار را خودتان انجام دهید و حتی اگر بتوانید، باز هم انجام همه کارها توسط خودتان مؤثرترین روش برای استفاده‌ی یک مدیر از استعدادهایش نیست. شاید شما بهترین تحلیل‌گر آمار دنیا باشید، اما وقتی مدیر واحد تحلیل آماری میشوید، کارتان عوض می‌شود. دیگر وظیفه ندارید تجزیه و تحلیل آماری انجام دهید، بلکه باید بر گروهی از تحلیلگران مدیریت کنید. 
وقتی به کارمندان واگذاری کار می‌کنید، حجم کاری را که از دست‌تان برمی‌آید، چند برابر می‌کنید. اگر پروژه‌ای را که ظاهرا غیرممکن به نظر می‌رسد، بین ۱۲ نفر تقسیم کار کنید، ناگهان  می‌بینید کاملا شدنی است. با واگذاری کار همچنین فرصتهایی برای بهبود کار کارمندها و رشد توانایی رهبری در آنها ایجاد می‌کنید. هرگاه کار جدیدی را می‌پذیرید، از خودتان بپرسید که آیا یکی از کارمندهایتان می‌تواند این کار را به جای شما انجام دهد؟ 

کارایی موثر نیازمند چیست؟ 

کارایی مؤثر نیازمند اهداف روشن و مشخص است. اگر با کارمندان خود هدف گذاری نکنید، اغلب کسب و کاری خواهید داشت که هیچ جهت گیری ندارد و کارمندانش چالشهای خاصی در پیش ندارند و بنابراین انگیزه‌ای برای انجام هیچ کاری ندارند، به جز حضوردر سرکار و حقوق گرفتن هدف کارمندهای شما با چشم‌اندازی شروع می‌شود که جایگاه آنها را در آینده مشخص می‌کند. بعد به عنوان مدیر دیگر با شماست که با کارمندهایتان جلسه بگذارید و هدفهایی واقع گرایانه و دست یافتنی تعیین کنید که در رسیدن به چشم انداز آتی کسب و کار آنهار راهنمایی می‌کند. کارمندانتان را در تاریکی رها نکنید. کمکشان کنید تا به شما و کسب و کارتان کمک کنند. قدم اول تعیین اهداف است و قدم بعدی همکاری با آنها در رسیدن به این اهداف. 

شکست در برقراری ارتباط در کسب و کار

شکست در برقراری ارتباط در بسیاری از کسب و کارها می شود گفت که تقریباً هیچ کس درست و حسابی خبر ندارد که در کسب و کار چه خبر است. اطلاعات یعنی قدرت، و بعضی از مدیران از اطلاعات و به خصوص کنترل اطلاعات استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند که در کسب و کار از همه مطلع‌ترند و به این وسیله موقعیت خود را تحکیم می‌کنند. بعضی از مدیران از برخوردهای اجتماعی گریزانند و طبیعتاً از ارتباط با کارمندانشان هم پرهیز می‌کنند و بهانه می‌آورند که خیلی گرفتارند. اما در واقع هیچ تلاشی نمی‌کنند تا به روال منظمی اطلاعات را به کارمندانشان منتقل کنند. 
دلیل این عدم ارتباط با کارمندان هرچه باشد، بدانید توزیع گسترده‌ی اطلاعات در سراسر کسب و کار از طریق روش ارتباطی صحیح، برای سلامت کسب و کار امروز ضروری است. کارمندان باید اطلاعات را در اختیار داشته باشند تا در دورترین و پایین‌ترین سطوح کسب و کار هم قادر به تصمیم‌گیری صحیح و به موقع و بدون تأیید مقامهای بالاتر باشند. 

علت ناتوانی در یادگیری چیست؟

اغلب مدیران به موفقیت عادت کرده‌اند، و معمولاً در روز اول برای رسیدن به این موفقیت چیزهای زیادی آموخته‌اند خیلی از آنها به دلیل همین قابلیت بالای یادگیری از میان گروهی از کارمندان یا کارگران برگزیده شده‌اند، و به مقام مدیریت رسیده‌اند. اما اغلب موارد دچار بیماری بدی به نام تصلب عادتها می شوند و دوست دارند همه کارها فقط به روش قدیمی خودشان انجام شود. 
مدیران موفق اول بهترین روشهای انجام کار و رسیدن به اهداف را پیدا می‌کنند و بعد برای نهادینه کردن این رویکردهای مؤثر برای انجام کار، فرایند ها و سیاستهایی تدوین می‌کنند. تا زمانی که شرایط اقتصادی کلی کسب و کار تغییر نکند، این روش بسیار خوب است. اما به محض بروز تغییر، اگر مدیر خود را تغییر ندهد یعنی حاضر نشود که یاد بگیرد کسب و کار آسیب خواهد دید. این وضعیت به ویژه برای مدیری دشوار خواهد بود که با انجام کار به یک روش معین به موفقیت رسیده است. الگوی مدیری که باید مثل تخته سنگی در برابر توفان بایستد، دیگر ارزشی ندارد. امروز مدیران باید آماده باشند تا با تغییر محیط اطرافشان، روش کار خود را عوض کنند. باید همیشه در حال یادگیری، تجربه و آزمایش روشهای جدید باشند. هر روش دیگری مدیر را منقرض می‌کند، مثل دایناسورها.

چرا در مقابل تغییر مقاومت می کنیم؟

اگر فکر می‌کنید می‌توانید جلوی تحول را بگیرید، خود را فریب می‌دهید. مثل این می‌ماند که جلوی گردبادی بایستید و سعی کنید مسیرش را عوض کنید. هرچه زودتر بپذیرید که چه بخواهید و چه نخواهید دنیا عوض می‌شود، بهتر است. بعد می‌توانید تلاشهایتان را بر اقداماتی متمرکز کنید که تفاوت مثبتی در زندگی حرفه‌ای شما ایجاد می‌کند. باید یاد بگیرید چگونه خود را با تغییرات تطبیق بدهید و به جای مبارزه با آن، از آن به نفع خودتان استفاده کنید. 
به جای آنکه بعد از بروز تغییر نسبت به آن واکنش نشان دهید، به طور فعال تغییرات را پیش بینی کنید و قبل از آنکه به کسب و کار شما حمله بیاورد، برای پذیرش آن برنامه‌ریزی کنید. نادیده گرفتن نیاز به تغییر، آن نیاز را از بین نمی‌برد.

چطور نیازهای کارمندان را بسنجیم؟ 

شما برای بعضی از کارمندهایتان یک منبع الهام بعضی دیگر یک همکار معتمد هستید. بعضی‌ها هم ممکن است شما را معلم یا مرشد خود بدانند. عده‌ای هم شما را مربی یا پیشکسوت خود می‌دانند. از نظر کارمندهایتان هر چه باشید، در یک چیز توافق دارند: همه کارمندهای شما در طول دوران کارشان به شما احتیاج دارند که برایشان وقت بگذارید و راهنمایی شان کنید. مدیریت یعنی کار با مردم. باید برای مردم وقت بگذارید. بعضی از کارگرها بیشتر از بقیه به وقت شما احتیاج دارند. باید نیازهای هر یک از کارمندهایتان را بسنجید و مطابق آن عمل کنید. 
هرچند ممکن است بعضی از کارمندهای شما بسیار باتجربه باشند و خیلی کم محتاج سرپرستی شما باشند، اما بعضی‌ها هم که در یک حرفه یا وظیفه مشخص تازه کارند، به توجه مداوم شما نیازمندند وقتی کارمندی احتیاج دارد که با شما صحبت کند، حتما برایش وقت بگذارید. کارتان را چند لحظه‌ای کنار بگذارید، به تلفن جواب ندهید و با دقت به حرفه‌ای کارمند گوش بدهید. با این کار هم به او نشان داده‌اید  که برای شما اهمیت دارد، و هم دقیقاً از مشکل او با خبر میشوید. 

بی‌توجهی به دستاوردهای کارمندان 

در این دوران تغییر، تعدیل نیرو و عدم امنیت شغلی برای کارگران، پیدا کردن روشی برای تشویق کارمندان به خاطر کار خوب، مهم‌تر از همیشه است. بزرگترین مشکل این نیست که مدیران نمی‌خواهند کارمندها را تشویق کنند اغلب مدیران اعتقاد دارند که تشویق کارمندان مهم است. اما مشکل این است که بسیاری از مدیران برای تشویق کارمندهایشان وقت نمی‌گذارند. 
هرچند ارتقاء رتبه، پاداش نقدی و سایر روش‌ها در بسیاری از کسب و کارها رایج است، اما می توانید کارهای زیادی انجام دهید که وقت کمی میبرد، انجام آنها آسان است و هزینه‌ی چندانی نمیبرد. درواقع مؤثرترین پاداش‌ها یعنی تشویق شفاهی یا کتبی از سوی مدیر، هیچ هزینه‌ای نمیبرد. هرگز نباید آن قدر گرفتار باشید که چند دقیقه برای قدرشناسی از دستاوردهای کارمندهایتان وقت نداشته باشید. مطمئن باشید که با این کار، روحیه، کارایی و وفاداری کارمندها را بالا می‌برید.

انتخاب راه حل سریع به جای حل بنیادی مشکل 

هر مدیری عاشق این است که مشکلات کسب و کار و بخشهای معیوب آن را اصلاح کند. چالش همیشگی رویارویی با اتفاقهای تازه و غیرمنتظره، از جذابیتهای قدیمی مدیریت است. متأسفانه بسیاری از مدیران تعصب دارند که مشکلات را خیلی سریع حل کنند و در نتیجه برای پیدا کردن راه حلهای پایدار و درازمدت برای مشکلات کسب و کارشان وقت نمی‌گذارند.

بسیاری از مدیران به جای آنکه سرطان را تشخیص بدهند و جراحی وسیع کنند، فقط روی مشکل یک چسب زخم می‌چسبانند. اگر واقعا می‌خواهید مشکلی را حل کنید، باید تمام سیستم را بررسی، و دلیل آن مشکل را پیدا کنید. بعد می‌توانید راه حل هایی اساسی با تأثیر پایدار پیدا کنید. هر کار دیگری یعن درمان علامتی و به جا گذاشتن مشکل. 

در محیط کار جدی باشیم یا شوخ طبع؟

بله، کارتان بسیار جدی است. اگر این طور فکر نکنید و مثلا بودجه را جدی نگیرید، آن وقت کل کسب و کار منفجر می‌شود. فارغ از او شاید به دلیل جدیت مسئولیتهایی که یک مدیر بر دوش دارد، باید حس طنز را در خود حفظ کنید و محیط کاری مفرح ایجاد کنید، هم برای خودتان و هم برای کارمندهایان. کارمندهایتان را به غذای مختصری در دفترتان دعوت کنید، گاهی با آنها بیرون از محل کار ناهار بخورید. گاهی برایشان در خانه‌تان مهمانی بدهید. گاهی به خاطر چیزهای بامزه‌ای مثل عجیب ترین لباس یا جذاب‌ترین میز آنها جایزه بدهید. با آنها شوخی کنید، بازیگوش باشید. 
مدیرها وقتی بازنشسته می‌شوند، معمولاً کسی آنها را به خاطر بودجه بندی عالی واحدها و یا تنبیه کارمندان به یاد نمی‌آورد. اما مردم همیشه کسی را به یاد خواهند داشت که کار را زیادی جدی نمی‌گرفت و با اخلاق خوش و شوخی طبعیهایش محیط کار را بسیار دلپذیر می‌کرد. هرروز را طوری زندگی کنید که انگار آخرین روزتان است.