سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

سیستم سازی کسب و کارهای کوچک

راه پیشرفت، راهی طولانی است که باید تمهیدات لازم را در این کار داشته باشید. شما باید به دنبال استراتژی هایی باشید که به شما کمک کند زودتر به نقطه پیشرفت دلخواه خود برسید. یکی از این استراتژی ها و مسائل مهم مربوط به سیستم سازی کسب و کارهای کوچک می شود.

دلایل سیستم سازی در کسب و کار

سیستم‌سازی یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در هر کسب و کار است. این اهمیت به دلیل چند عامل مهم قابل توجه می‌باشد:

افزایش بهره‌وری با سیستم سازی 

با بهبود فرآیندها و استانداردهای کاری، بهره‌وری و بهینگی در تولید و ارائه محصولات و خدمات افزایش می‌یابد. این کار به کاهش هدررفت‌ها و افزایش بازدهی منابع کمک می‌کند.

کاهش مخارج با سیستم سازی

با بهبود فرآیندها و کاهش هدررفت‌ها، هزینه‌های تولید و ارائه محصولات کاهش می‌یابد. این امر منتهی به افزایش سودآوری و توسعه کسب و کار می‌شود.

افزایش سرعت عملکرد با سیستم سازی

سیستم‌سازی منجر به بهبود سرعت و کارایی در انجام وظایف می‌شود. این به کسب و کار این امکان را می‌دهد که به سرعت واکنش نشان دهد و در مقابل تغییرات بازار عمل کند.

بهبود کیفیت محصولات و خدمات

با بهبود فرآیندها و کنترل کیفیت، محصولات و خدمات ارائه شده توسط کسب و کار بهبود می‌یابند. این موضوع باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود.

افزایش قابلیت اطمینان و پایداری

با ایجاد سیستم‌های مطمئن و قابل اطمینان، کسب و کار قادر خواهد بود تا با چالش‌ها و مشکلات روزمره مواجه شود و به طور پایدار عمل کند.

پیگیری و نظارت بهتر با سیستم سازی

با داشتن سیستم‌های مناسب برای پیگیری و نظارت بر عملکرد و وضعیت کسب و کار، مدیران قادرند به صورت دقیق‌تر و به موقع‌تر تصمیمات اجرایی بگیرند.

انعطاف‌پذیری بیشتر با سیستم سازی

سیستم‌سازی منجر به افزایش انعطاف‌پذیری و توانایی سازمان در تغییر و تطبیق با نیازها و فرصت‌های بازار می‌شود.

امکان ارائه خدمات بهتر به مشتریان

با بهبود فرآیندها و سیستم‌ها، کسب و کار می‌تواند به بهترین شکل ممکن به نیازها و توقعات مشتریان پاسخ دهد.

مدیریت بهتر منابع با سیستم سازی

با داشتن سیستم‌های موثر برای مدیریت منابع انسانی، مالی، و مواد، کسب و کار می‌تواند بهبود مدیریتی چشمگیری داشته باشد.

افزایش رقابت‌پذیری با سیستم سازی

یک کسب و کار سیستماتیک و بهینه توانمندی بالاتری در رقابت با دیگران خواهد داشت و می‌تواند بهترین ارزش‌ها و خدمات را به مشتریان ارائه کند.

در کل، سیستم‌سازی در کسب و کار می‌تواند بهبودات مهمی در عملکرد، بهره‌وری، و سودآوری کسب و کار ایجاد کند و برای رشد و پیشرفت بهتر کمک کند.

11 روش آسان برای سیستم سازی در کسب و کار

سیستم‌سازی در کسب و کار می‌تواند باعث بهبود کارایی و بهره‌وری شود. در زیر ۱۱ روش آسان برای سیستم‌سازی در کسب و کار آمده است:

1. تعیین اهداف و استراتژی‌ها: ابتدا باید اهداف و استراتژی‌های کسب و کار را مشخص کنید. این اهداف باید مشخص، قابل سنجش و مرتبط با کسب و کار باشند.

2. مکتوب کردن فرآیندها: فرآیندهای کاری را به دقت مکتوب کنید. این شامل شرح مراحل، مسئولیت‌ها و فرآیند کنترل مربوطه می‌شود.

3. استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریتی: استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریتی برای ردگیری و مدیریت فرآیندها و وظایف می‌تواند به کسب و کار کمک کند.

4. آموزش و آگاهی‌سازی کارکنان: اطمینان حاصل کنید که تمامی کارکنان با فرآیندها و استانداردهای کاری آشنا هستند و به طور مداوم آموزش داده می‌شوند.

5. استانداردسازی فعالیت‌ها: فرآیندها و  روش ‌های کاری باید به شکل استاندارد تعریف شوند تا تمامی اعضای تیم به یک حکم عمل می کنند.

6. استفاده از فناوری اطلاعات: بهره‌گیری از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریتی می‌تواند فرآیندها را بهبود داده و کمک کند تا اطلاعات به صورت سریع‌تر و دقیق‌تر دسترسی‌پذیر باشند.

7. پیگیری و ارزیابی عملکرد: فرآیندها باید به صورت دوره‌ای مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند تا مشکلات شناسایی و بهبودات اعمال شوند.

8. تعیین مسئولیت‌ها و وظایف: هر کارکنان باید مسئولیت‌ها و وظایف خود را به دقت بداند. این شامل مراحل و مسئولیت‌های هر فرآیند می‌شود.

9. مدیریت انبارها و منابع: نظم داشتن در مدیریت انبارها و منابع موجب کاهش هدررفت‌ها و بهبود کنترل موجودی می‌شود.

10. مدیریت ارتباطات و اطلاعات: روش‌های موثر برای ارتباطات داخلی و خارجی باید تعیین و اجرا شوند تا اطلاعات به صورت صحیح و به موقع منتقل شوند.

11. ارزیابی و بهبود مداوم: سیستم‌سازی نیازمند فرآیند ارزیابی و بهبود مداوم است. به منظور اطمینان از اینکه سیستم‌ها بهینه‌سازی شده‌اند، باید به صورت مستمر ارزیابی و بهبودات اعمال شوند.

با اجرای این روش‌ها، کسب و کار شما قادر به بهبود فرآیندها و بهره‌وری خواهد بود و به صورت کلی منظم ‌تر و کارآمدتر عمل خواهد کرد.

مزایا و معایب سیستم سازی در کسب و کار

سیستم‌سازی در کسب و کار می‌تواند مزایا و معایبی داشته باشد. در زیر به برخی از مزایا و معایب این روند اشاره می‌کنم:

مزایای سیستم سازی

بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها:
مزیت: منظم کردن فرآیندها و حذف هدررفت‌ها منجر به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها می‌شود.
مثال: بهبود چرخه تولید و کاهش زمان انتقال بین مراحل.

افزایش کیفیت محصولات و خدمات:
مزیت: با استفاده از استانداردها و فرآیندهای بهینه‌سازی شده، کیفیت محصولات و خدمات افزایش می‌یابد.
مثال: کاهش تعداد معایب و افزایش رضایت مشتریان.

افزایش سرعت و کارایی:
مزیت: بهبود فرآیندها منجر به افزایش سرعت انجام وظایف و کاهش زمان‌های انتظار می‌شود.
مثال: انجام مراحل مختلف تولید به صورت موازی برای افزایش سرعت تولید.

توانایی انعطاف‌پذیری:
مزیت: سیستماتیک بودن به کسب و کار امکان می‌دهد تا به سرعت واکنش نشان دهد و به تغییرات بازار عمل کند.
مثال: تغییر فوری فرآیندها در پاسخ به نیازها و فرصت‌های بازار.

افزایش قابلیت اطمینان و پایداری:
مزیت: ایجاد سیستم‌های مطمئن و قابل اطمینان موجب مدیریت بهتر ریسک‌ها و افزایش پایداری کسب و کار می‌شود.
مثال: اعمال استانداردهای ایمنی در فرآیندها.

معایب سیستم سازی

هزینه و زمان اجرا:
معیار: بستگی به اندازه و پیچیدگی کسب و کار.
معایب: پیاده‌سازی سیستم‌سازی ممکن است هزینه‌بر باشد و زمان زیادی نیاز داشته باشد.

مقاومت در برابر تغییر:
معیار: تاثیر فرهنگ سازمانی و نگرش کارکنان به تغییر.
معایب: برخی اعضای تیم ممکن است با مقاومت در برابر تغییر مواجه شوند و اجرای سیستماتیک را دشوار کنند.

احتمال خطاها در اجرا:
معیار: سطح آموزش و تجربه کارکنان.
معایب: اگر اجرای سیستماتیک نادرست انجام شود، ممکن است با مشکلات و خطاها مواجه شوید.

احتمال ایجاد سختی در فرآیندها:
معیار: تحلیل دقیق فرآیندها قبل از پیاده‌سازی.
معایب: در برخی موارد، پیاده‌سازی سیستماتیک ممکن است باعث افزایش پیچیدگی فرآیندها شود.

نیاز به مدیریت و نظارت مداوم:
معیار: نیاز به تعیین مسئولیت‌ها و ارزیابی دوره‌ای.
معایب: سیستم‌سازی نیازمند نظارت مداوم و مدیریت دقیق است تا بهبودات مداوم اعمال شود.
همچنین، باید توجه داشت که هر کسب و کار و محیط مختصات مختص خود دارد و اثرات سیستم‌سازی ممکن است متفاوت باشد. برای همین، تحلیل دقیق و موزون از وضعیت خاص کسب و کار از اهمیت بالایی برخوردار است.

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟

سیستم‌سازی در اصل به هر نوع کسب و کار کمک می‌کند اما در برخی موارد، این امر از اهمیت بیشتری برخوردار است. برخی از کسب و کارهایی که به سیستم‌سازی نیاز دارند عبارتند از:

ساخت و توزیع: کسب و کارهایی که در ساخت و توزیع محصولات فعالیت می‌کنند، نیاز به فرآیندهای بهینه و سیستماتیک دارند تا بتوانند بهره‌وری را افزایش دهند.

خدمات مالی و حسابداری: از بانک‌ها و موسسات مالی گرفته تا کارگزاری‌ها و شرکت‌های حسابداری، همه نیازمند سیستم‌سازی دقیق و مدیریت بهینه فرآیندهای مالی هستند.

فروشگاه‌ها و مراکز خرده فروشی: کسب و کارهای خرده فروشی باید فرآیندها و مدیریت انبارها را بهینه‌سازی کنند تا بتوانند بازدهی بالا داشته باشند.

فناوری اطلاعات و نرم‌افزار: شرکت‌ها و استارتاپ‌های فناوری نیاز به مدیریت موثر توسعه نرم‌افزار، مدیریت پروژه‌ها و کنترل کیفیت دارند.

مشاوره و خدمات مدیریتی: شرکت‌ها و موسسات مشاوره نیاز به فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی دقیق و موثر دارند تا بتوانند به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه کنند.

صنایع تولیدی: شامل تولید محصولات صنعتی و تولیدی نظیر کارخانه‌های تولیدی، نیازمند بهینه‌سازی فرآیندها و مدیریت کیفیت محصولات هستند.

صنعت خدمات مهندسی و ساختمان: این شامل مهندسی مشاوره، ساختمان‌سازی، معماری و... می‌شود که نیاز به مدیریت پروژه‌ها و کنترل فرآیندهای ساخت دارند.

مراکز بهداشتی و درمانی: بیمارستان‌ها، مراکز درمانی و داروخانه‌ها نیازمند مدیریت دقیق فرآیندها و اطلاعات پزشکی هستند.

شرکت‌های حمل و نقل و تدارکاتی: این شامل حمل و نقل عمومی، حمل بار و حمل مسافران می‌شود که نیاز به مدیریت دقیق و بهینه فرآیندهای حمل و نقل دارند.

رستوران‌ها و هتل‌ها: کسب و کارهای مربوط به صنعت خدمات غذا و میزبانی نیازمند مدیریت دقیق رزرواسیون و سفارشات هستند.

همچنین، باید توجه داشت که هر کسب و کاری بسته به اندازه و نوع خود ممکن است نیازمندی‌ها و اولویت‌های مختلفی در زمینه سیستم‌سازی داشته باشد.

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز ندارند؟

کسب و کارهایی که به سیستم سازی نیاز کمتری دارند، معمولاً کسب و کارهای ساده و کم حجم هستند که عملیات آنها به راحتی مدیریت می‌شود. این نوع کسب و کارها معمولاً تنها تعداد کمی از کارکنان دارند یا حتی توسط یک فرد تنها اداره می‌شوند. در زیر چند مثال از این نوع کسب و کارها آمده است:

خدمات مشاوره و مراقبت فردی: مانند مشاوره روانشناسی، مشاوره حقوقی یا خدمات مراقبت از سالمندان.

فروشگاه‌های آنلاین کوچک: کسب و کارهایی که فقط چند محصول یا خدمت را به مشتریان ارائه می‌دهند و نیاز به سیستم پیچیده مدیریت موجودی ندارند.

استودیوها و آتلیه‌ها: مانند آتلیه عکاسی، استودیوهای طراحی لباس و...

کارگاه‌های کوچک و کارگاه‌های هنری: مانند کارگاه‌های ساخت تزئینات دست‌ساز، آموزش‌های هنری و...

خدمات تاکسی یا رستوران‌های کوچک: در صورتی که کسب و کار اندکی است و می‌تواند به راحتی توسط صاحب اداره شود.

آموزش و آموزشگاه‌ها: مثل مدارس زبان، کلاس‌های موسیقی، کوچینگ و...

کسب و کارهای خانگی: مانند تولید دست سازها، شیرینی‌پزی، تهیه‌ی کیک‌های خانگی و...

خدمات تحویل و پستی محلی: مثل پیک‌های موتوری یا رانندگان تاکسی.

کسب و کارهای آنلاین نیشه‌ای: مانند وبلاگ نویسی و طراحی وب سایت کوچک.

به هر حال، حتی در کسب و کارهای ساده، سیستماتیک بودن و مدیریت مناسب همچنان می‌تواند به بهبود عملکرد و رشد کسب و کار کمک کند.

سیستم سازی با چه پیش فرضی مهم تلقی می شود؟

یک کسب و کار موفق، کسب و کاری است که بدون وابستگی به یک فرد چه در جایگاه کار آفرینان و چه در جایگاه تکنسین باشد. زمانی که کسب و کار وابسته به یک فرد و یا یک گروه خاص باشد، آنگاه گسترش کسب و کار سخت تر می شود. با سیستم سازی کسب و کارهای کوچک، آن کار با یک چارچوب سیستماتیک پیش می رود. افراد داخل یک فرمول قرار می گیرند و این فرمول ثابت است که موفقیت را تضمین می کند. این سیستم سازی چه برای کسب و کارهای کوچک و چه بزرگ دارای اهمیت است.

سیستم سازی کسب و کارهای کوچک هم می تواند از طریق سیستم های فیزیکی باشد و هم از طریق سیستم های نرم افزاری. اینکه سیستم سازی شما به چه صورتی پیش گرفته شود، تا حدود زیادی بستگی به نوع کسب و کار شما دارد. درست است که در اینجا می گوییم کسب و کارهای کوچک، اما در هر حوزه ای ممکن است این کوچک بودن متفاوت تلقی شود. سیستم سازی از آن جهت به صورت پیش فرض مهم است که مدیریت عملیات را فراهم می سازد.

سیستم هر کسب و کاری این امکان را فراهم می سازد تا سیستم های تکراری برای مدیریت عملیاتی را به صورت مداوم بهینه کنید. این بهینه سازی فرآیند کسب و کارها در نهایت باعث ساده سازی مسیر پیشرفت می شود. هرچه از پیچیدگی عملیاتی با سیستم سازی کسب و کارهای کوچک کاسته شود، ارتباط برقرار کردن با آن ساختار نیز آسان تر می شود. در نهایت این مسیر، مسیری جز رشد و پیشرفت نخواهد بود.

در این پیش فرض چه ابزارهایی نیاز است؟

نوع ابزار مورد نیاز برای سیستم سازی بستگی به کسب و کار شما دارد. هر چند اگر کمی گستره را بزرگ تر کنیم، پیوند تکنولوژیک در سیستم سازی بسیار مهم است. در ابتدا باید تعهد به ساخت این سیستم در یک بستر پیشرفته و علمی ایجاد شود. سپس، مهارت لازم برای عملی کردن این بستر را کسب کنید.

 همچنین در سیستم سازی کسب و کارهای کوچک تیم شما مهم ترین چیزی است که فرای هر ابزاری باید به آن توجه کنید. معمولا در سیستم سازی گاهی زبان خاص آن محیط کاری ایجاد می شود. این زبان خاص باید برای اعضای تیم به خوبی توضیح داده شود. سیستم سازی برای کاهش پیچیدگی و افزایش بهره وری انجام می شود. حال اگر آشنایی با این سیستم سازی برای اعضای تیم فراهم نشود، خود عامل پیچیدگی های بیشتری خواهد شد.

ساده سازی فضای کسب و کار شما با استفاده از تقویم های دیجیتال، نرم افزارهای عملیاتی، ایمیل های مدیریتی، استراتژی های بهره وری اداری، ذخیره سازی اطلاعات آنلاین، عملکرد رایانه ای سیستم و موارد دیگر امکان پذیر خواهد بود.

سیستم سازی کسب و کارهای کوچک چه مزایایی خواهد داشت؟

به طور کلی، وقتی در کاری از یک چارچوب خاص پیروی می کنند یا یک فرایند قابل تکرار را برای کامل کردن به کارگیری ظرفیت مد نظر دارند، سیستم سازی انجام شده است. واضحا از اصلی ترین مزایای آن می توان به صرفه جویی در انرژی و وقت و هزینه اشاره داشت. بسته به نوع کسب و کار، این مزایا متفاوت است. هر چند، از جمله مزایا دیگر آن می توان موارد زیر را بر شمرد:

خطاهای عملیاتی و مدیریتی به مراتب کاهش پیدا می کند.
سرعت انجام کارها به صورت فردی و جمعی بیشتر خواهد شد.
عملکرد و نتیجه نهایی از سطح کیفیت بیشتری برخوردار می شود.
در کنار کیفیت، تعدد انجام کارها نیز افزایش می یابد.
با این حال در کنار این مزایا، عده ای سیستماتیک کردن را برای امور خلاق و هنری امکان پذیر نمی دانند. هسته اصلی سیستم سازی کسب و کارهای کوچک، ترسیم و دنبال کردن یک گردش است. بنابراین، حتی در یک کار خلاق که در یک حوزه خاص انجام می شود نیز همچنان گردش هایی قابل تکرار وجود دارد.

 سیستم سازی در خدمات و بیزینس و نقش مثبت آن در کسب و کار

بسیاری از صاحبان کسب ‌و کار، وقتی کلمه «سیستم ‌سازی» را می‌شنوند، به ایده مجموعه بی‌پایانی از جلسات که فرآیندها را نقشه ‌برداری می‌کنند، روی می‌آورند و انبوهی از وظایف را لیست می‌کنند که باید در جلسه بعدی پیگیری شوند. به طور خلاصه، بسیاری از مردم بر این باورند که سیستم‌ سازی چیزی بیش از یک سری فرآیندهای پیچیده و مداوم نیست که فقط اجرای یک تجارت را پیچیده‌تر می‌کند. داشتن سیستم سازی در خدمات و بیزینس به این معنی نیست که شما گرفتار سیاست ها و رویه های زیادی می شوید که تمام توانایی خود را برای تمرکز بر روی هر کار مفیدی از دست می دهید. سیستم سازی به معنای ایجاد یک سیستم و تحت تسلط گرفتن آن سیستم نیست. سیستم سازی در مورد ایجاد یک سیستم، تسلط بر آن سیستم و استفاده از آن برای ارتقای کسب و کار است.

تعریف اولیه سیستم سازی

سیستم سازی در خدمات و بیزینس مفهوم بسیار گسترده ای دارد و به طور کلی هر کسب و کاری برای اینکه بتواند پر قدرت به بقای خود ادامه دهد نیاز به یک ساختار و سیستم مناسب دارد. تعریف یک سیستم به این صورت است که مجموعه ای از ترکیب افراد یا ابزارها و … که با هم برای تحقق یک هدف مشترک تلاش می کنند.

سیستم سازی در خدمات و بیزینس به معنای یک عملکرد مطمئن و کاملاً انعطاف‌پذیر است که آنچه را که باید انجام شود مستند می‌کند و روشی برای انجام آن که تضمین می‌کند کار به موقع، با بودجه و با کیفیت لازم، انجام می‌شود. وقتی یک کسب و کار واقعاً سیستمی دارید، زمان بیشتری را برای تمرکز بر جنبه ‌های مهم ‌تر کسب ‌و کارتان، مانند بازاریابی، استراتژی و ایجاد محصول را آزاد می‌کنید. وقتی شرکت شما به درستی سیستم‌ بندی شده باشد، رویه‌ ها منطقی هستند و همیشه هدف دارند. با سیستم سازی در خدمات و بیزینس، همه افراد در کسب‌ و کار می ‌دانند چه کاری و چگونه و در چه زمانی انجام دهند. هیچ جلسه بی پایانی برای رسیدگی وجود ندارد، هیچ سیاست پیچیده ای برای دنبال کردن وجود ندارد و هیچ زمانی با ارائه نظرات شخصی هدر نمی رود.

ضرورت سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی در خدمات و بیزینس  بدان معنا نیست که همه فرآیندها در یک تجارت به اندازه کافی سیستماتیک خواهند بود. با این حال، زمانی که به درستی کسب و کار ما سازماندهی شود، وظایف را می توان در مدت زمان معقولی تکمیل کرد و بقیه روز را به کار بر روی چیزهای با ارزش تر، مانند تبدیل مشتریان بالقوه بیشتر، ایجاد یک خط محصول جدید یا نوشتن نسخه فروش جدید، پرداخت. سیستم ‌سازی واقعی کسب ‌و کار شما را آزاد می‌کند، در حالی که فقدان سیستم‌ سازی کار بی ‌پایانی ایجاد می‌ کند و توانایی شما را برای موفقیت سرکوب می‌کند.

مزایای سیستم سازی در خدمات و بیزینس

مزایای زیادی وجود دارد که می توان با سیستم سازی در خدمات و بیزینس به دست آورد. با وجود یک سیستم دقیق و واضح، افراد سازمان شما درک روشنی از کاری که باید انجام دهند و آنچه از آن ها انتظار می رود، دارند. بدون سیاست ‌های درست، سؤالات بی‌ پاسخ بسیاری  از طرف کارمندان و مشتریان وجود دارد و کیفیت و خدمات را نمی‌توان تضمین کرد. از جمله سودآوری هایی که سیستم سازی در خدمات و بیزینس می تواند برای یک کسب و کار به ارمغان بیاورد پیروزی در بازار های رقابتی، کاهش هزینه، صرفه جویی در زمان، انتقال راحت و امن اطلاعات، افزایش کارایی، بهبود دادن ارائه خدمات به مشتری و پیشرفت مثبت کسب و کار است.

نقش سیستم سازی در سودآوری کسب و کار (پرسش و پاسخ)

1- آیا سیستم سازی در بحث صرفه جویی در زمان کارآمد است؟

 صرفه جویی در وقت و استفاده کارآمدتر از زمان اولین و مهم ترین ارمغان سیستم سازی در خدمات و بیزینس  است. به عنوان صاحب کسب و کار، زمان شما بهتر است صرف تجزیه و تحلیل فرصت های تجاری جدید یا توسعه خطوط محصول جدید شود تا اینکه وقت شما صرف امور تکراری و کم اهمیت شود مانند چک کردن مداوم ایمیل ها.

2- تاثیر سیستم سازی بر شیوه ی انجام وظایف چگونه است؟

تفویض یا خودکار کردن بسیاری از کارهای روزمره که برای راه اندازی یک کسب و کار نیاز است از دیگر مزایای سیستم سازی در خدمات و بیزینس است، با این کار می تواند وقت شما را آزاد کند تا بتوانید انرژی خود را بر روی فعالیت هایی متمرکز کنید که به شما امکان رشد کسب و کار و افزایش درآمد را می دهد. با این حال، بدون رویه‌های تجاری واضح و مستند، نمی‌توانید کارهای روزانه‌ای را که بیشتر وقت شما را درگیر می کنند محول یا خودکار کنید. با سیستم سازی در خدمات و بیزینس و با ثبت فرآیند های خود شما می توانید به راحتی وظایف را با دانستن اینکه آن ها به درستی انجام می شوند محول کنید و به شما این امکان را می دهد که زمان خود را برای نظارت بر پروژه های بیشتر آزاد کنید که درآمد بیشتری را برای تجارت در حال رشد شما به ارمغان می آورد.

3- مدیریت وظایف غیرضروری در کسب و کار سیستم سازی شده چگونه است؟

رویه‌ های مستندسازی شده به وسیله سیستم سازی در خدمات و بیزینس به شما این امکان را می‌دهد تا هر مرحله غیرضروری را که ممکن است در حالت عادی انجام دهید، را با بررسی های لازم کشف کنید. هنگامی که فرآیندهای خود را ثبت می کنید، این فرصت را برای خود فراهم می کنید تا روال انجام کار را بهبود ببخشید، که می تواند منجر به کاهش هزینه ها و آزاد کردن زمان ارزشمند شما برای رشد کسب و کارتان شود. همچنین می تواند به شما کمک کند تا وظایف را با اشتباهات کمتری انجام دهید. با سیستم سازی در خدمات و بیزینس، صرف زمان برای مستندسازی وظایف جدید و مستندسازی مجدد وظایف موجود می‌تواند فرصت‌ هایی را برای شما فراهم کند تا کارهای روزانه را کارآمدتر کنید و زمان خود را برای تمرکز بر درآمد رو به رشد کسب ‌و کار آزاد کنید.

معرفی سیستم سازی استخدام + روش ها و ویژگی های آن

سیستم سازی استخدام به استخدام کارگران و تنظیم قرارداد با آن ها گفته می شود. همچنین در مورد بررسی دانش، مهارت ها و توانایی های فیزیکی که برای استخدام یک کارمندان نیاز است از این سیستم استفاده می شود که با بررسی آن توانایی ها، افراد را استخدام می کنند. در تعریف ساده تر این سیستم شامل تمام کار هایی می باشد که برای استخدام کارمند ها نیاز است. این سیستم یعنی سیستم سازی استخدام باید به نحوی باشد که از طریق آن بتوان با کم ترین وقت و بررسی مدیران کار های کسب و کار را  به خوبی پیش برد. علم این سیستم، مثل یک ابزار کمکی برای مدیر عاملان می باشد تا بتوانند وابستگی یا نیاز یک کسب و کار به حضور مدیر را کاهش دهند. همچنین این موضوع مطرح نباشد که حتما در محل کار، حضور مدیران ضروری است تا کسب و کار به خوبی پیش برود. در تعریف کلی تر در رابطه با مفهوم سیستم سازی استخدام می توان گفت که این سیستم به مجموعه ای از اعمال و رفتار ها گفته می شود که از آن برای بهتر کردن کسب و کار استفاده می کنند‌

تعریف سیستم استخدام

تعریف سیستم استخدامی یک تعریف نسبی است که در واقع برای کار های مختلف می تواند معانی مختلفی داشته باشد. اما در تعریف کلی تر به روش ‌هایی برای استخدام کارگران و تنظیم قرارداد های عالی و استانداردی با متقاضیان سیستم استخدام گفته می‌ شود. در واقع این سیستم شامل تمام اعمالی می ‌باشد که باعث می ‌شود یک کسب و کار پیشرفت کند که با استفاده از این روش می توان توانایی های مورد نیاز را در کارگران و کارمندان پیدا کرد و بهره‌ وری کارگران و کارکنان را در محل کار افزایش داد‌.

معرفی اجزای سیستم سازی استخدام

اجزای سیستم کسب و کاری، شامل افراد، ابزار ها و اسناد و مدارک می باشد.

 در واقع برای تعریف رکن اول سیستم استخدام یعنی افراد می توان این چنین گفت که به کسانی که تقاضای استخدام در یک شرکت و غیره را می دهند افراد گفته می ‌شود. در تعریف ساده تر می توان گفت که این افراد، شامل کارمندان و کسانی هستند که تأثیر زیادی بر روی روند پیشرفت یک کسب و کار دارند. در تعریف اسناد و مدارک می توان گفت که این اسناد یا مدارک همان مراحلی هستند که افراد یا کارمندان باید به آن پایبند باشند. یعنی به دستورالعمل یا نکاتی که باید در حین کار رعایت شود اسناد و مدارک می گویند. اما به سرا غ بخش آخر یعنی ابزار می رویم که بخش مهمی از سیستم سازی استخدام است که افراد یا کارمندان از طریق آن می ‌توانند باعث پیشرفت یک کسب و کار شوند. منظور از ابزار ها تمام تجهیزات نوین و پیشرفته، اعم از کامپیوتر و غیره می باشد.

ویژگی های سیستم  استخدام

• این سیستم باعث پیشرفت یک کسب و کار می شود که شامل پیروی از چند مرحله ساده است.
  
• باعث آسان تر شدن کار مدیران و منظم تر شدن فعالیت کارمندان می شود.
  
• هزینه ای برای مدیر عاملان ندارد.
  
• روش کاملا مطمئن برای استخدام کارمندان است‌.
  
• استرس و بار کاری را از دوش مدیر عاملان کاهش می دهد.
  
• بهره وری تیم کسب و کاری را افزایش می دهد.
  
• امکان دستیابی به موقعیت های بالاتر وجود دارد.

روش هایی برای استفاده از سیستم سازی استخدام

• فرم های درخواستی
  
• ارسال فرم استخدام
  
• فرم پرسشنامه مصاحبه یا به صورت آنلاین یا حضوری
  
• مجوز حک مرجع
  
• درخواست مرجع کارمند
  
• فرم ارجاع کارمند
  
• تقویم کاری کارمند
  
• فرم ورودی

سخن پایانی

سیستم سازی کسب و کارهای کوچک، باعث افزایش بهره برداری از ظرفیت کاری آن حوزه می شود. هر چه این افزایش ظرفیت بیشتر باشد، مسیر رسیدن به پیشرفت نیز کوتاه تر خواهد بود. توجه کنید که شما با سیستم سازی سعی در باز کردن گره ها و از بین بردن موانع دارید. بنابراین، سعی کنید سیستم سازی را به گونه ای پیاده نکنید که موجب پیچیدگی بیشتر شود. برای جلوگیری از این امر، حتما از نظر متخصصان این حوزه بهره مند شوید.